كيف ولماذا إنشاء مخطط تنظيمي للأعمال الصغيرة

افتح خطوط الاتصال وساعد الناس على معرفة مكانهم المناسب

• لماذا استخدام المخطط التنظيمي؟

• استخدام أنواع مختلفة من المخططات الهيكلية

• خطوات إنشاء الرسم البياني الخاص بك

• الخط السفلي

يعد المخطط التنظيمي طريقة مرئية لتحديد هيكل فريقك بعبارات واضحة حتى يعرف كل شخص في المؤسسة من يرفع تقاريره إليه في سلسلة القيادة ، وكيف تتناسب جميع الأدوار معًا.

تنطبق أنواع مختلفة من المخططات الهيكلية على الهياكل التنظيمية المتنوعة. فيما يلي عدة أنواع مختلفة من المخططات ، ولماذا قد ترغب في إنشاء واحدة ، حتى لو كان عملك أو ممارستك صغيرة.

لماذا استخدام المخطط التنظيمي؟

اعتمادًا على المرحلة التي يمر بها عملك ، قد يكون من السهل حاليًا تتبع مكان كل موظف في الفريق. في النهاية ، على الرغم من ذلك ، بدون بنية محددة ، قد تتشوش الخطوط وقد يصبح التسلسل القيادي أقل وضوحًا. هذا يمكن أن يسهل على الناس تجاوز المسؤولية ، أو التنصل من المسؤولية ، أو تقويض سلطة الإدارة مع نمو شركتك. تساعد المخططات التنظيمية في تنفيذ هيكل الأعمال الصغيرة الذي ينسق الموظفين مع استراتيجية الشركة ورؤيتها. & نبسب ؛

سيساعدك المخطط التنظيمي للأعمال الصغيرة على:

• تحديد التسلسل الهرمي للإدارة والسلطة

• توضيح الأدوار داخل الشركة

• اشرح خطوط الاتصال

• مساعدة في توجيه الموظفين الجدد والموظفين عن بعد

• تعزيز كفاءة التشغيل

• خطة للمستقبل

• أظهر للمستثمرين والشركاء أن عملك منظم للنجاح وأن الأدوار الحاسمة يتم شغلها ، والتي قد تكون عنصرًا في خطة عملك

تساعد المخططات التنظيمية عملك في البقاء على المسار الصحيح حيث ينمو بشكل أكبر وأكثر تعقيدًا. إنهم يحددون القسم الذي يرتبط به الجميع ، ومن المسؤول ، ومن يجب الاتصال به.

استخدام أنواع مختلفة من المخططات الهيكلية

تبدأ معظم الشركات الصغيرة بخط بسيط ، أو هيكل هرمي. قد تحتاج إلى التبديل إلى نوع مختلف من المخطط التنظيمي مع نمو عملك وفتح نماذج أقسام جديدة أو مكاتب في مواقع متعددة.

الهيكل التنظيمي للخط

أبسط مخطط للبدء به هو مخطط تنظيمي خطي أو هرمي. إنه هيكل هرمي من أعلى إلى أسفل مع وجود صاحب العمل أو الرئيس التنفيذي في الأعلى ، ورؤساء الأقسام أو المديرين التاليين ، والموظفين المدرجين تحت كل مدير أو رئيس قسم. يمكن إضافة طبقات حسب الضرورة. على سبيل المثال ، قد يكون لشركتك رئيس قسم يشرف على العديد من المديرين ، يليه موظفون آخرون يقدمون تقاريرهم إلى مدير واحد فقط.

تنظيم الخط تقليدي ، ومن المتوقع أن تتبع الاتصالات تسلسل القيادة. في حين أن معظم الشركات اليوم أقل صرامة وتعزز المزيد من التواصل المفتوح ، فإن هذا الهيكل مفيد لفهم المدير المسؤول عن التدريب والتوظيف وأنشطة الأعمال المختلفة الأخرى.

الهيكل التنظيمي الوظيفي

في حين أن هذا النوع الشائع من المخططات التنظيمية يتشابه في هيكل التنظيم الخطي ، فإن المخططات التنظيمية الوظيفية تجمع الموظفين معًا بناءً على الوظائف المحددة التي يؤدونها .1 هذا النوع من المخططات مناسب تمامًا للأعمال التجارية الصغيرة ، حيث تتعاون أجزاء مختلفة من العملية بشكل منتظم.

قد يكون لمطعم ، على سبيل المثال ، مالك ، ومدير عام ، ومدير مطبخ أو رئيس طهاة ، والعديد من مديري الورديات ، ونادل رئيسي ، وخادم رئيسي ، ثم العديد من الخوادم ، وغسالات الأطباق ، ومهندسي الطعام ، وفتيان الحافلات ، وغير ذلك موظف في الطبقة السفلية. عند وجود مشكلة ، قد تتحدث الخوادم مع أي مدير ، بما في ذلك رئيس الطهاة أو المدير العام ، حول الحل.

تسمح المنظمات الوظيفية للفرق بالتعاون عبر الأقسام دون مضاعفات تسلسل القيادة.

