هل يجب أن يصبح عملك الصغير بلا أوراق؟

نظرة على إيجابيات وسلبيات مكتب بلا أوراق

المزيد والمزيد من الشركات الصغيرة أصبحت بلا أوراق. لقد منحتنا التكنولوجيا الجديدة والمتغيرة الأدوات التي نحتاجها لتحويل خزانات الملفات الفائضة إلى تنسيق رقمي منظم. لكن هذا لا يعني أن الاستغناء عن الأوراق أمر سهل ، أو أنه القرار الصحيح لكل شركة صغيرة.

فيما يلي نظرة على إيجابيات وسلبيات المكتب الخالي من الأوراق لمساعدتك على تحديد ما إذا كان عدم استخدام الأوراق قرارًا ذكيًا لشركتك الصغيرة.

إيجابيات مكتب بلا أوراق

1. صديق للبيئة: وفقًا لصحيفة ديلي جرين ، يمثل الورق 25٪ من نفايات مكب النفايات ، وإذا خفضت الولايات المتحدة استخدام الورق المكتبي بنسبة 10٪ فقط ، فإنها ستمنع انبعاث 1.6 مليون طن من غازات الاحتباس الحراري. وهذا مخصص للورق فقط ، دون مراعاة إنتاج خراطيش الحبر والتخلص منها والطاقة التي تستخدمها الطابعات. عدم استخدام الأوراق هو قرار يراعي البيئة.

2. فعالة من حيث التكلفة: مثلما توجد فوائد من المكتب غير الورقي للبيئة ، هناك أيضًا فوائد لميزانية الأعمال الصغيرة. فكر في المبلغ الذي تنفقه كل شهر على الورق والحبر والطوابع البريدية وغيرها من المستلزمات التي تدعم مكتبًا ثقيلًا من الورق. بعد ذلك ، ضع في اعتبارك المساحة التي تشغلها لتخزين جميع المستلزمات المادية والمستندات الفعلية. يمكن أن تكون مكلفة للغاية. بمرور الوقت ، قد يؤدي عدم استخدام الورق إلى تحقيق وفورات ضخمة لشركتك الصغيرة.

3. سهولة الوصول: كونك بلا أوراق يعني أن جميع مستنداتك المهمة قد تم رقمنتها. يمكنك نسخها احتياطيًا إلى السحابة أو الوصول إليها من خلال تطبيق سطح مكتب بعيد ، مما يمنحك القدرة على العمل من مكتب متنقل ، أو في أي مكان لهذا الأمر ، والاستمرار في الإنتاجية.

4. تنظيم الملفات: إذا كنت قد أهدرت وقتًا في الخلط بين خزانة ملفات غير منظمة أو أكوام من الورق للعثور على ما تبحث عنه ، فأنت تعلم كيف يمكن أن تكون إدارة المستندات الورقية مرهقة. عندما تنشئ مكتبًا بلا أوراق ، فإنك تنشئ نظام ملفات رقميًا يسهل تنظيمه والبحث فيه وتعديله بمرور الوقت. هذا يجعل ما كان يومًا ما عملية مؤلمة للعثور على مستند سهلاً مثل إجراء البحث.

سلبيات المكتب الخالي من الورق

1. فشل النظام: قد يكون الوصول الرقمي سريعًا ، ولكنه يعني أيضًا خسارة سريعة. ضع في اعتبارك ما سيحدث لجميع مستندات عملك المحفوظة محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في حالة تعطل نظامك. يمكن أن تفقد كل شيء. من المهم لكل شركة صغيرة ، وخاصة تلك التي لا تستخدم الأوراق ، أن يكون لديها نظام للنسخ الاحتياطي للبيانات وحمايتها خارج الموقع.

2. الأمان: لا يمكن حماية الملفات الرقمية بقفل على خزانة الملفات أو باب المكتب ، لذا فإن أمان المستندات والمعلومات الحساسة يمثل مصدر قلق كبير للمكاتب الخالية من الأوراق. تشمل الحلول التشفير والخوادم المحلية والوصول المقيد ، وكلها لها تكاليفها وفوائدها. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم مراعاة طبيعة بعض الأعمال وحساسية المواد التي يتم التعامل معها يوميًا (فكر في المحاسب الخاص بك) ببساطة لا تجعلها غير صالحة للاستعمال الورقي.

3. عمليات التجديد: يتضمن الانتقال إلى مكتب بلا أوراق مراجعة جميع عمليات التشغيل الحالية وإيجاد بدائل مناسبة. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى البدء في استخدام خدمة التوقيع الإلكتروني والفواتير عبر الإنترنت وخدمات الدفع والتطبيقات الأخرى التي تحل محل الحاجة إلى المستندات المادية. سيتعين أيضًا تدريب جميع موظفيك على النظام الجديد بمجرد تطبيقه.

4. الوقت المكثف: عدم استخدام الورق ليس عملية بين عشية وضحاها ؛ هناك الكثير من العوامل التي يجب مراعاتها. يستغرق الأمر وقتًا للنظر في جميع الآثار المترتبة على ترك عالم الورق وراءك ، وكذلك يستغرق وقتًا لتنفيذ جميع التغييرات على عملياتك التي تدعم عدم استخدام الورق.

يختلف قرار عدم استخدام الورق من شركة إلى أخرى ، وهو بالتأكيد ليس قرارًا عالميًا مناسبًا لكل شركة. أهم جزء في اتخاذ قرار عدم استخدام الأوراق هو إجراء البحث حتى تتمكن من تحديد ما إذا كانت الفوائد تفوق التحديات. بعد ذلك ، قم بإنشاء عملية منهجية لن توفر لك مزايا عدم استخدام الورق فحسب ، بل ستساعد أيضًا في تحسين إنتاجيتك في نفس الوقت.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني