كيف يمكن لخطة استمرارية الأعمال حماية شركتك

يمكن أن تحدث اضطرابات الأعمال في أي وقت ، وغالبًا ما تحدث دون أي إشعار مسبق. يمكن أن تتخذ هذه الأحداث غير المخطط لها العديد من الأشكال المختلفة ، مثل الكوارث الطبيعية ، وفقدان الموظفين الرئيسيين ، وانتهاكات البيانات ، والمنعطفات الاقتصادية ، والهجمات الإلكترونية ، وكوارث تكنولوجيا المعلومات ، ولكن الخيط المشترك هو أن حدوث هذه الكوارث لديه القدرة على إبطاء أو حتى إيقاف عمليات عملك .

يمكن للكوارث أن تؤثر على كل عمل تجاري. إذا كنت تعتقد أن عملك أصغر من أن يكون في خطر ، فكر مرة أخرى. إذا أخذنا في الاعتبار اضطرابات الأمن السيبراني فقط ، فإن 43 في المائة من الهجمات الإلكترونية الهائلة تستهدف الشركات الصغيرة على وجه التحديد. وهذا لا يشمل جميع أنواع الكوارث الأخرى التي يمكن أن توقف عملك في مساراته. مع العلم أن أكثر من 40 في المائة من الشركات لن يُعاد فتحها أبدًا بعد وقوع كارثة ، فمن الصعب الجدال مع الموقف الذي تحتاجه للتخطيط مسبقًا لما لا يمكن تصوره. بصفتك صاحب عمل ، فأنت بحاجة إلى معرفة ما يجب فعله بالضبط لاستعادة نشاطك التجاري وتشغيله بسرعة في حالة حدوث شيء فظيع. هذا هو المكان الذي تأتي فيه خطة استمرارية الأعمال.

ما هي خطة استمرارية الأعمال؟

تحدد خطة استمرارية الأعمال بشكل استباقي الخطوات التي ستتخذها في عملك للتعافي من (وفي بعض الحالات منع) الكوارث التي قد تحدث. الهدف هو تحليل التهديدات المحتملة ، وتحديد المجالات الأساسية للعمل التي تحتاج إلى التركيز عليها أولاً ، وتحديد ما يجب أن يحدث بوضوح لتجنب فقدان الإيرادات أو تعطل العمل المستمر.

يجب أن تتضمن خطة استمرارية الأعمال الفعالة المعلومات التالية:

• ملخص لأهم العمليات والوظائف التجارية.

• تحليل شامل للتهديدات المحتملة التي قد تعطل العمليات التجارية.

• قائمة بمعلومات الاتصال في حالات الطوارئ في الموقع وخارجه.

• استراتيجيات الاتصال الداخلي والخارجي.

• تحديد فريق التعافي ومسؤوليات كل شخص

• تعليمات واضحة للوصول إلى بيانات الاسترداد خارج الموقع واستعادتها.

• تحديد المكاتب أو المواقع التجارية المؤقتة.

• سجل تغيير يلخص التحديثات التي تم إجراؤها على الخطة ووقت إجرائها (لأغراض التحكم في الإصدار).

من يحتاج إلى واحد؟

يجب على كل شركة ، كبيرة كانت أم صغيرة ، أن تأخذ الوقت الكافي لإنشاء خطة استمرارية الأعمال. يعتمد تعقيد خطتك على حجم ونوع وموقع عملك ، ولكن إذا كنت تدير شركة ، فأنت بحاجة إلى خطة تحدد ما ستفعله إذا كان هناك شيء يهدد عملياتك.

يمكن لخطة استمرارية الأعمال المطورة جيدًا حماية كل جانب من جوانب بيانات عملك ، وموقع العمل المادي والمعدات ، والموظفين ، والمخزون ، ورأس المال الفكري. إذا واجه عملك اضطرابًا ، ولم يكن لديك خطة لاستمرارية العمل للتخفيف من الضرر ، فقد تفقد الإيرادات والموظفين الأساسيين والقدرة التنافسية في الصناعة وحتى سمعتك العامة الإيجابية. خلاصة القول هي أن خطة الاستمرارية لا تقل أهمية عن الأنواع الأخرى من خطط العمل ، لذلك يجب أن يكون لديك واحدة لحماية شركتك إذا احتجت إليها.