الهيكل التنظيمي القائم على المشروع

إذا كان عملك يدير مشاريع مختلفة في نفس الوقت ، فقد يكون المخطط التنظيمي القائم على المشروع هو خيارك الأفضل. قد تقوم شركات البناء ، على سبيل المثال ، بتجميع فرق من العمال لكل مشروع بناءً على المشرفين والعاملين المتاحين ، وقد تتغير الفرق من مشروع إلى آخر نظرًا للحاجة إلى مهارات خاصة في مكان آخر. يتم اختيار أعضاء الفريق لمجموعات المهارات الخاصة بهم ، ويمكن تعيينهم لمشروع مختلف مع قادة وأعضاء مختلفين لكل وظيفة. في المخطط التنظيمي المستند إلى المشروع ، يكون المديرون التنفيذيون في القمة ، ومديرو المشروع في الأسفل ، مجمعين مع أعضاء الفريق الحاليين المعينين للمشروع. & nbsp؛

قد تتبنى الشركات الصغيرة الأخرى مخططًا تنظيميًا قائمًا على المشروع لمعالجة المشاريع الخاصة المستمدة من جميع أنحاء المنظمة. قد تقوم شركات المحاماة بتجميع فرق متنوعة للتعاون في القضايا المهمة ، أو قد تحتاج شركات التسويق إلى أعضاء فريق لديهم مهارات مختلفة لمبادرات معينة.

يمكن أن يوفر إنشاء مخطط هيكلي قائم على المشروع للفرق توضيحًا لأدوارهم في مشاريعهم المحددة.

مصفوفة الهيكل التنظيمي

هياكل المصفوفة معقدة كما تبدو. يوفر هذا النوع من المخططات الهيكلية لأعضاء الفريق معلومات حول كيفية عمل التقارير من أعلى إلى أسفل وعبر الفرق. تصور بنية المصفوفة فرقًا متعددة الوظائف مع أكثر من سلسلة قيادة واحدة ، حيث يتم تعيين أعضاء الفريق في مشاريع متعددة وتقديم تقرير إلى أكثر من مدير واحد.

في سيناريو شركة تسويقية ، على سبيل المثال ، قد يعمل فناني الجرافيك والكتاب على عدد من المخرجات لمبادرات تسويقية مختلفة في نفس الوقت. سيقومون بالتواصل وتقديم التقارير إلى ممثل الحساب أو مدير المشروع المسؤول عن كل مشروع ، وكذلك إلى مديري الأقسام الخاصة بهم. بالإضافة إلى ذلك ، يتعاونون مع تصميمات أخرى.

خطوات إنشاء الرسم البياني الخاص بك

هناك عدد من الأدوات المجانية أو منخفضة التكلفة عبر الإنترنت لمساعدتك في إنشاء أنواع مختلفة من المخططات التنظيمية. هيريس كيفية القيام بذلك.

أولاً ، حدد نوع المخطط التنظيمي الأنسب لأعمالك الصغيرة.

بعد ذلك ، قم بعمل جدول بيانات يحتوي على المعلومات التي تريد تضمينها في الرسم البياني ، أو ابحث عن برنامج متوافق مع برنامج الموارد البشرية أو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) أو قاعدة بيانات الموظفين. قد تتضمن المعلومات النموذجية ما يلي:

• صورة

• اسم

• قسم أو مشرف

• مسمى وظيفي

• معلومات للتواصل

ثم اختر منشئ المخطط التنظيمي. هناك عدد قليل من الخيارات الشائعة عبر الإنترنت ، ولكن ليست جميعها مجانية:

• Visme

• Visio

• بينج بورد

• لوسيدتشارت

• Nakisa

أخيرًا ، ما عليك سوى استيراد معلوماتك إلى البرنامج الذي تفضله وحفظه. إذا كانت معلوماتك منظمة ، فلن يستغرق الأمر سوى بضع دقائق.

الخط السفلي

عند اختيار برنامج مخطط تنظيمي ، ضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى تحديثه بشكل منتظم. تقدم معظم خدمات المخطط التنظيمي عبر الإنترنت خططًا مدفوعة تتكامل مع قاعدة بيانات الموظفين الحالية لديك ويتم تحديثها تلقائيًا عند مغادرة الموظفين أو تعيينهم أو تغيير مناصبهم. إذا كنت تمتلك شركة أكبر بها الكثير من الموظفين ، فإن التطبيق المدمج رقميًا يمكن أن يوفر لك الوقت وتكاليف العمالة في الصيانة. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون دائمًا محدثًا.

من الناحية الواقعية ، إذا كان لديك شركة صغيرة بها عدد قليل من الموظفين ، فقد لا تحتاج إلى مخطط تنظيمي. لكننا نراهن على أن ذلك سيكون مفيدًا في تلك اللحظة التي لا يمكنك فيها تذكر أسماء آخر عدد قليل من الأشخاص الذين وظفتهم أو ما إذا كان شخص ما يقدم تقارير إليك يعمل في الإدارة أو المحاسبة.

مصادر المقالة

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني