استخدم الإدارة الجيدة للمكتب للتحكم في الفوضى في عملك الصغير

إنه جيد لخطك النهائي

يمكن أن يكون الفوضى والارتباك مزعجين ، ولكن الأسوأ من ذلك أنهما سيئان للعمل. فكر في الأمر بهذه الطريقة: كلما زادت الفوضى تنخفض الأرباح. الاجابة؟ الإدارة الجيدة للمكتب. بمجرد أن تبدأ في تطبيق سبعة مبادئ للإدارة الجيدة للمكاتب ، ستندهش من الاختلاف الذي تحدثه الإدارة الجيدة للمكاتب ومقدار الأعمال التي تقوم بها.

1. إنشاء الروتين

تحتاج المهام الروتينية إلى إجراءات روتينية إذا كنت تريد أن تظل منظمًا وتحافظ على سير الأمور بسلاسة. قم بإعداد إجراءات للتعامل مع الأعمال الورقية وأنظمة المكاتب.

يجب التعامل مع كل قطعة من الورق التي تأتي إلى مكتبك مرة واحدة ، والتصرف بناءً عليها ، وعدم تكديسها عشوائياً على مكتب. وبالمثل ، يجب إعطاء الأولوية للاتصالات الرقمية مثل رسائل البريد الإلكتروني والتصرف بناءً عليها على الفور ، إن أمكن ، أو وضع علامة عليها لاتخاذ إجراء في المستقبل.

تحتاج أنظمة المكاتب ، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المكتبية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وخوادم الملفات والطابعات متعددة الوظائف والأجهزة المحمولة ، إلى إجراءات إدارية وطوارئ. عندما يتعطل النظام أو تعطل إحدى المعدات المتعلقة بالكمبيوتر ، تتطلب الإدارة الجيدة للمكتب أن يعرف كل فرد في مكتبك بمن تتصل به وماذا تفعل وما لا تفعله.

2. تحديد المسؤوليات

تعتمد الإدارة الجيدة للمكتب على معرفة الناس لمن هو المسؤول عن ماذا. الأشخاص المسؤولون هم الذين ينجزون الأشياء غالبًا.

ماذا سيحدث ، على سبيل المثال ، إذا تم الشراء لشركتك الصغيرة من قبل أي شخص في أي وقت؟ هل ستتمكن من العثور على ورق الطابعة عند الحاجة إليه؟ يؤدي تكليف شخص واحد بمسؤولية طلب جميع المعدات والإمدادات إلى حل المشكلة والحفاظ على سير الأمور بسلاسة. اطلب من الموظفين إرسال أي طلبات للإمدادات إلى الشخص المحدد عبر البريد الإلكتروني ، أو نشر قائمة مكتوبة بخط اليد في مكان واضح حيث يمكن للأشخاص إضافة ما يحتاجون إليه.

إنه نفس الشيء مع إدارة أنظمة الكمبيوتر. يجب أن يكون لديك شخص واحد مسؤول عن أمان أنظمة الكمبيوتر لديك وتتبع أشياء مثل الحسابات وكلمات المرور والبرامج. يعد استخدام الأنظمة المستندة إلى مجموعة النظراء للتطبيقات المكتبية وبرامج المحاسبة وتخزين البيانات حلاً مثاليًا للشركات الصغيرة ، ولكن لا تزال بحاجة إلى تعيين شخص موثوق به لأداء المهام الإدارية مثل إضافة / حذف المستخدمين ، وتعيين الأذونات ، وما إلى ذلك من أجل مكتبك ليعمل بسلاسة.

3. الاحتفاظ بالسجلات

يبدو الاحتفاظ بالسجلات أسهل جزء من الإدارة الجيدة للمكتب حتى تفكر في الحاجة إلى الاحتفاظ بهذه السجلات في متناول الجميع وتحديثها. اجعله روتينًا مكتبيًا. عندما تحصل على عميل أو عميل جديد ، على سبيل المثال ، لن يستغرق الأمر سوى لحظة لإدخاله في قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك. بعد ذلك ، لن يستغرق الأمر سوى لحظة أو اثنتين لتحديث السجل بعد أن تحدثت معه عبر الهاتف.

4. استخدام الفضاء

قم بجولة في مكتبك. هل هو مثال على إدارة الفضاء أو سوء إدارة الفضاء؟ هل يتعين عليك الالتفاف حول العوائق أو المخاطرة بالتعثر في شيء ما؟ عندما تجلس على مكتب ، هل يمكنك بالفعل العمل بشكل مريح هناك؟ هل الأشياء مرتبة بشكل منطقي بحيث تكون الأشياء التي تحتاجها أكثر من غيرها في متناول اليد؟

هناك الكثير من الأشياء المكدسة في المكاتب ، من حوامل الطابعة إلى خزائن الملفات. للإدارة الجيدة للمكتب ، يجب أن تتأكد من ترتيب جميع الأشياء في المكتب لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة وأقصى درجات الأمان. اتبع أساسيات تصميم المكتب لتلبية احتياجات الطاقة والإضاءة والتهوية لمساحة مكتبك وجعلها أكثر أمانًا ومساحة أفضل للعمل.

5. جدولة العمل الشاق

من السهل جدًا تأجيل الأشياء التي لا تحب القيام بها ، ولا يستمتع معظم رجال الأعمال بمهام مثل الإيداع والشحن والاستلام أو مسك الدفاتر. لسوء الحظ ، لن يعمل المكتب ، مثل المطبخ ، بشكل جيد دون القيام بالأعمال المنزلية.

إذا كنت صاحب شركة صغيرة ولم تكن في وضع يسمح لك بتخصيص أي شيء تراه على أنه عمل ممل أو غير سار لشخص آخر ، فاجبر نفسك على الوصول إليه بانتظام عن طريق تحديد موعد كل أسبوع لذلك.

خذ صباحًا أو بعد الظهر واقضيه في إجراء مكالمات باردة ، أو إعادة استفسارات البريد الإلكتروني غير ذات الأولوية ، أو إنشاء منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي ، أو متابعة الحسابات ، أو تحديث السجلات. افعل هذا لأسابيع متتالية وستصبح عادة جيدة لإدارة المكتب.

6. تفويض والاستعانة بمصادر خارجية

في عالم مثالي ، كل شخص سيفعل فقط ما لديه الوقت للقيام بعمل جيد. نظرًا لأن العالم ليس مثاليًا ، يقوم الكثير من الناس بأشياء لا يملكون الوقت أو الموهبة للقيام بها بشكل جيد.

يمكن أن يؤدي التفويض والاستعانة بمصادر خارجية إلى تحسين إدارة مكتب أعمالك الصغيرة وتحريرك للتركيز على مواهبك ، وبالتالي تحسين أرباحك النهائية. قد يكون المساعد الافتراضي أو غير المتفرغ قادرًا على التعامل مع العديد من المهام المكتبية أو الإدارية.

7. ترتيب أولويات التخطيط

يقضي العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة أيامهم في التمثيل والتفاعل ثم يتساءلون لماذا يبدون وكأنهم يديرون عجلاتهم. يعد تخطيط الأعمال مكونًا مهمًا من عناصر الإدارة الجيدة للمكتب ويجب أن يكون جزءًا من روتين إدارة المكتب المعتاد.

يقضي أصحاب الأعمال الصغيرة الناجحون وقتًا كل أسبوع في تخطيط الأعمال ، ويستخدم الكثير منهم جلسات تخطيط الأعمال اليومية كأداة لتحديد الأهداف والنمو. إذا كان لديك موظفون ، فقم بإشراكهم في تخطيط الأعمال ، سواء بشكل رسمي أو غير رسمي.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني