فحوصات الخلفية الوظيفية: دليل لأصحاب العمل

تعرف على القانون قبل إجراء فحص ما قبل التوظيف

تقوم معظم الشركات بإجراء فحوصات خلفية التوظيف لفحص المتقدمين مسبقًا وفحص الموظفين. لكن التحقق من الخلفية يمكن أن يكون حقل ألغام عندما تحاول الامتثال للقوانين الفيدرالية والولائية والمحلية. إذا كانت شركتك تفكر في استخدام عمليات التحقق من خلفية التوظيف ، فمن المهم أن تعرف ما يمكنك وما لا يمكنك فعله قبل إضافته إلى قائمة الأعمال الورقية الخاصة بالتوظيف الجديد.

يمكنك إجراء تحريات عن المتقدمين والموظفين ، مع بعض الاستثناءات والقيود. يجب أن تمتثل للوائح الفيدرالية والولائية والمحلية ، ولا يمكنك استخدام المعلومات من فحص الخلفية للتمييز ضد الأشخاص بأي طريقة تنتهك تلك القوانين.

أحد الأسباب المهمة لإجراء فحوصات الخلفية هو حماية عملك من المسؤولية عن إجراءات الموظفين. يؤدي التعيين بالإهمال إلى تحميل صاحب العمل المسؤولية عن أفعال الموظف ، وتنظر المحاكم فيما إذا كان صاحب العمل قد مارس العناية المعقولة في تعيين هذا الموظف وإدارته.

متى تكون عمليات التحقق من الخلفية مطلوبة؟

تتطلب قوانين الولاية إجراء فحوصات خلفية لأي شخص يعمل مع الأطفال أو كبار السن أو المعاقين. اتصل بمكتب الولاية أو مكتب الخدمات البشرية المحلي للحصول على مزيد من المعلومات.

تطلب وزارة النقل الأمريكية (DOT) من أصحاب العمل في بعض صناعات النقل إجراء اختبار المخدرات والكحول لبعض المتقدمين والموظفين.

يمكن لأصحاب العمل استخدام استبيان وزارة النقل لرؤية أعمالهم مغطاة.

القوانين التي تنظم عمليات التحقق من الخلفية

يؤثر قانونان فيدراليان رئيسيان على جمع واستخدام المعلومات الخاصة بالمتقدمين والموظفين:

• قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA): يعزز هذا من دقة وعدالة وخصوصية المعلومات الموجودة في ملفات وكالات الإبلاغ عن المستهلكين. على الرغم من أنها تنظم الوكالات المبلغة ، إلا أن لوائحها تؤثر على عملك. يجب عليك التأكد من امتثال الوكالة المبلغة للقانون.

• لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC): هذا يفرض القوانين التي تحمي المتقدمين والموظفين من التمييز على أساس العرق واللون والأصل القومي والجنس والدين والإعاقة والمعلومات الجينية والعمر (40 أو أكثر). 15 موظفًا أو أكثر (20 موظفًا لأغراض التمييز على أساس السن).

قد تختلف قوانين حماية المستهلك وعدم التمييز الخاصة بالولاية والمحلية عن القوانين الفيدرالية. يجب أن تمتثل للقانون الأكثر ملاءمة لمقدم الطلب أو الموظف.

أي شخص يقدم منتجات أو تطبيقات فحص الخلفية هو وكالة إبلاغ للمستهلكين ويجب عليهم الامتثال للوائح FCRA. هذا يعني وسائل التواصل الاجتماعي أيضًا. تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أنها ضمن القانون.

كيفية استخدام عمليات التحقق من الخلفية الوظيفية

عندما تطلب فحص الخلفية لمقدم طلب أو موظف ، يجب أن يكون لديك استخدام محدد لهذا الفحص. يمكنك استخدام الاختبار لهذا الغرض فقط.

على سبيل المثال ، لا يمكنك استخدام فحص الخلفية لتأهيل مقدم الطلب ثم استخدامه لاحقًا لاتخاذ قرار بشأن ترقية لهذا الشخص أو منحه لقسم آخر في شركتك. وبمجرد استخدامك للتقرير ، يجب عليك التخلص منه بشكل آمن ، إلى جانب المعلومات الأخرى ذات الصلة.

ما يمكنك وما لا يمكنك أن تطلبه في فحص الخلفية

حدود الوقت للمعلومات

وفقًا للقانون الفيدرالي ، قد لا يتم استخدام بعض المعلومات إذا كانت أقدم من عدد محدد من السنوات (عادةً سبع سنوات) ، ولكن الإدانات الجنائية والمعلومات المتعلقة بالموظفين الذين يكسبون أكثر من 75000 دولار سنويًا متاحة إلى أجل غير مسمى.

المعلومات التي قد تطلبها

فيما يلي بعض السجلات التي يمكنك طلبها في فحص خلفية العمل:

• سجلات المحكمة

• التاريخ الجنائي: عام للاعتقالات والإدانات

• التقارير الائتمانية والمعلومات المالية

• سجلات القيادة وتسجيل المركبات: يمكن مراجعتها للموظفين الذين سيقودون من أجل وظائفهم

• السجلات التعليمية: يمكن الوصول إليها ، ولكن مع وجود قيود (وليس نصوص الدرجات)

• اختبارات كشف الكذب: غير مسموح بها بشكل عام للموظفين أو المتقدمين ما لم يكن هناك اشتباه معقول في تورط الأشخاص في الاحتيال في مكان العمل

• السجلات العسكرية: خاصة ومتاحة فقط من خلال قانون حرية المعلومات

المعلومات الطبية سرية ولا يمكنك طلبها ما لم تكن ذات صلة بالعملية أو تؤثر على التوظيف. يجب أن يقدم الشخص موافقة خطية محددة مع وصف لكيفية استخدام المعلومات.

طابق المعلومات التي تطلبها مع الوصف الوظيفي للموظف. يجب فحص الموظف المسؤول عن أموال الشركة بحثًا عن التاريخ الجنائي والمعلومات المالية ، ولكن قد لا تحتاج إلى هذه المعلومات لموظف لا يقوم بهذا النوع من العمل.

عملية التحقق من الخلفية

قبل أن تقوم بفحص الخلفية

يجب أن تحصل على إذن كتابي من المتقدمين قبل إجراء فحص للخلفية. يجب أن يكون الإذن في مستند منفصل (وليس مع نموذج الطلب). إذا كنت تقوم بتعيين عامل عن بُعد ، فيمكنك الحصول على الموافقة شفوياً أو كتابياً أو إلكترونيًا.

إذا اتخذت إجراء كنتيجة للتقرير

إذا نتج عن التقرير اتخاذ إجراء سلبي ضد مقدم الطلب أو الموظف ، فيجب عليك إعطاء الشخص:

• نسخة من التقرير

• معلومات الاتصال لشركة تقارير المستهلك

• بيان بأن الشركة المبلغة لم تتخذ القرار

• وصف كتابي لحقوق مقدم الطلب ، بما في ذلك الحق في الاعتراض على دقة أو اكتمال المعلومات

عندما تبدأ في إجراء فحوصات خلفية التوظيف ، ستجد أن هناك العديد من التفاصيل والحدود والمواعيد النهائية التي يجب على أصحاب العمل اتباعها. تأكد من مراجعة القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات والحصول على المساعدة من محامي التوظيف إذا كانت لديك أسئلة أو مخاوف.

مصادر المقالة

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني