أنظمة حفظ الأعمال المنزلية السهلة

حتى في هذا العالم الرقمي ، من المدهش مقدار الورق الذي يمكن أن تتراكمه الأعمال المنزلية. علاوة على ذلك ، هناك الكثير لتتبعه في الأعمال المنزلية ، مثل حساباتك المالية ، واستراتيجيات التسويق ، والمشاريع ، والعملاء ، والمزيد. من الضروري تطوير الأنظمة التنظيمية في وقت مبكر من عملك لضمان قدرتك على العثور على ما تحتاجه عندما تحتاج إليه.

ما تحتاج إلى حفظه وتنظيمه

إلى حد ما ، فإن العناصر التي ستحتاج إليها لتطوير نظام لحفظ الملفات ستعتمد كثيرًا على عملك. على سبيل المثال ، إذا كنت تبيع منتجًا ملموسًا ، فستحتاج إلى شيء يتتبع مخزونك. ومع ذلك ، إليك قائمة عامة بالعناصر التي ستحتاج إلى تتبعها في عملك من المنزل:

• خطط الأعمال والتسويق

• المستندات القانونية (مثل أوراق شركة ذات مسؤولية محدودة ورخصة تجارية وتسجيلات الملكية الفكرية والعقود)

• جهات الاتصال (المحترفون ، العملاء ، البائعون ، مقدمو الخدمات ، إلخ)

• المعلومات المالية (بيانات الربح / الخسارة ، الميزانيات العمومية ، الحسابات الدائنة / المستحقة القبض)

• الضرائب

• مصاريف الأعمال (الإيصالات)

• المشاريع

إلى جانب هذه القائمة ، سترغب في إضافة عناصر خاصة بعملك.

أنظمة لتنظيم أعمالك من المنزل

الاحتمالات هي أنك ستستخدم مجموعة متنوعة من الأساليب لتخزين ومعالجة أوراقك والمعلومات المهمة الأخرى. العامل الرئيسي هو اختيار الطريقة التي تناسبك بشكل أفضل. كل شخص لديه طريقة مختلفة في التفكير والتنظيم. على سبيل المثال ، بالنسبة لبعض الأشخاص ، يكون تنظيم الملفات أبجديًا أكثر منطقية ، ولكن بالنسبة للآخرين ، يجدون أنه من الأسهل تنظيمها حسب التاريخ. إذا لم تكن متأكدًا مما سيعمل بشكل أفضل بالنسبة لك ، فجرّب واحدًا ، وإذا كنت تكافح من أجل الحفاظ عليه ، فتبنّى نظامًا مختلفًا. فيما يلي ثلاث طرق لتنظيم ملفاتك ومعلوماتك:

نظام حفظ بيندر بسيط

بالنسبة للشركات الصغيرة التي لا تنتج الكثير من الأعمال الورقية ، يعد نظام التجليد اختيارًا جيدًا. إنها أيضًا مثالية للأشخاص الذين يرغبون في الحصول على كل شيء في مكان واحد أو الذين يحتاجون إلى معلوماتهم ليكونوا متنقلين. يستخدم نظام الموثق رابطًا كبيرًا ثلاثي الحلقات ، واقيات صفائح ، وفواصل مقطعية.

استخدم فواصل الأقسام لتنظيم فئات أعمالك مثل الطلبات المعلقة والأوامر المكتملة والنسخ الرئيسية لمجموعة النماذج المختلفة ج. من هناك ، ستبدأ في جمع الملفات الموجودة في واقيات الأوراق. بمجرد امتلاء الغلاف في نهاية الأسبوع أو الشهر أو الثلاثة أشهر ، سيحين وقت التطهير. ستقوم فقط بنقل ملفات طلبات العملاء والسجلات التاريخية الأخرى إلى نظام حفظ الملفات التقليدي الذي يعكس بشكل وثيق مؤسسة الرابط الخاص بك.

نظام الملفات التقليدي

تستخدم أنظمة الملفات التقليدية خزانة ملفات وملفات معلقة ومجلدات مانيلا. سيحتاج كل عمل تقريبًا في النهاية إلى هذا النوع من الملفات مع نمو أعمالهم. هناك الكثير من الأعمال الورقية التي تم إنشاؤها بمرور الوقت حتى لا يكون لديك واحدة. وبما أنه يلزم الاحتفاظ بسجلات الضرائب لمدة سبع سنوات ، فأنت بحاجة إلى مكان لتخزين كل هذه السجلات. تعد أنظمة الملفات التقليدية مثالية للعناصر التي يجب الاحتفاظ بها ، ولكن لا يتم الوصول إليها بانتظام ، مثل ضرائب العام السابق ورخصة العمل. فيما يلي بعض النصائح للحصول على نظام الملفات التقليدي الخاص بك على أرض الواقع ونجاحه:

• فكر في نوع النظام الذي ستستخدمه بالفعل. يمكنك شراء لوازم مكتبية رائعة وابتكار أكثر أنظمة حفظ الملفات تفصيلاً وملونة في العالم ، ولكن إذا كان لا يتناسب مع أسلوب عملك ، فسيكون ذلك مضيعة لوقت الإعداد والمال.

• أنشئ نظامًا لإدارة ورقتك يسمح بأقل قدر من "اللمسات". تريد تجنب بناء أكوام من الورق ، والتعامل مع كل قطعة عدة مرات. بدلاً من ذلك ، اعمل على اتخاذ قرارات بشأن المكان الذي يجب أن تذهب إليه قطعة الورق في المرة الأولى التي تلمسها فيها.

• خصص وقتًا للإيداع. من السهل تجنب هذه المهمة مثل الطاعون ، لكنها مطلوبة وستساعد عملك على العمل بسلاسة أكبر. لا سيما الإيصالات والعناصر الأخرى المستخدمة في وقت الضريبة ، فإن الحفاظ على تنظيم هذه الأشياء يجعل تقديم ضرائبك أسهل بكثير.

نظام الملفات الإلكترونية

لم يلغ العالم الرقمي الحاجة إلى تخزين الورق تمامًا ، ولكنه جعل تخزين المعلومات أسهل كثيرًا. يمكن للأنظمة الرقمية إنشاء الفواتير وإرسالها وإدارتها ، ويمكنها تتبع الشؤون المالية لأعمالك المنزلية ومن ثم استيرادها إلى برنامج ضريبي للإيداع الإلكتروني. يمكنك مسح الإيصالات ضوئيًا وتخزينها في ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (على الرغم من أنه من المحتمل أن تحتفظ بالنسخة الورقية أيضًا). يمكن للأنظمة الإلكترونية تخزين معلومات العملاء والعملاء والتوقعات في نظام إدارة علاقات العملاء لسهولة الوصول إليها وإرسالها بالبريد الإلكتروني والفوترة والمزيد. يمكن استخدام الأنظمة عبر الإنترنت لحفظ أفكارك أو مساعدتك في إدارة المشاريع أو تنظيم المعلومات أو البحث.

ولكن مثل أنظمة الملفات الورقية ، يحتاج نظام الملفات الرقمية الخاص بك إلى هيكل تنظيمي ، باستخدام المجلدات والملفات المخزنة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو في السحابة. لتسهيل الإدارة ، استخدم نفس البنية وأسماء الملفات في نظامك الرقمي كما تفعل في نظامك الورقي. لحماية ملفاتك الرقمية ، قم بنسخها احتياطيًا على محرك أقراص ثابت منفصل أو إلى نظام تخزين عبر الإنترنت.

مزيج من كل ما سبق

من المحتمل أنك ستحتاج إلى استخدام أكثر من نظام لإدارة جميع البيانات والمواد التي تحتاج إلى تخزينها في عملك. أولاً ، ستحتاج إلى تحديد الأفضل بالنسبة لك ، ثم تنفيذه. على سبيل المثال ، قد يكون لديك نظام ربط لمساعدتك في تنظيم الإدارة اليومية لعملك مثل الجدول الزمني والتسويق ونسخ النماذج الخاصة بك.

يمكن أن يحتفظ نظامك التقليدي بجميع أوراقك طويلة الأجل مثل ضرائب السنوات السابقة والتصاريح والتراخيص التجارية وتسجيلات الملكية الفكرية. يمكنك استخدام نظام رقمي لتخزين أفكارك ، مثل Evernote ، وتتبع المشاريع.

من ناحية أخرى ، قد ترغب في أن تكون رقميًا قدر الإمكان ، باستخدام قائمة المهام والتقويم عبر الإنترنت ، ومسح جميع الإيصالات في جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، واستخدام البرامج أو الخدمات عبر الإنترنت لجميع احتياجات إدارة الأعمال الأخرى الخاصة بك. ومع ذلك ، ستظل بحاجة إلى نظام لإدارة الورق الذي يتم إنشاؤه بالفعل. المفتاح هو العثور على النظام الذي يسهل عليك الالتزام به والعثور على المعلومات التي تحتاجها عندما تحتاجها.

تم التحديث بواسطة Leslie Truex

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني