6 طرق لجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أكثر احترافية

يعتمد العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة على البريد الإلكتروني كطريقة أساسية لاتصالات الأعمال. هذا ليس مستغربا. البريد الإلكتروني سريع وسهل ويوفر مسارًا ورقيًا. لكن هذا لا يعني أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالاتصالات التجارية ، يجب أن تكون مريحة. في الواقع ، يمكن أن يكلفك التواصل السيئ عبر البريد الإلكتروني العملاء بينما يضر بعلامتك التجارية وسمعتك.

يعود سبب إرسال بريد إلكتروني احترافي للعمل إلى خلق عادات تركز على التواصل الواضح والموجز والمناسب.

1. استخدم عنوان بريد إلكتروني خاص بالعمل

عندما تكون صاحب عمل ، وتدير الأعمال نيابة عن شركتك ، تأكد من أنك تستخدم عنوان بريد إلكتروني خاص بالعمل. من الناحية المثالية ، هذا يعني أن لديك عنوان عمل (على سبيل المثال ، yourname@yourbusiness.com) تستخدمه لجميع الاتصالات التجارية.

إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيمكنك إنشاء عنوان بريد إلكتروني مجاني يتضمن اسم عملك (على سبيل المثال ، yourbusinessname@gmail.com). قد يؤدي استخدام عنوان بريد إلكتروني شخصي لا علاقة له بشكل واضح بعملك ، في أسوأ الأحوال ، إلى الإضرار بمهنيتك وفي كثير من الحالات قد لا يتم أخذك على محمل الجد.

2. حافظ على الرسائل قصيرة ولطيفة

لا حرج في شرح الأشياء بتفصيل كبير ؛ يمكن أن توفر الوضوح وتقليل سوء الفهم. ولكن عندما تبدأ رسالة البريد الإلكتروني في الظهور كأنها رواية ، يمكنك أن تفقد انتباه المستلم بسرعة وتخلط المشكلة مع المعلومات غير ذات الصلة. لتجنب ذلك ، التزم بموضوع واحد لكل بريد إلكتروني ، وعندما تحتاج إلى تضمين المزيد من المعلومات ، استخدم عناوين فرعية غامقة حتى تكون التفاصيل الأكثر أهمية واضحة.

3. استخدام خطوط الموضوع الوصفية

هل سبق لك أن فتحت رسالة بريد إلكتروني بناءً على الموضوع ، وانتهى بك الأمر مرتبكًا تمامًا ومزعجًا بعض الشيء عندما كان الأمر يتعلق بشيء مختلف تمامًا؟ نظرًا لأنك تحتفظ بالفعل بكل بريد إلكتروني تكتبه مقيدًا بموضوع واحد لكل تلميح أعلاه ، يجب عليك أيضًا التأكد من أن سطر الموضوع يعكس هذا الموضوع ولا شيء آخر. لن يساعد ذلك المستلم فحسب ، بل سيساعد أيضًا في تسهيل إدارة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك.

4. نغمة

من السهل السماح للأشياء بالتحرك عند إرسال بريد إلكتروني لأنك قد تشعر أنك محمي بواسطة شاشة الكمبيوتر ، ولكن يمكن بسهولة إساءة فهم بعض المحادثات في البريد الإلكتروني. في الواقع ، بدون إشارات الاتصال اللفظي لتلطيف الرسالة التي ترسلها ، يمكن التعامل مع أي بريد إلكتروني بطريقة خاطئة. إذا كنت ترسل رسالة قد تكون موضع شك ، فأعد قراءتها قبل إرسالها وإذا كنت لا تزال غير متأكد ، فمن الأفضل أن تلتقط الهاتف.

5. اجعل توقيع بريدك الإلكتروني مفيدًا

قد تكون عمليات الاشتراك في الاقتباسات والعروض الترويجية والنشرات الإخبارية في توقيع البريد الإلكتروني فعالة في بعض المواقف ، ولكن لا ينبغي أبدًا استخدام هذه العناصر باستخدام توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك لما يُراد استخدامه من أجله - توفير معلومات الاتصال الخاصة بك. يجب أن يتضمن بريدك الإلكتروني الأولي أو ردك توقيع بريد إلكتروني مع اسمك الكامل وشركتك وعنوان URL كحد أدنى. رقم الهاتف والعنوان وإعادة كتابة عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك لا يضر أيضًا.

6. تحقق من التدقيق الإملائي والتدقيق اللغوي

التدقيق الإملائي سهل. اجعله إعدادًا افتراضيًا في عميل البريد الإلكتروني الخاص بك للتحقق من جميع الرسائل قبل إرسالها. البريد الإلكتروني غير رسمي بشكل أكبر وهناك قدر أكبر من التساهل مع الأخطاء الإملائية والنحوية ، ولكن يبدو إرسال رسالة مليئة بالأخطاء أمرًا مروعًا. آخر شيء تريده هو ترك انطباع سيئ لأنك كنت تسرع في إرسال بريد إلكتروني وتخطيت التدقيق الإملائي والنحوي.

يعد البريد الإلكتروني وسيلة مهمة للتواصل في مجال الأعمال ، حتى لو لم يكن هو تفضيلك الأول. سيساعدك اتباع أفضل ممارسات البريد الإلكتروني للنشاط التجاري على الحفاظ على اتصالك عبر البريد الإلكتروني احترافيًا ومنتجًا ، ويمكنك أن تثق في أن الانطباع الذي تتركه هو انطباع جيد.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني