كيف تضع ميزانية صفرية لعملك

تبدو الميزانية الصفرية وكأنها واحدة من تلك الأفكار التي يقدمها رواد الأعمال المبتدئين في محادثة عندما يريدون إقناع قادة الصناعة والمستثمرين الملائكة. لكن المفهوم لا يجب أن يخيفك بعيدًا أو يجعلك تدافع لاستخدامه في كل حدث للتواصل. بدلاً من ذلك ، افهم أنه نهج بدائي لإدارة الأعمال تستخدمه الشركات على كل نطاق ، من الشركات الصغيرة إلى الشركات متعددة الجنسيات ، ويمكن أن تساعد أيضًا مؤسستك على النمو مع الاستدامة.

الميزانية الصفرية

بدءًا من قاعدة صفرية (أي بدون أرصدة أو مصروفات مرحّلة) ، يتم وضع ميزانية كل فترة في تقويم الشركة بالكامل فيما يتعلق بالاحتياجات والتكاليف لتلك الفترة. سواء أكان شهرًا أو ربعًا أو سنويًا ، يمكن أن تكون الفترة الزمنية أي قياس للوقت الذي يناسب عملك بشكل أفضل.

في بداية فترة جديدة ، تكون المتطلبات المالية والمصروفات المبررة هي المدخلات الأساسية لميزانية الشركة ، بغض النظر عما إذا كانت الميزانية أعلى أو أقل في الفترة السابقة. عندما تبدأ الفترة التالية ، تعود إلى قاعدة الصفر وتكرر العملية.

كيف تعمل

تتضمن الموازنة التقليدية ، أو الموازنة القائمة على التكلفة ، إدارة عمليات الشركة بناءً على الميزانية من الفترات السابقة. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تتوقع زيادة بنسبة 5 في المائة في الإنتاج بفضل وصول عميل جديد ، فإنها ببساطة تضيف 5 في المائة إلى الميزانية من الفترة السابقة. تفترض الموازنة المستندة إلى التكلفة أن جميع النفقات السابقة للإنتاج والعمليات ضرورية ، وتتقدم قدمًا في الحفاظ على الميزانية لتلك الوظائف دون مزيد من التحليل.

في الموازنة الصفرية ، يجب تبرير كل حساب كل فترة ، لذلك تتم مراجعة النفقات المتكررة ، ثم الموافقة عليها أو تعديلها أو إيقافها بناءً على الضرورة. ويتم تحليل المصروفات الجديدة بنفس الاهتمام كما هو الحال في إعداد الموازنة التقليدية ، ولكن دائمًا مع إدراك أنه يجب تحسين التكاليف لتحقيق الكفاءة والقيمة.

على سبيل المثال ، إذا كنت رائد أعمال منفرد يدير شركة سلع ورقية إبداعية خارج منزلك ، فقد تقرر تنفيذ ميزانية صفرية لتحسين الكفاءة بعد أن قررت نقل مؤسستك دوليًا والشحن إلى الخارج. أحد المجالات التي قد يؤثر عليها هو تكاليف الطباعة الخاصة بك. بعد مراجعة شاملة ، أدركت أنه يمكنك تعويض رسوم الشحن الإضافية وتقصير الوقت المستغرق من خلال شراء طابعتين جديدتين والاستفادة من الشراء بالجملة لحبر الطابعة بفضل شراكة جديدة مع مورد محلي. في كل فترة ، ستقوم بمراجعة كل أو نفقاتك لتحديد ما إذا كانت التكلفة مبررة في ميزانيتك مع عائد قيم على استثمارك.

كيف تبدأ

خطوات بدء طريقة الميزانية الصفرية واضحة ومباشرة:

• حدد هدفك. هل تأمل في زيادة الإيرادات بنسبة 10 بالمائة؟ هل تريد خفض التكاليف بنسبة 2 في المائة؟ يجب أن يكون هدفك قابلاً للقياس ويمكن تحقيقه ضمن الإطار الزمني الذي حددته.

• فكر في كيفية تحقيق هذا الهدف. ماذا لديك في ترسانتك ويمكن استخدامه لضبط التكاليف أو الكفاءة أو الموارد للوصول إلى هدفك؟

• راجع خياراتك من الخطوة 2. هل سيساعدك تنفيذ مهمة واحدة على تحقيق هدفك؟ أم أنك بحاجة إلى تنفيذ عدة مسارات عمل؟ وإذا كان الأمر كذلك ، فهل يتم طرحها بشكل فردي بمرور الوقت أم كلها مرة واحدة؟

• حدد أولويات المهام الجديدة الخاصة بك وقم بتوثيق التكاليف اللازمة للتنفيذ.

• قم بتقييم جميع التكاليف والنفقات اللازمة لتلك الفترة القادمة في كل جانب من جوانب عملك (أو القسم الذي تخطط للتكيف معه لتحقيق هدفك). قم بتضمين التكاليف الضرورية للمهمة (المهام) الجديدة التي وثقتها في الخطوة 4.

• إذا استوفى التقييم موافقتك وكانت جميع النفقات مبررة ، انخرط في التنفيذ واتبع ميزانيتك.

• في نهاية الفترة ، افحص قياساتك وحدد ما إذا كنت قد حققت هدفك. هل سارت عملية التنفيذ بسلاسة؟ في حالة حدوث أخطاء ، هل تريد تعديل العملية والمضي قدمًا بها في الفترة المقبلة؟ أو التوقف عن المهمة (المهام) تمامًا؟

• ابدأ من جديد في الخطوة 1 في بداية فترة جديدة.

لماذا قد يكون مناسبا لك

بسبب هيكلها التفصيلي ، تسمح الميزانية الصفرية لأصحاب الأعمال بدمج استراتيجيات جديدة على مدى فترة زمنية دون الخوف من فقدان الاستدامة. غالبًا ما يتم إعداد هذه العملية على أساس متجدد ، وتوفر لأصحاب الأعمال الفرصة للتعمق في خطط التنفيذ الخاصة بهم وتجنب زيادات الميزانية المطلقة التي قد لا تظهر عائدًا على الاستثمار لفترات طويلة من الزمن.

ميزة أخرى لطريقة إدارة الأعمال هذه هي أنها يمكن أن تخفض بشكل فعال تكاليف العمليات اليومية. يتم تخصيص الموارد فقط عند الحاجة إليها ، مما يقلل من الهدر والتكرار مع زيادة التواصل بين الإدارات التي تتطلب تنسيقًا أفضل للبقاء على الميزانية.

لماذا قد لا يكون ذلك مناسبًا لك

صحيح أن الطريقة يمكن أن تؤدي إلى انخفاض تكاليف التشغيل للشركات الكبيرة ، ولكن هذا يعني في كثير من الأحيان أن الأقسام غير المنتجة للإيرادات يمكن أن يتم تغييرها أو نقص التمويل. حيث أن بعض مجالات ميزانيتك مثل الإنتاج أو المبيعات تبرر نفقاتها بسهولة ، فإن الوظائف الضرورية الأخرى مثل خدمة العملاء أو البحث والتطوير قد تواجه صعوبة أكبر في تبرير نفقاتها بما يتجاوز الحد الأدنى.

عيب آخر للميزنة الصفرية هو أنه يمكن أن يكون مضيعة للوقت مقارنة بالميزنة القائمة على التكلفة أو الميزانية على أساس النشاط. هذا صحيح بشكل خاص للشركات الكبيرة ، ولكنه ينطبق أيضًا على أصحاب الأعمال الصغيرة. يمكن أن يكون استعراض كل بند في كل فترة تبرر ضرورته عملية كثيفة العمالة واستخدامًا غير فعال لوقتك.

إلى أين يمكن أن يأخذك

بغض النظر عن حجم شركتك ، تتطلب الميزانية الصفرية منك إلقاء نظرة فاحصة على ما يدفع القيمة في عمليتك. على الرغم من أنها تستغرق وقتًا طويلاً ، إلا أنها طريقة ، عند استخدامها بشكل صحيح ، يمكن أن تؤدي إلى قدر أكبر من الاستدامة والنمو المتوازن.

في النهاية ، سيتعلم كل رائد أعمال يختار استخدام الميزانية الصفرية لعملياته بالتأكيد أهمية استثمار الوقت والموارد لتوجيه كفاءة أعمالهم وقيمتها.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني