كم من الوقت يجب علي الاحتفاظ بالسجلات الضريبية؟

قيود على الاحتفاظ بسجلات ضرائب الأعمال والشخصية

• لماذا حفظ سجلات الضرائب؟

• ما هي قاعدة الاحتفاظ بالسجلات الضريبية؟

• الإقرارات الضريبية وسجلات ضريبة الرواتب

• قواعد الدولة لحفظ السجلات الضريبية

• السجلات المفقودة أو التالفة

بعد تقديم إقرارك الضريبي لهذا العام ، خذ بضع دقائق لتنظيم سجلاتك الضريبية وتخزينها حيث يمكنك العثور عليها. أنت لا تعرف أبدًا متى قد يتم تدقيقك أنت أو عملك ، ويجب أن تكون جاهزًا.

ولكن ما هي المدة التي تحتاجها للاحتفاظ بها؟

لماذا حفظ سجلات الضرائب؟

بالإضافة إلى استخدام سجلاتك الضريبية لأغراضك الشخصية أو التجارية ، ستحتاج إلى حفظها لتوثيق مصدر المعلومات في إقرارك الضريبي ودعم عملك ودخلك الشخصي ، والخصومات ، والائتمانات في حالة التدقيق الضريبي .

لدى الشركات متطلبات أكثر تفصيلاً لحفظ السجلات ، لأنها يمكن أن تأخذ خصومات ضريبية لمصاريف العمل العادية والضرورية. على سبيل المثال ، يجب عليهم إظهار الغرض من العمل في إيصالات السفر والإيصالات الأخرى.

الحدود الزمنية لخدمة الإيرادات الداخلية (IRS) للاحتفاظ بالسجلات الضريبية هي نفسها لكل من الشركات والأفراد.

ما هي قاعدة الاحتفاظ بالسجلات الضريبية؟

بشكل عام ، تقول مصلحة الضرائب الأمريكية إنه يجب عليك الاحتفاظ بسجلات تدعم مطالباتك بشأن إقرارك الضريبي للدخل والخصومات والائتمانات أثناء ما تسميه الوكالة فترة القيود على هذا الإرجاع.

فترة التقادم هي الوقت الذي يكون فيه أي من:

• يمكنك تعديل عودتك للمطالبة برصيد أو استرداد ؛ أو

• يمكن لـ IRS تقييم ضريبة إضافية

عادةً ما يبدأ تشغيل الحدود الزمنية عند تقديم الإرجاع ، ولكن إذا قمت بتقديم الملف قبل تاريخ الاستحقاق ، فسيبدأ الحد الزمني من تاريخ الاستحقاق. على سبيل المثال ، إذا قمت بتقديم ملف بتاريخ 15 مارس ، فسيبدأ الحد في 15 أبريل (أو تاريخ الاستحقاق هذا العام). ولكن إذا حصلت على امتداد وملف في 15 أكتوبر ، فسيبدأ القيد من ذلك التاريخ.

في بعض السنوات ، لا تكون الضرائب مستحقة في 15 أبريل. في عام 2021 ، أمام الشركات في تكساس ولويزيانا وأوكلاهوما مهلة حتى 15 يونيو لتقديم إقراراتها الضريبية لعام 2020. هذا تمديد لمرة واحدة قدمته مصلحة الضرائب استجابةً للعواصف الشتوية لعام 2021. أمام دافعي الضرائب في مناطق أخرى حتى 17 مايو 2021 لتقديم ضرائبهم الفيدرالية لعام 2020 ، لكن هذا ينطبق على الأفراد فقط ، وليس الشركات.

في معظم الحالات ، تكون فترة التقادم ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار ، لكن هناك حدودًا مختلفة لبعض المواقف.

حدود عندما لم تبلغ عن الدخل

الحد الأقصى هو ست سنوات إذا لم تقم بالإبلاغ عن الدخل الذي كان يجب الإبلاغ عنه ، وأكثر من 25٪ من إجمالي الدخل (من جميع المصادر) على العائد ، أو المنسوب إلى الأصول المالية الأجنبية وأكثر من 5000 دولار.

حدود تقديم المطالبات

إذا كنت ترغب في المطالبة باسترداد الأموال ، فيجب عليك تقديم المطالبة في غضون ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار عن تلك السنة (أو تاريخ الاستحقاق) ، أو عامين من تاريخ دفع الضريبة ، أيهما أحدث.

لتقديم مطالبة بشأن مدفوعات زائدة من خصم الديون المعدومة أو خسارة من الأوراق المالية عديمة القيمة ، يجب عليك تقديم المطالبة في غضون سبع سنوات من تاريخ استحقاق العائد.

حدود سجلات الممتلكات

احتفظ بسجلات الممتلكات حتى تنتهي فترة التقادم للسنة التي قمت فيها ببيع العقار أو التخلص منه.

على سبيل المثال ، إذا تم تدقيقك لأنك مدين بمال في الإقرار الضريبي لعام 2020 ، وقمت ببيع سيارة تجارية خلال عام 2019 ، فيجب عليك حفظ السجلات لهذه السيارة لمدة ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي لعام 2020 أو تاريخ الاستحقاق إذا كنت قد قدمت قبل ذلك التاريخ.

إذا قدمت إقرارًا احتياليًا ، أو لم تقدم إقرارًا ، فلا توجد فترة قيود على الوقت الذي يمكن فيه لمصلحة الضرائب تقدير الضريبة على هذا الإقرار.

حفظ عوائد ضرائب وسجلات ضرائب الرواتب

لا تنسى حفظ إقراراتك الضريبية السابقة. الحدود الزمنية للاحتفاظ بهذه الإقرارات هي نفسها بالنسبة للسجلات الضريبية الأخرى: ثلاث سنوات ، في معظم الحالات.

يجب أن تحتفظ الشركات بكشوف المرتبات ومعلومات الموظفين لعمليات التدقيق لمدة أربع سنوات على الأقل بعد مغادرة الموظف لشركتك. راجع هذه المقالة حول الاحتفاظ بسجلات شيكات الرواتب لمزيد من التفاصيل

تحذرك نقابة المحامين الأمريكية من عدم إتلاف الإقرارات الضريبية القديمة 3

مقارنة سريعة في حفظ السجلات الضريبية

عدد السنوات التي يجب عليك الاحتفاظ بالسجلات فيها:

متطلبات الدولة لحفظ السجلات الضريبية

تتبع معظم الولايات الأمريكية القواعد الفيدرالية لمصلحة الضرائب الأمريكية للاحتفاظ بالسجلات الضريبية ، لكن بعضها لديه فترات قيود أطول. تحتوي هذه المقالة حول الاحتفاظ بسجلات ضرائب الولاية على تفاصيل.

ماذا لو كان السجل مفقودًا أو تالفًا؟

ماذا تفعل إذا لم يكن لديك سجل بالخصم أو المصاريف التي طالبت بها على ضرائبك؟

إذا لم يكن لديك ، على سبيل المثال ، شيك مُلغى أو إيصال إلكتروني لإثبات الخصم ، يمكنك البدء بالتحقق من البنك الذي تتعامل معه لمعرفة ما إذا كان لديه نسخة من السجل. يمكنك أيضًا استخدام بيان مالي لبنك أو شركة استثمار لعرض المعاملة ، طالما أنه مقروء للغاية.

إذا تم تدمير سجلاتك في كارثة مثل فيضان أو حريق ، فيمكنك:

• احصل على نسخ من إقراراتك الضريبية باستخدام خدمة IRS Get Transcript أو اتصل على 9946-908-800 لطلبها.

• احصل على بطاقات الائتمان وكشوف الحسابات المصرفية من مؤسستك المالية.

• احصل على نسخ من السجلات المتعلقة بالعقار عن طريق الاتصال بالشركة التي قامت بعملية الشراء.

• تواصل مع المقاولين الذين قاموا ببناء منزلك أو إعادة تصميمه. يمكنك أيضًا الحصول على أوصاف مكتوبة من الأصدقاء والأقارب الذين شاهدوا الممتلكات قبل وبعد تدميرها.

• بالنسبة للممتلكات الموروثة ، تحقق من سجلات المحكمة ، أو تحدث إلى المحامي الذي تعامل مع الثقة أو التركة.

• بالنسبة للسيارات ، ابحث في Kelley Blue Book ، أو الرابطة الوطنية لتجار السيارات ، أو Edmunds عن قيم السوق العادلة الحالية.

مصادر المقالة

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني