سواء كنت تعمل من التاسعة إلى الخامسة ، أو تعمل عن بعد ، أو تقيم في المنزل مع الأطفال ، يحتاج الجميع إلى طريقة فعالة لإدارة يومهم. بعد كل شيء ، الكمال ، التسويف ، وأسطورة تعدد المهام كلها مخاطر حقيقية يمكن أن تبقي حتى الأشخاص الأكثر إنتاجية عالقين في مكان واحد. لذا ، كيف يمكنك التحكم في جدولك وإنجاز الأمور حقًا؟
وفقًا لأشخاص مثل Elon Musk و Bill Gates ، فإن الأمر كله يتعلق بالتحكم في وقتك وجدولك الزمني. بالنسبة لهم ، يستخدمون "الجدولة المصغرة" ، والتي تتضمن جدولة يومهم بزيادات قدرها خمس دقائق. على الرغم من أن هذا النوع من التفاصيل قد لا يكون مطلوبًا بالنسبة للشخص العادي ، إلا أنه لا يزال هناك درس لكل التحكم في وقتك من خلال جدولة أو تقسيمه إلى أجزاء أو كتل يجعلك أكثر إنتاجية. والطريقة الأسهل والأكثر فعالية للقيام بذلك هي من خلال "حجز الوقت". 1
لماذا يعمل حظر الوقت
يشار إليها أحيانًا باسم "monotasking" أو "time chunging" ، فإن حظر الوقت هو أسلوب لإدارة الوقت حيث يمكنك تخصيص فترة زمنية لإكمال مهمة معينة.
على سبيل المثال ، بدلاً من التحقق من هاتفك في كل مرة تتلقى فيها بريدًا إلكترونيًا أو إشعارًا من وسائل التواصل الاجتماعي ، فإنك تحظر أوقاتًا محددة على مدار اليوم للرد على المكالمات الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني والتحقق من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي.
أنت تخصص بشكل أساسي فترات زمنية محددة لإكمال المهام أو المشاريع المهمة. في النهاية ، يتم تقسيم جدولك الزمني إلى أجزاء من الوقت تركز فيها على مهمة أو مشروع واحد في كل مرة.
هذا النوع من إدارة الوقت لا يجعل قائمة المهام الخاصة بك أكثر قابلية للإدارة فحسب ، بل يمنحك أيضًا مزيدًا من التحكم في يومك ويساعدك على تحديد أولويات مهامك. كما يعمل حجب الوقت على تحسين التركيز وردع التسويف. وفي نهاية اليوم ، ستشعر وكأنك أنجزت شيئًا بالفعل.
الحجة ضد تعدد المهام
يعتقد الكثير من الناس أنه يمكنهم القيام بأشياء متعددة في وقت واحد ويقومون بها جميعًا بشكل جيد. لكن تظهر الأبحاث أن 2.5٪ فقط من الأشخاص قادرون على القيام بمهام متعددة بشكل فعال. 2 يعتقد باقي السكان أنهم يؤدون مهام متعددة بشكل فعال فقط.
في الواقع ، محاولة القيام بأكثر من شيء في وقت واحد مثل إرسال الرسائل النصية والقيادة أو كتابة رسالة بريد إلكتروني مهمة أثناء إعادة مكالمة هاتفية للعميل يُضعف قدرتك على إكمال كلتا المهمتين بشكل جيد.
في غضون ذلك ، وجدت دراسة أجريت عام 2013 في جامعة يوتا أن الأشخاص الذين يحاولون التوفيق بين مهام متعددة في وقت واحد يكونون أكثر تشتتًا ، وأقل إنتاجية ، ويرتكبون المزيد من الأخطاء ، ويحصلون على درجات أقل في اختبارات الاسترجاع.
وبالمثل ، فإن التبديل السريع بين مشروعين يمكن أن يؤثر أيضًا على النتائج. نحن نكمل المهام بشكل أكثر فاعلية عندما نوليها اهتمامنا الكامل .5 علاوة على ذلك ، يحذر علماء الأعصاب من أن محاولة القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد ، أو تقسيم انتباهنا ، يؤثر على قدرتنا على أداء حتى المهام البسيطة.
ما يعنيه هذا هو أنه كلما زاد تعدد المهام ، قل قدرتنا على الإنجاز. السبب بسيط. نحن نفقد قدرتنا على التركيز ، مما يعني أن المشاريع تستغرق وقتًا أطول مما ينبغي.
كيفية استخدام حظر الوقت
يسمح لك حظر الوقت أو المهام الأحادية بالتركيز على مشروع واحد في كل مرة. لن يقلل هذا النهج من الأخطاء العقلية فحسب ، بل يمكن أن يساعدك أيضًا على إطلاق العنان لإبداعك ، خاصةً لأنك ستوجه كل طاقتك وانتباهك إلى مهمة واحدة خلال الفترة الزمنية المحددة. يمكن أن تدمج حظر الوقت في حياتك.
تطوير قائمتك
ابدأ بإعداد قائمة بجميع الأشياء التي يجب القيام بها خلال الأسبوع. ضع قائمة بجميع مشاريع العمل الخاصة بك ، والتزاماتك العائلية ، وحتى أهداف التمرين. الهدف هو تضمين كل شيء من المكالمات الهاتفية التي تحتاجها إلى الوجبات التي تحتاجها للتحضير.
ضع نجومًا بجانب الأشياء التي يجب إكمالها تمامًا مثل مشاريع العمل والاجتماعات مع العملاء ومواعيد الأطباء. عادة ، تتم هذه المهمة يوم الجمعة بعد العمل أو مساء الأحد قبل بدء أسبوع العمل.
حدد أولوياتك
بمجرد تطوير قائمتك ، قم بالمرور عليها ووضع النجوم حسب المشاريع التي هي من أهم أولوياتك لهذا الأسبوع. حاول أن تقصرها على شيئين أو ثلاثة أشياء يوميًا. الهدف هو أنك ستمنح أهم مهامك الخانات الرئيسية في جدول حظر الوقت. يجب أن تخطط أيضًا لإتاحة الوقت كل يوم للرد على رسائل البريد الإلكتروني ، والرد على المكالمات الهاتفية ، والتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي.
قم بإنشاء مخطط يومي
خطوتك التالية هي التفكير في مقدار الوقت المتاح لك في اليوم ومقدار الوقت الذي تريد السماح به لكل مهمة في قائمتك.
ابدأ بإنشاء فترات زمنية للأشياء التي تفعلها كل يوم مثل روتينك الصباحي والطقوس المسائية ، وممارسة الرياضة ، وتنقلاتك من وإلى العمل ، وتجهيز الوجبات والوجبات ، والمساعدة في أداء الواجبات المنزلية ، وما إلى ذلك.
قد يبدو نموذج مخطط لشخص يعمل عن بعد كما يلي:
- من الساعة 6 صباحًا حتى 7:30 صباحًا طقوس / تمرين الصباح
- من الساعة 7:30 صباحًا حتى الساعة 8:00 صباحًا اصطحب الأطفال إلى المدرسة
- من 8:00 صباحًا إلى 8:30 صباحًا الرد على رسائل البريد الإلكتروني / التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي
- من الساعة 8:30 صباحًا حتى 10:30 صباحًا ذات الأولوية للمشروع (أدخل إحدى أولوياتك)
- من الساعة 10:30 صباحًا حتى 11 صباحًا استراحة / عودة المكالمات الهاتفية
- من 11 صباحًا حتى 12:30 ظهرًا مشروع ذو أولوية (أدخل إحدى أولوياتك)
- الساعة 12:30 مساءً حتى 1:00 مساءً استراحة الغداء
- الساعة 1:00 مساءً حتى 1:30 مساءً الرد على رسائل البريد الإلكتروني / التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي
- 1:30 مساءً حتى 3:30 مساءً مشروع ذو أولوية (أدخل إحدى أولوياتك)
- 3:30 مساءً حتى 4:30 مساءً عودة الأطفال من المدرسة / التحدث عن اليوم
- 4:30 مساءً حتى الساعة 6:00 مساءً التحضير / تناول العشاء / التنظيف
- السادسة مساءً حتى 7:00 مساءً مشروع ذو أولوية (أدخل إحدى أولوياتك)
- الساعة 7:00 مساءً حتى 9:00 مساءً وقت الفراغ / المساعدة في الواجبات المنزلية
- 9:00 مساءً 9:30 مساء. الرد على رسائل البريد الإلكتروني / التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي
- 9:30 مساءً حتى 10 مساءً طقوس المساء
بالطبع ، هذا مخطط بسيط للغاية ولن يكون مناسبًا للجميع. المفتاح هو أن تقوم بتطوير مخطط ليومك المعتاد مع فترات زمنية حيث يمكنك التركيز على مهامك أو مشاريعك المهمة.
إذا كنت تعمل في شركة لديها اجتماعات جماعية أو تدريبات منتظمة أو مكالمات جماعية أسبوعية ، فأنت بحاجة إلى حساب هذه الاجتماعات أيضًا. ولا تنسَ السماح بوقت السفر إذا كان لديك اجتماعات أو مواعيد تحتاج إلى حضورها خلال الأسبوع. قد تحتاج أيضًا إلى تطوير مخطط مختلف لعطلة نهاية الأسبوع.
سيحتاج بعض الأشخاص إلى تطوير مخططات جديدة كل أسبوع. يتمتع الأشخاص الآخرون ببيئة عمل منظمة للغاية ويمكنهم استخدام نفس المخطط أسبوعًا بعد أسبوع. إفعل مايناسبك. أنت تتحكم في جدولك الزمني ويمكنك تكييفه وتغييره ليناسب احتياجاتك وأولوياتك.
امنع يومك بالكامل
من الناحية المثالية ، بمجرد اكتمال مخططك ، ستتمكن من منع كل يوم من أيام الأسبوع. ابدأ بأهم أولوياتك وانطلق من هناك. على سبيل المثال ، إذا كانت أولويتك القصوى لهذا الأسبوع هي كتابة تقرير نشاط مكثف بحلول يوم الجمعة ، ففكر في الوقت الذي ستستغرقه لتجميعه.
وبالتالي ، إذا كنت تعتقد أن الأمر سيستغرق أربع ساعات لإكمال التقرير ، فيمكنك جدولة ساعتين يوم الاثنين وساعتين يوم الثلاثاء للعمل على التقرير. بعد ذلك ، خطط لساعة أخرى يوم الأربعاء لإثباتها وإجراء التغييرات ووضع اللمسات الأخيرة عليها. من خلال التخطيط لفترات زمنية محددة في وقت مبكر من الأسبوع لإكمال التقرير ، فأنت لا تمنع التسويف فحسب ، بل تقوم أيضًا بتخصيص الوقت الذي تحتاجه للتركيز على تطوير التقرير.
حماية وقتك
بمجرد الانتهاء من جدولك الزمني ، احمِ وقتك بأفضل ما يمكنك. بالطبع ، ستظهر أشياء غير متوقعة وستحتاج إلى التحلي بالمرونة. لكن قاوم الرغبة في التخلي عن وقت مشروعك ذي الأولوية لشيء يمكن أن ينتظر.
تواصل مع زملائك في العمل وأفراد أسرتك عندما لا تكون متاحًا. بعد ذلك ، تعامل مع تلك الفترات الزمنية كما لو كنت تقابل عميلًا مهمًا للغاية. لن يفكر أحد في مقاطعتك أثناء الاجتماع. وبالمثل ، فإن الهدف هو عدم مقاطعتك خلال وقت الأولوية المحمي لمشروعك.
كلمة من Verywell
يمكن أن يساعدك الاستخدام الفعال لحجب الوقت في التحكم في يومك وتركيز انتباهك ودرء التسويف. في البداية ، قد يستغرق الأمر بعض التجربة والخطأ لإنشاء مخطط يناسبك ، ولكن مع القليل من الممارسة وجرعة صغيرة من الصبر ، ستكون محترفًا في أي وقت من الأوقات.