النصائح السبعة لإنشاء واستخدام خطة استمرارية عملك

الآن وقد غطينا أهمية خطة استمرارية الأعمال ، فقد حان الوقت للبدء في إنشاء واحدة. ستعمل النصائح المدرجة أدناه على تبسيط العملية وتساعدك على إنشاء خطة استمرارية الأعمال الأكثر فاعلية:

• استخدم نموذجًا: تحتوي جميع خطط استمرارية الأعمال على معلومات متشابهة ، لذا يمكنك توفير قدر كبير من الوقت عن طريق تنزيل قالب استمرارية الأعمال ثم تخصيصه لعملك. امنح نفسك السبق عن طريق تنزيل هذا القالب وتحديثه من FEMA ، أو هذا النموذج على TechTarget.

• اجعلها سهلة التنفيذ: إذا كانت خطة استمرارية عملك غير منظمة ومربكة ، فستكون الفائدة والقدرة على التنفيذ في الوقت المناسب محدودة. يجعل من السهل الفهم والتنفيذ من خلال تضمين تعليمات واضحة خطوة بخطوة أو قوائم تحقق تحدد بالضبط ما يجب القيام به. يمكنك أيضًا تسهيل التنفيذ باستخدام الوسائل المساعدة المرئية مثل المخططات الانسيابية والرسوم البيانية والمخططات لتوضيح الإجراءات الضرورية.

• احتفظ بوقت الاسترداد المقدر: تتضمن خطة استمرارية الأعمال وضع افتراضات وتقديرات حول ما يمكن أن يحدث ، وما الذي يجب القيام به والمدة التي سيستغرقها التعافي. تتمثل إحدى الطرق لضمان حصولك على وقت كافٍ لإعادة العمل إلى المسار الصحيح عن طريق إضافة وقت استرداد إضافي للنسخ الاحتياطي والتشغيل. يمكن أن يمنح هذا عملك مساحة صغيرة للتنفس أثناء مرحلة التعافي.

• اختبرها بدقة: تجنب إنشاء خطة استمرارية عملك وأمل فقط في الأفضل. يجب عليك اختبارها والتخطيط لعدة عمليات تشغيل للتأكد من دمج جميع مجالات العمل الأكثر أهمية والتخطيط لها بشكل مناسب.

• قم بتحديث المعلومات بانتظام: لا تدع خطتك تجلس وتجمع الغبار. إذا استثمرت الوقت في إنشاء خطة استمرارية الأعمال ، فيجب عليك أيضًا قضاء الوقت اللازم للتأكد من أنها دقيقة. قم بجدولة تسجيلات الوصول المنتظمة (كل ستة أشهر على الأقل) لمراجعة وتحديث جميع المعلومات المضمنة في المستند ، بما في ذلك الموظفين ومعلومات الاتصال والمواقع والاستراتيجيات.

• شاركها مع الموظفين الرئيسيين: يجب على كل شخص لديه مسؤوليات في خطة استمرارية العمل أن يكون على دراية بها وأن يكون لديه فهم واضح للأدوار التي سيلعبها في تنفيذ الخطة. في كثير من الحالات ، سيكون من المنطقي أيضًا إبقاء الموظفين الآخرين على مستوى أوسع محدثًا حتى يتمكنوا من القفز والمساعدة إذا لزم الأمر.

• توفير التدريب لدعم الخطة: قد يتطلب التنفيذ السليم لخطة استمرارية الأعمال أن يتخطى بعض موظفيك مسؤولياتهم اليومية لإكمال مهام إضافية. تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي لتدريب كل من هؤلاء الموظفين على ما يحتاجون إلى القيام به ، لذلك لا توجد فجوة معرفية إذا كانت الخطة بحاجة إلى التنفيذ.

بمجرد إنشاء خطة استمرارية الأعمال الخاصة بك ، يجب عليك أيضًا تطوير خطة التعافي من الكوارث التي يمكنك تنفيذها لإعادة تشغيل عملياتك وتشغيلها في حالة حدوث كارثة.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني