Que vous travailliez de neuf à cinq heures, que vous travailliez à distance ou que vous restiez à la maison avec les enfants, tout le monde a besoin dune méthode efficace pour gérer sa journée. Après tout, le perfectionnisme, la procrastination et le mythe du multitâche sont tous des dangers très réels qui peuvent garder même les personnes les plus productives coincées au même endroit. Alors, comment prendre le contrôle de votre emploi du temps et vraiment faire avancer les choses ?
Selon des personnes comme Elon Musk et Bill Gates, tout se résume à prendre le contrôle de votre temps et de votre emploi du temps. Pour eux, ils utilisent le "micro-planning", qui consiste à planifier leur journée par incréments de cinq minutes. Bien que ce type de détail ne soit pas nécessaire pour la personne moyenne, il y a toujours une leçon là-dedans pour tous, prendre le contrôle de votre temps en le planifiant ou en le divisant en morceaux ou en blocs vous rend plus productif. Et le moyen le plus simple et le plus efficace de le faire est de "bloquer le temps".1
Pourquoi le blocage du temps fonctionne
Parfois appelé « monotâche » ou « fractionnement du temps », le blocage du temps est une technique de gestion du temps où vous bloquez une période de temps pour terminer une tâche particulière.
Par exemple, au lieu de vérifier votre téléphone chaque fois que vous recevez un e-mail ou une notification sur les réseaux sociaux, vous bloquez des moments précis de la journée pour retourner les appels téléphoniques, répondre aux e-mails et vérifier les comptes de réseaux sociaux.
Vous réservez essentiellement des blocs de temps spécifiques pour accomplir des tâches ou des projets importants. En fin de compte, votre emploi du temps est divisé en morceaux de temps où vous vous concentrez sur une tâche ou un projet à la fois.
Ce type de gestion du temps rend non seulement votre liste de tâches plus gérable, mais il vous donne également plus de contrôle sur votre journée et vous aide à hiérarchiser vos tâches. Le blocage du temps améliore également la concentration et décourage la procrastination. Et, à la fin de la journée, vous aurez limpression davoir accompli quelque chose.
Largument contre le multitâche
Beaucoup de gens croient quils peuvent faire plusieurs choses à la fois et les faire bien. Mais la recherche montre que seulement environ 2,5 % des gens sont capables deffectuer plusieurs tâches de manière efficace.2 Le reste de la population pense seulement quils sont capables deffectuer plusieurs tâches de manière efficace.
En fait, essayer de faire plus dune chose à la fois comme envoyer des SMS et conduire ou écrire un e-mail important tout en retournant lappel téléphonique dun client compromet votre capacité à bien accomplir les deux tâches.3
Pendant ce temps, une étude menée en 2013 à lUniversité de lUtah a révélé que les personnes qui essaient de jongler avec plusieurs tâches à la fois sont plus facilement distraites, moins productives, font plus derreurs et obtiennent de moins bons résultats aux tests de rappel.4
De même, basculer rapidement entre deux projets peut également avoir un impact sur les résultats. Nous effectuons des tâches beaucoup plus efficacement lorsque nous leur accordons toute notre attention.5 De plus, les neuroscientifiques avertissent que le fait dessayer de faire plusieurs choses à la fois, ou de diviser notre attention, a un impact sur notre capacité à effectuer même des tâches simples.6
Cela signifie que plus nous effectuons plusieurs tâches à la fois, moins nous sommes capables daccomplir. La raison est simple. Nous perdons notre capacité de concentration, ce qui signifie que les projets prennent plus de temps quils ne le devraient.
Comment utiliser le blocage du temps
Le blocage du temps, ou monotâche, vous permet de vous concentrer sur un projet à la fois. Non seulement cette approche réduira les erreurs mentales, mais elle peut également vous aider à libérer votre créativité, en particulier parce que vous concentrerez toute votre énergie et votre attention sur une seule tâche dans un bloc de temps donné.7 Voici un aperçu de la façon dont vous peut intégrer le blocage du temps dans votre vie.
Développez votre liste
Commencez par faire une liste de toutes les choses à faire pour la semaine. Énumérez tous vos projets de travail, vos engagements familiaux, même vos objectifs dexercice. Lobjectif est de tout inclure, des appels téléphoniques que vous devez faire aux repas que vous devez préparer.
Mettez des étoiles à côté des choses qui doivent absolument être terminées comme les projets de travail, les réunions avec les clients et les rendez-vous chez le médecin. Habituellement, cette tâche est effectuée un vendredi après le travail ou un dimanche soir avant le début de la semaine de travail.
Déterminez vos priorités
Une fois votre liste élaborée, parcourez-la et mettez des étoiles sur les projets qui sont vos principales priorités pour la semaine. Essayez de le limiter à environ deux à trois choses par jour. Lobjectif est que vous donniez à vos tâches les plus importantes les meilleurs créneaux horaires dans votre calendrier de blocage du temps. Vous devez également prévoir du temps chaque jour pour répondre aux e-mails, retourner les appels téléphoniques et consulter les réseaux sociaux.
Créer un plan quotidien
Votre prochaine étape consiste à réfléchir au temps dont vous disposez dans une journée et au temps que vous souhaitez allouer pour chaque tâche de votre liste.
Commencez par créer des blocs de temps pour les choses que vous faites tous les jours, comme vos routines matinales et rituelles du soir, vos exercices, vos trajets domicile-travail, les repas et la préparation des repas, laide aux devoirs, etc.
Un exemple de plan pour quelquun qui télétravaille pourrait ressembler à ceci :
- Le rituel/exercice du matin de 6h00 à 7h30
- Le 7 h 30 à 8 h 00 Emmenez les enfants à lécole
- Le 8h00 à 8h30 Répondre aux e-mails/Vérifier les médias sociaux
- Le Projet prioritaire de 8h30 à 10h30 (insérez une de vos priorités)
- La pause/retour des appels téléphoniques de 10h30 à 11h00
- Le 11h à 12h30 Projet prioritaire (insérer une de vos priorités)
- Le 12h30 à 13h00 Pause déjeuner
- Le 13h00 à 13h30 Répondre aux e-mails/vérifier les réseaux sociaux
- Le 13h30 à 15h30 Projet prioritaire (insérer une de vos priorités)
- Le 15h30 à 16h30 Enfants de retour de lécole/Journée de discussion
- Le 16h30 à 18h00 Préparer/Manger le Dîner/Nettoyage
- Le 18h00 à 19h00 Projet prioritaire (insérer une de vos priorités)
- Le 19h00 à 21h00 Temps libre/Aide aux devoirs
- Le 21h00 21h30. Répondre aux e-mails/vérifier les réseaux sociaux
- Le 21h30 à 22h Rituel du soir
Bien sûr, il sagit dun plan très simple et ne conviendrait pas à tout le monde. La clé est que vous développiez un plan pour votre journée type avec des blocs de temps où vous pouvez vous concentrer sur vos tâches ou projets importants.
Si vous travaillez pour une entreprise qui organise des réunions déquipe, des formations régulières ou des conférences téléphoniques hebdomadaires, vous devez également en tenir compte. Et noubliez pas de prévoir du temps de déplacement si vous avez des réunions ou des rendez-vous auxquels vous devez assister pendant la semaine. Vous devrez peut-être également développer un plan différent pour le week-end.
Certaines personnes devront développer de nouveaux plans chaque semaine. Dautres personnes ont un environnement de travail très structuré et peuvent utiliser le même plan semaine après semaine. Faites ce qui vous convient le mieux. Vous contrôlez votre emploi du temps et pouvez ladapter et le modifier en fonction de vos besoins et de vos priorités.
Bloquez votre journée entière
Idéalement, une fois votre plan terminé, vous pourrez bloquer chaque jour de la semaine. Commencez par vos principales priorités et partez de là. Par exemple, si votre priorité absolue pour la semaine est de rédiger un rapport dactivité détaillé dici vendredi, pensez au temps quil vous faudra pour le préparer.
Par conséquent, si vous pensez quil vous faudra quatre heures pour terminer le rapport, vous pouvez prévoir deux heures le lundi et deux heures le mardi pour travailler sur le rapport. Ensuite, le mercredi, prévoyez une autre heure pour le vérifier, apporter des modifications et le finaliser. En planifiant des blocs de temps au début de la semaine pour terminer le rapport, non seulement vous évitez la procrastination, mais vous réservez également le temps dont vous avez besoin pour vous concentrer sur lélaboration du rapport.
Protégez votre temps
Une fois votre emploi du temps terminé, protégez votre temps du mieux que vous pouvez. Bien sûr, des choses inattendues se présenteront et vous devrez faire preuve de souplesse. Mais résistez à lenvie dabandonner le temps de votre projet prioritaire pour quelque chose qui peut attendre.
Communiquez avec vos collègues et les membres de votre famille lorsque vous ne serez pas disponible. Ensuite, traitez ces blocs de temps comme si vous rencontriez un client très important. Personne ne penserait à vous interrompre lors dune réunion. De même, le but est que vous ne soyez pas interrompu pendant la durée de votre projet prioritaire protégé.
Un mot de Verywell
Une utilisation efficace du blocage du temps peut vous aider à prendre le contrôle de votre journée, à concentrer votre attention et à éviter la procrastination. Au début, il faudra peut-être quelques essais et erreurs pour créer un plan qui fonctionne pour vous, mais avec un peu de pratique et une petite dose de patience, vous serez un pro en un rien de temps.