ثلاث طرق مجربة وصحيحة لتنظيم أعمالك الصغيرة هذا العام

ينطوي تنظيم عملك على أكثر بكثير من مجرد تكديس أكوام من الأوراق ونفض الغبار عن الفوضى الموجودة على مكتبك. تتضمن المنظمة إنشاء أنظمة وإجراءات لجميع أجزاء عملك المختلفة ، والتي لديها القدرة على مساعدتك على أن تصبح أكثر إنتاجية وربحية.

تتضمن الأفكار أدناه بعضًا من أفضل الطرق التي يمكنك من خلالها أن تصبح أكثر تنظيماً في عملك الصغير. جرب واحدة فقط للتحسين البطيء والمستمر أو ضع خطة لدمج عملية تنظيمية جديدة كل شهر في عملك هذا العام.

تحكم في الأوراق والمستندات

الورق هو أكبر مصدر للفوضى في العديد من المكاتب. إذا لم يكن لديك نظام لحفظ الملفات أو نظام أرشفة رقمي ، فقد حان الوقت لإنشاء نظام. ابدأ بإلقاء نظرة على الأوراق الموجودة حولك. قم بعمل كومة حفظ وكومة نفايات ، ثم قم بتمزيق أو إعادة تدوير جميع الأوراق والمجلات والنشرات الإخبارية والبطاقات والملاحظات وما إلى ذلك ، التي وصلت إلى الكومة الثانية. إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فراجع أنواع المستندات التي يجب عليك الاحتفاظ بها. الباقي هو لعبة عادلة للتقطيع.

بمجرد التخلص من أوراقك ، ضع في اعتبارك إنشاء نظام لإدارة المستندات يمكن أن يساعدك في إنشاء أو ضبط العملية الورقية الخاصة بك والحفاظ عليها منظمة.

إذا قررت أن الوقت قد حان لبدء التحرك نحو مكتب بلا أوراق ، فيمكنك البدء عن طريق المسح الضوئي لإيصالاتك ورقمنتها ، واستخدام الفواتير عبر الإنترنت وخدمات الدفع مثل FreshBooks ، والانتقال إلى برنامج التوقيع الرقمي مثل DocuSign ، واستخدام السحابة لنسخ البيانات احتياطيًا و أرشفة. إذا قمت بجمع بطاقات العمل في الأحداث خلال العام ، فقد يكون من الجيد أيضًا الاستثمار في ماسح ضوئي لبطاقات العمل حتى تتمكن من رقمنة معلومات الاتصال على الفور والتخلص من البطاقات الورقية.

استخدم أدوات الإنتاجية المناسبة

لدينا جميعًا تطبيقاتنا وأدواتنا المفضلة التي نستخدمها يوميًا ، على الرغم من أن بعضها قد يكون أكثر فائدة من البعض الآخر. هذا هو السبب في أنه من المهم جدًا القيام مرة واحدة على الأقل في العام بتقييم التطبيقات والأدوات التي تستخدمها في عملك الصغير وتحديد ما إذا كانت لا تزال تلبي احتياجاتك. يعد هذا أيضًا وقتًا رائعًا للنظر فيما إذا كانت أي أدوات جديدة يمكنها تحسين تنظيم عملك.

فيما يلي بعض أهم المجالات حيث يجد العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة أدوات إنتاجية مفيدة. يجب أن تمنحك هذه نقطة بداية قوية لتحسين أدوات الإنتاجية الخاصة بك هذا العام:

• إدارة جهات الاتصال: من تتبع عملائك إلى تذكر الأشخاص الذين تقابلهم أثناء التواصل ، يحتاج كل صاحب شركة صغيرة إلى نظام لإدارة معلومات الاتصال. يمكنك اختيار نظام شامل لإدارة علاقات العملاء (CRM) مثل Salesforce أو ، للإدارة على نطاق أصغر ، يمكنك إعداد تطبيق جهات الاتصال الحالي للعمل من أجل عملك.

• الاجتماعات والاتصال: سواء كنت تجري اجتماعات وجهًا لوجه أو عبر الهاتف أو عبر خدمات الدردشة المرئية ، فهناك طريقة لجعل العملية أكثر تنظيمًا. يمكنك استخدام خدمة مثل Do لجعل اجتماعاتك أكثر تنظيمًا قبل وأثناء وبعد.

• المحاسبة ومسك الدفاتر: قم بتنظيم وتبسيط طريقة الفواتير وتلقي المدفوعات وإدارة التدفق النقدي باستخدام أدوات مثل Quickbooks Online و Xero و Wave.

• تتبع السفر والنفقات: يمكنك استخدام تطبيقات مثل Expedia و TripAdvisor لتسهيل التخطيط للسفر. بمجرد أن تكون على الطريق ، تساعدك تطبيقات مثل Expensify في تتبع النفقات بحيث يكون تنظيم التقارير عندما تصل إلى المنزل أسهل بكثير.

• إدارة وسائل التواصل الاجتماعي: نعلم جميعًا مقدار الوقت الذي يمكن أن يضيع على وسائل التواصل الاجتماعي إذا كنت لا تتعامل معها بطريقة منهجية ومنظمة. هذا هو السبب في أن أدوات مثل Hootsuite و Buffer يمكن أن تكون لا تقدر بثمن لأصحاب الأعمال الصغيرة.

• إدارة البريد الإلكتروني: إذا كنت تستخدم Gmail في شركتك الصغيرة ، فيمكنك الوصول إلى عدد غير قليل من امتدادات Google التي يمكنها تنظيم صندوق الوارد الخاص بك بسرعة. إذا كنت تستخدم تطبيق بريد إلكتروني آخر ، فجرّب SaneBox للتصفية التلقائية والتذكيرات والمزيد.

• إدارة المشاريع: سيساعدك التطبيق الجيد لإدارة المشاريع على تتبع المهام ومشاركة الملفات والتعاون مع زملائك في الفريق ، كل ذلك في مكان واحد ويمكن أن يكون أحد أفضل الأدوات لتنظيم عملك. جرب Basecamp أو Asana للحصول على حل إدارة مشروع شامل.

الإنتاجية عملية شخصية للغاية ، وستكون التطبيقات التي تحتاجها خاصة بالعمل الذي تقوم به والطريقة التي تميل إلى العمل بها. خذ وقتًا لاستكشاف احتياجاتك قبل دمج أداة جديدة في عمليتك. قد لا تحتاج إلى الكثير كما تعتقد.

احصل على جهاز كمبيوتر منظم

هذا أمر مهم لأي صاحب عمل صغير يقوم بمعظم أعماله على الكمبيوتر. من المحتمل أنك تعلم أن سطح مكتبك لا يستغرق وقتًا طويلاً حتى يصبح مليئًا بالرموز ، أو أن يمتلئ مجلد التنزيلات بالمستندات ذات الأسماء الغريبة بحيث يتعذر العثور على أي شيء ، أو صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك للخروج عن نطاق السيطرة ، أعتقد أنه قد ينفجر حقًا. لا يعتبر هذا أمرًا مروعًا لإنتاجيتك فحسب ، بل قد يؤدي أيضًا إلى إبطاء أداء الكمبيوتر بشكل كبير.

إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها الآن لتنظيم جهاز الكمبيوتر الخاص بك والعودة إلى شكل العمل:

• تنظيف سطح المكتب الخاص بك: هناك طريقتان لإعداد سطح المكتب الخاص بك ، وكل هذا يتوقف على أسلوب عملك وكيفية استخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكنك التخلص من كل شيء من سطح المكتب الخاص بك باستثناء سلة المهملات (تذكر أن رموز التطبيقات الموجودة على سطح المكتب هي مجرد اختصارات لجميع تطبيقاتك الفعلية الموجودة عادةً في مجلد التطبيقات). أو يمكنك إضافة بعض الاختصارات لتطبيقاتك وملفاتك الأكثر استخدامًا.

• قم بإعداد نظام ملفات رقمي: لتسهيل التنقل في كل شيء ، تحتاج إلى إنشاء نظام ملفات يكون منطقيًا تمامًا بالنسبة لك. بهذه الطريقة ، يمكنك العثور بسرعة على المستندات التي تحتاجها عندما تحتاج إليها.

• تحديث البرنامج: إذا تم تعيين جهاز الكمبيوتر الخاص بك على تثبيت تحديثات التطبيقات ونظام التشغيل تلقائيًا ، فأنت مضبوط. إذا كانت عملية يدوية بالنسبة لك ، فيجب عليك التحقق من وجود تحديثات كل شهرين على الأقل لأن العديد منها يتضمن تصحيحات أمان. ثم ، مرة واحدة في العام ، راجع الإصدارات الحالية من البرنامج الذي تستخدمه وقرر ما إذا كان الوقت قد حان للترقية.

• المسح بحثًا عن الفيروسات ومشكلات الأداء: بغض النظر عن نوع جهاز الكمبيوتر لديك ، يمكن أن يصاب كل منهم بالفيروسات أو البرامج الضارة (نعم ، حتى أجهزة Mac!). إذا كان لديك جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows ، فمن الذكاء إجراء صيانة دورية عليه لإبقائه خاليًا من الفيروسات ويعمل بسلاسة.

• تحقق من سلامة النسخ الاحتياطي للبيانات الخاصة بك: أنت تقوم بعمل نسخة احتياطية من بياناتك ، أليس كذلك؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فتخط كل شيء آخر في الوقت الحالي وافعل هذا أولاً. يمكنك إما استخدام خدمة النسخ الاحتياطي للبيانات المستندة إلى السحابة مثل Carbonite أو Backblaze أو CrashPlan أو يمكنك استخدام محرك أقراص ثابت خارجي تقوم بتوصيله بجهاز الكمبيوتر الخاص بك. باستخدام أي من الخيارين ، قم بتهيئة الخدمة أو محرك الأقراص لإجراء نسخ احتياطية تلقائية مستمرة حتى لا تضطر إلى القيام بأي شيء يدويًا. ثم ، مرة أو مرتين في السنة ، انتقل إلى خدمة النسخ الاحتياطي أو محرك الأقراص وتأكد من أن كل شيء موجود ويمكن الوصول إليه إذا احتجت إلى سحب نسخ إلى جهاز الكمبيوتر المحلي الخاص بك.

• جدل صندوق الوارد الخاص بك: العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة لديهم علاقة حب وكراهية مع صندوق بريدهم الإلكتروني. إنهم يحبونها لأنها أداة اتصال عالية الإنتاجية وفعالة ، لكنهم يكرهونها لأنها يمكن أن تخرج عن نطاق السيطرة بسرعة وتسبب ضغوطًا لا داعي لها. هناك أشياء يمكنك القيام بها للحفاظ على بريدك الوارد في الخط ، مثل استخدام الأتمتة ، وتبسيط ما تتلقاه على أساس يومي ، والحد من عدد مرات التحقق من البريد الإلكتروني خلال يومك.

ستساعدك النصائح المذكورة أعلاه في تنظيم عملك الصغير على الفور. لكن لا تنسَ مدى السرعة التي يمكن أن تخرج بها الأشياء عن نطاق السيطرة. قم بإقران هذه الأنشطة مع قرار لإجراء مراجعة سريعة وسهلة لأوراقك وأدوات الإنتاجية وحالة الكمبيوتر عدة مرات في الشهر حتى تتمكن من البقاء منظمًا ومنع الأشياء من الوصول إلى مستويات هائلة من الفوضى.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني