دليل المبتدئين لإعداد قوالب البريد الإلكتروني في Gmail

استخدم الردود الجاهزة في Gmail لرسائل البريد الإلكتروني المتكررة

إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني بشكل متكرر لنشاطك التجاري ، فمن المحتمل أنك ترسل رسائل البريد الإلكتروني نفسها أو متشابهة جدًا مرارًا وتكرارًا. على سبيل المثال ، في بعض الحالات ، تقوم بإرسال بريد إلكتروني تمهيدي إلى عميل محتمل ، أو تقوم بجدولة موعد لمقابلة عميل محتمل أو عميل ، أو تجيب على الأسئلة المتداولة مرارًا وتكرارًا. ليس هذا رتيبًا فحسب ، بل إنه يأتي بنتائج عكسية أيضًا ويستغرق الكثير من الوقت الثمين.

توفر العديد من برامج البريد الإلكتروني خيار إنشاء قوالب بريد إلكتروني لتبسيط عملية إرسال هذه الرسائل المتكررة. في Gmail ، يشار إلى الميزة على أنها ردود جاهزة.

وفر الوقت وقم بإضفاء الطابع الشخصي على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

بدلاً من الاضطرار إلى كتابة كل بريد إلكتروني جديد من البداية عند إنشاء رسائل بريد إلكتروني جديدة أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، يتيح لك نظام الرد الجاهز في Gmail حفظ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل التي تكتبها بشكل منتظم. في المستقبل ، عندما تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني أو الرد على سؤال ، يمكنك ببساطة تحميل البريد الإلكتروني المحفوظ أو الرد الجاهز الذي قمت بإنشائه وحفظه وإجراء أي تعديلات محددة إذا لزم الأمر. قد تكون هذه التعديلات أو التعديلات بسيطة مثل إضافة اسم المستلم أو تعديل الإجابة قليلاً. من المهم أن يكون لديك هذا الخيار للتعديل لأنه بينما لا تريد إعادة كتابة الجزء الأكبر من الرسالة مرارًا وتكرارًا ، لا تزال هناك حاجة إلى بعض التعديلات المخصصة لتخصيص اتصالاتك.

على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى إرسال تعليمات بالبريد الإلكتروني إلى عدة أشخاص و 90 بالمائة من الإرشادات المضمنة هي نفسها لكل مستلم. باستخدام نظام الاستجابة الجاهزة ، ما عليك سوى كتابة التعليمات العامة مرة واحدة.

مثال آخر هو جدولة المواعيد. إذا أراد شخص ما تحديد موعد للتحدث معك ، فيمكنك ببساطة إعادة الرد برد جاهز يرحب به ويوجهه إلى نظام جدولة عبر الإنترنت (يوفر وقتًا رائعًا آخر إذا كنت لا تستخدم واحدًا). الحقل الوحيد الذي يجب عليك إدخاله يدويًا هو اسمه.

يستخدم العديد من الأشخاص بالفعل طريقة مماثلة ، عن طريق نسخ قالب بريد إلكتروني ولصقه من مستند أو ملف نصي في رسالة بريدهم الإلكتروني. نظرًا لأن هذه الوظيفة مدمجة بشكل ملائم بالفعل في Gmail ، يمكن إنجاز نفس الشيء بخطوات أقل.

تمكين واستخدام نظام الاستجابة الجاهزة في Gmail

يتمثل أحد الاختلافات الرئيسية بين نظام الاستجابة المعلبة في Gmail وقوالب البريد الإلكتروني المتوفرة في بعض البرامج الأخرى في أنك لا تنشئ نموذجًا من البداية. أولاً ، يجب عليك إنشاء رسالة بريد إلكتروني ، ثم يمكنك حفظها كرد جاهز. اتبع هذه الخطوات الكاملة:

• تسجيل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بك.

• انقر فوق ارتباط الإعدادات في الزاوية اليمنى العليا. هذا هو الرمز الذي يشبه الترس.

• انقر فوق الإعدادات.

• انقر فوق علامة التبويب خيارات متقدمة.

• ابحث عن الميزة المسماة الردود الجاهزة. إذا لم تتمكن من العثور عليه ، فيمكنك البحث عن "الردود الجاهزة" في شريط البحث.

• حدد تمكين ، الموجود بجوار ميزة الردود الجاهزة.

• انقر فوق حفظ التغييرات الموجود أسفل الصفحة.

• ستتمكن الآن من رؤية ميزة "الردود الجاهزة" عندما تبدأ في إنشاء رسالة بريد إلكتروني.

• إذا كنت ترغب في إنشاء رد جاهز جديد ، فابدأ بكتابة بريدك الإلكتروني. ثم ، باستخدام السهم المنسدل ، حدد New Canned Response وقم بتسمية ردك الجاهز الجديد.

• لاستخدام رد جاهز ، افتح بريدًا إلكترونيًا جديدًا وحدد الرد الجاهز الذي تريد استخدامه من القائمة المنسدلة ، وسيتم إدراج النص من هذا الرد الجاهز في نص بريدك الإلكتروني. يمكنك بعد ذلك تعديل الرد الجاهز حسب الضرورة.

تعد الردود الجاهزة طريقة رائعة لإنشاء ردود متعددة تجيب على الأسئلة المتداولة ، وتوجه الأشخاص إلى كيفية تحديد موعد معك ، وما إلى ذلك.

ضع في اعتبارك أن الردود الجاهزة ليست فقط للرد على رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها ، ولكن يمكن استخدامها لرسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها.

يمكن أن يكون هذا مفيدًا لرسائل البريد الإلكتروني للتواصل مع الأشخاص الذين ربما قابلتهم في حدث التواصل. بدلاً من الاضطرار إلى كتابة نفس البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا ، يمكنك إنشاء رد جاهز ثم إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص الذي قابلته ، فقط أدخل اسمه في البريد الإلكتروني.

الردود المعلبة هي أداة رائعة لتوفير الوقت وزيادة الإنتاجية.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني