كيفية استخدام لوحة كانبان لإنتاجية قصوى

• ما هو كانبان؟

• ما هي لوحة كانبان؟

• ما هي فوائد لوحة كانبان؟

• كيفية إنشاء لوحة كانبان

• استخدام لوحة كانبان لتحقيق أقصى إنتاجية

إن بدء عمل من المنزل وإدارته يشبه إلى حد ما غزل الألواح ، فهناك العديد من الأجزاء المتحركة التي تحتاج إلى اهتمام يتجاوز إنشاء منتج وتقديمه ، أو تقديم خدمة رائعة. التحدي الذي يواجه صاحب المشروع هو التأكد من إنجاز جميع المهام في المشاريع المختلفة في الوقت المحدد وبالترتيب الصحيح.

هناك العديد من أنظمة الإنتاجية ، ولكن تم تصميم طريقة كانبان خصيصًا للمساعدة في تدفق المهام لضمان إنجاز الأمور عند الحاجة وفي الوقت المحدد.

ما هو كانبان؟

يعود الفضل إلى Taiichi Ohno في تطوير نظام Kanban لتويوتا بعد مشاهدة كيف تمكنت المتاجر الكبرى دائمًا من تجديد أرفف المتاجر عند بيع العناصر. كانت إحدى المشكلات التي واجهتها شركة Toyota هي أن أقسامًا مختلفة من خط الإنتاج لم تكن تتصل بأقسام أخرى ، مما يعني أن تدفق التجميع لم يكن فعالاً بقدر الإمكان. طور Ohno لوحات إرشادية مرئية تُعرف باسم Kanban تنقل المعلومات بين كل عملية بحيث يمكن إنجاز المهام بشكل أكثر كفاءة.

اليوم ، تم اعتماد النظام من أنظمة تدفق الإنتاج إلى الإنتاجية الشخصية.

ما هي لوحة كانبان؟

لوحة Kanban هي أداة مرئية لإدارة تدفق مهام مشروعك. يسمح لك برؤية المرحلة التي تمر بها مشاريعك بنظرة واحدة. يتم سرد كل مهمة على السبورة ، ويتم نقلها إلى قسم الإجراءات المقابل في اللوحة أثناء عملها.

بشكل عام ، يتم إعداد لوحات كانبان بحيث تتدفق أفقيًا. على اليسار ، توجد قائمة مهامك ، وأثناء عملك عليها ، فإنها تتحرك إلى اليمين حسب المكان الذي وصلت إليه في مرحلة الإكمال.

هناك طرق مختلفة لتسمية عمليات التدفق الخاصة بك ، ولكنها بشكل عام:

بناءً على احتياجاتك وكيف تعمل بشكل أفضل ، قد يكون لديك تسميات مختلفة أو إضافية.

بينما يمكن تخصيص لوحات Kanban ، هناك قاعدتان أساسيتان لإنشاء نظام فعال:

• تصور عملك: تم تصميم اللوحة لتكون مرئية وبالتالي يسهل الرجوع إليها. إن وجود لوحة كانبان الخاصة بك في مكان مختلف عن مكان عملك ، ليس مفيدًا.

• الحد من عملك الجاري: أنت لا تريد أن يكون لديك الكثير من المهام بحيث لا يتم إحراز أي تقدم.

ما هي فوائد لوحة كانبان؟

لوحات Kanban هي تمثيلات مرئية لما تحتاج إلى إنجازه. إنها مثالية إذا كنت شخصًا يحتاج إلى إشارات بصرية (بعيدًا عن الأنظار = بعيدًا عن ذهنك) لإنجاز الأمور. ومع ذلك ، حتى إذا لم تكن بحاجة إلى إشارات مرئية ، فإن لوحات Kanban توفر طريقة لإلقاء نظرة سريعة على حالة المشروع ، من ما تم إنجازه ، إلى ما هو قيد التشغيل ، وما ينتظر الاهتمام.

تشمل المزايا الأخرى ما يلي:

• سهولة إدارة المهام

• ابق على اطلاع بالمهام المهمة

• إنه مرن وقابل للتخصيص حسب طريقة عملك

• تعرف على ما فعله المتعاونون معك أو يفعلونه ، إذا كنت تعمل مع آخرين في مشروع.

كيفية إنشاء لوحة كانبان

من الأشياء الرائعة في كانبان أنه يمكنك تصميمه بالطريقة التي ستساعدك كثيرًا. نظرًا لأنه نظام مرئي ، يجب أن يكون ما تستخدمه شيئًا تراه بشكل منتظم. وهنا عدد قليل من الخيارات:

لوحة معلقة على الحائط: يمكن أن يكون جزء اللوحة أي شيء من نشرة أو لوحة محو جافة إلى نافذة أو لوحة ملصقات أو عناصر أخرى يمكنك لصق الورق بها أو استخدام الملاحظات اللاصقة أو الكتابة عليها لتحريك مهامك عبر عملية.

الصفحة في مخططك: إذا كنت تستخدم مخططًا ورقيًا ، فيمكنك رسم شبكة واستخدام ملاحظات لاصقة صغيرة على قطعة من الورق. اعتمادًا على الحجم الذي تحتاجه ، يمكنك استخدام ورق مطوي.

كانبان الرقمي: يوجد اليوم العديد من التطبيقات التي يمكنك تعديلها أو تخصيصها لإنشاء لوحة كانبان رقمية. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد Trello كلوحة Kanban. خيار آخر هو Kanban Flow ، الذي يحتوي على تسميات عملية افتراضية للمهام الواجبة ، واليوم ، قيد المعالجة ، وتم ، أو يمكنك إعداد التسميات الخاصة بك. يقدم كلاهما نسخًا محمولة حتى تتمكن من اصطحاب مهامك معك على الطريق.

نظرًا لأن Kanban مصمم ليكون مرئيًا ، فقد لا يكون الخيار الرقمي هو الأفضل إلا إذا كنت معتادًا على الإشارة إلى الأدوات الرقمية في عملك اليومي.

استخدام لوحة كانبان لتحقيق أقصى إنتاجية

اتبع هذه النصائح لإعداد واستخدام لوحة Kanban الخاصة بك:

جهز منتداك. بمجرد أن تقرر نوع اللوحة التي ستستخدمها ، اجمع الأدوات اللازمة (مثل السبورة البيضاء والملاحظات اللاصقة) لإعدادها.

ملاحظة: تقليديا ، يتم إعداد لوحات كانبان لتدفق تقدم من اليسار إلى اليمين. ومع ذلك ، إذا كنت تعمل بشكل عمودي بشكل أفضل أو إذا كانت مساحة اللوح الخاصة بك محدودة بالمساحة الرأسية ، فيمكنك التدفق من أعلى إلى أسفل.

لكى يفعل

Translation

عمل

Translation

منجز

حدد تسميات التدفق الخاصة بك. إذا كنت تعمل في أكثر من مشروع ، فيمكنك الحصول على التصنيفات الأساسية ، مثل المهام الواجبة> العمل> تم. ومع ذلك ، إذا كنت تعمل على شيء له تسميات محددة ، فيمكنك إنشاء تسميات التدفق الخاصة بك بناءً على هذا المشروع المحدد.

ضع قائمة بمهام مشروعك. قم بعمل قائمة بالمهام الخاصة بمشاريعك. نظرًا لأن كانبان يحثك على الحد من حجم الأعمال الجارية ، فلا تملك أكثر من مشروعين أو ثلاثة مشاريع في وقت واحد. إذا كنت تستخدم لوحة Kanban لإدارة مشروعين في وقت واحد ، ففكر في مهام الترميز اللوني لكل مشروع ، و / أو إنشاء ممرات لكل منها.

ضع كل مهامك تحت التسمية المناسبة. تبدأ المهام ضمن To Do (أو أيًا كانت عمليتك الأولى) ، ثم عندما تكون مستعدًا للعمل عليها ، انقلها إلى الخطوة التالية في العملية (مثل Doing). عند اكتمال العملية رقم 2 ، يتم نقلها بعد ذلك إلى الخطوة التالية ، وما إلى ذلك ، اعتمادًا على عدد العمليات التي لديك.

مرة أخرى ، لا تريد أن ترهق نفسك بوضع الكثير من المهام في عملية التنفيذ. حاول قصر المهام النشطة على 2-3.

الرجوع إلى لوحة كانبان الخاصة بك. الأدوات تساعد فقط إذا كنت تستخدمها. أثناء التحقق من مخططك اليومي ، تحقق أيضًا من لوحة Kanban الخاصة بك. تأكد من تحديث مهامك باستمرار. إذا أنهيت شيئًا ما ، فقم بنقله إلى المرحلة التالية من العملية. الفكرة هي أنها أداة للحفاظ على التركيز والتحرك خلال المشروع ، وهو أمر لا يمكن أن يحدث إذا كانت حالات مهام مشروعك غير محدثة.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني