Egal, ob Sie einen 9-to-five-Job haben, Telearbeit machen oder mit den Kindern zu Hause bleiben, jeder braucht eine effektive Methode, um seinen Tag zu bewältigen. Schließlich sind Perfektionismus, Prokrastination und der Mythos des Multitasking alles sehr reale Gefahren, die selbst die produktivsten Menschen an einem Ort feststecken können. Wie können Sie also Ihren Zeitplan kontrollieren und die Dinge wirklich erledigen?
Laut Leuten wie Elon Musk und Bill Gates kommt es darauf an, die Kontrolle über Ihre Zeit und Ihren Zeitplan zu übernehmen. Für sie verwenden sie "Mikroplanung", bei der ihr Tag in Fünf-Minuten-Schritten geplant wird. Auch wenn diese Art von Details für den Durchschnittsmenschen möglicherweise nicht erforderlich ist, gibt es dennoch eine Lektion für uns alle, die Kontrolle über Ihre Zeit zu erlangen, indem Sie sie planen oder in Stücke oder Blöcke aufteilen, macht Sie produktiver. Und der einfachste und effektivste Weg, dies zu tun, ist die "Zeitblockierung".1
Warum Zeitblockierung funktioniert
Manchmal als "Monotasking" oder "Time Chunking" bezeichnet, ist Zeitblockierung eine Zeitmanagementtechnik, bei der Sie einen Zeitraum blockieren, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.
Anstatt beispielsweise jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail oder eine Social-Media-Benachrichtigung erhalten, Ihr Telefon zu überprüfen, blockieren Sie bestimmte Zeiten im Laufe des Tages, um Anrufe zu beantworten, auf E-Mails zu antworten und Social-Media-Konten zu überprüfen.
Sie legen im Wesentlichen bestimmte Zeitblöcke fest, um wichtige Aufgaben oder Projekte abzuschließen. Am Ende ist Ihr Zeitplan in Zeitabschnitte unterteilt, in denen Sie sich jeweils auf eine Aufgabe oder ein Projekt konzentrieren.
Diese Art des Zeitmanagements macht nicht nur Ihre To-Do-Liste überschaubarer, sondern gibt Ihnen auch mehr Kontrolle über Ihren Tag und hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu priorisieren. Zeitblockierung verbessert auch die Konzentration und schreckt Prokrastination ab. Und am Ende des Tages werden Sie das Gefühl haben, tatsächlich etwas erreicht zu haben.
Das Argument gegen Multitasking
Viele Menschen glauben, dass sie mehrere Dinge gleichzeitig tun können und sie alle gut machen. Untersuchungen zeigen jedoch, dass nur etwa 2,5 % der Menschen in der Lage sind, effektiv Multitasking zu betreiben.2 Der Rest der Bevölkerung glaubt nur, dass sie Multitasking effektiv betreiben.
Tatsächlich gefährdet der Versuch, mehr als eine Sache gleichzeitig zu erledigen, beispielsweise SMS zu schreiben und Auto zu fahren oder eine wichtige E-Mail zu schreiben, während der Anruf eines Kunden zurückgeht, Ihre Fähigkeit, beide Aufgaben gut zu erledigen
Unterdessen ergab eine Studie der University of Utah aus dem Jahr 2013, dass Menschen, die versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, leichter abgelenkt werden, weniger produktiv sind, mehr Fehler machen und bei Erinnerungstests schlechter abschneiden.4
Ebenso kann sich ein schneller Wechsel zwischen zwei Projekten auf die Ergebnisse auswirken. Wir erledigen Aufgaben viel effektiver, wenn wir ihnen unsere volle Aufmerksamkeit schenken.5 Darüber hinaus warnen Neurowissenschaftler davor, dass der Versuch, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun oder unsere Aufmerksamkeit zu teilen, unsere Fähigkeit beeinträchtigt, selbst einfache Aufgaben auszuführen.6
Das bedeutet, dass wir umso weniger erreichen können, je mehr wir multitasken. Der Grund ist einfach. Wir verlieren unsere Konzentrationsfähigkeit, was bedeutet, dass Projekte länger dauern, als sie sollten.
So verwenden Sie die Zeitblockierung
Zeitblockierung oder Monotasking ermöglicht es Ihnen, sich auf jeweils ein Projekt zu konzentrieren. Dieser Ansatz reduziert nicht nur mentale Fehler, sondern kann Ihnen auch dabei helfen, Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen, insbesondere weil Sie all Ihre Energie und Aufmerksamkeit innerhalb des vorgegebenen Zeitblocks auf eine Aufgabe lenken.7 Hier ist ein Überblick darüber, wie Sie kann Zeitblockaden in Ihr Leben integrieren.
Entwickeln Sie Ihre Liste
Beginnen Sie damit, eine Liste aller Dinge zu erstellen, die für die Woche erledigt werden müssen. Listen Sie alle Ihre Arbeitsprojekte, Ihre familiären Verpflichtungen und sogar Ihre Trainingsziele auf. Das Ziel ist es, alles einzubeziehen, von den Telefonaten, die Sie führen müssen, bis hin zu den Mahlzeiten, die Sie zubereiten müssen.
Setzen Sie Sterne neben die Dinge, die unbedingt erledigt werden müssen, wie Arbeitsprojekte, Kundengespräche und Arzttermine. Normalerweise wird diese Aufgabe an einem Freitag nach der Arbeit oder an einem Sonntagabend vor Beginn der Arbeitswoche erledigt.
Bestimmen Sie Ihre Prioritäten
Sobald Ihre Liste erstellt ist, gehen Sie sie durch und setzen Sie Sterne bei den Projekten, die Ihre wichtigsten Prioritäten für die Woche sind. Versuchen Sie, es auf etwa zwei bis drei Dinge pro Tag zu beschränken. Das Ziel ist, dass Sie Ihren wichtigsten Aufgaben die besten Plätze in Ihrem Zeitblockierungsplan einräumen. Sie sollten auch jeden Tag Zeit einplanen, um auf E-Mails zu antworten, Anrufe zurückzurufen und soziale Medien zu überprüfen.
Erstellen Sie eine tägliche Blaupause
Ihr nächster Schritt besteht darin, darüber nachzudenken, wie viel Zeit Sie an einem Tag haben und wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe auf Ihrer Liste einplanen möchten.
Beginnen Sie damit, Zeitblöcke für die Dinge zu erstellen, die Sie jeden Tag tun, wie Ihre Morgenroutinen und Abendrituale, Sport, Ihren Weg zur und von der Arbeit, Mahlzeiten und Essenszubereitungen, Hilfe bei den Hausaufgaben und so weiter.
Ein Beispielplan für jemanden, der Telearbeit leistet, könnte so aussehen:
- Das morgendliche Ritual/die Übung von 6:00 bis 7:30 Uhr
- Die 7:30 Uhr bis 8:00 Uhr Bring Kids to School
- Von 8:00 bis 8:30 Uhr auf E-Mails antworten/Social Media überprüfen
- Das Prioritätsprojekt von 8:30 bis 10:30 Uhr (fügen Sie eine Ihrer Prioritäten ein)
- Die Anrufe von 10:30 bis 11:00 Uhr Pause/Rückkehr
- Die von 11 bis 12:30 Uhr Prioritätsprojekt (fügen Sie eine Ihrer Prioritäten ein)
- Die 12:30 Uhr bis 13:00 Uhr Mittagspause
- Die 13:00 Uhr bis 13:30 Uhr Auf E-Mails antworten/Social Media überprüfen
- Die 13:30 Uhr bis 15:30 Uhr Prioritätsprojekt (fügen Sie eine Ihrer Prioritäten ein)
- Die 15:30 Uhr bis 16:30 Uhr Kinder kehren von der Schule zurück/Talk About Day
- Die 16:30 Uhr bis 18:00 Uhr Abendessen vorbereiten/essen/aufräumen
- Die 18:00 Uhr bis 19:00 Uhr Prioritätsprojekt (fügen Sie eine Ihrer Prioritäten ein)
- Die 19:00 Uhr bis 21:00 Uhr Freizeit/Hilfe bei den Hausaufgaben
- Die 21:00 Uhr 21:30 Uhr Auf E-Mails antworten/Social Media überprüfen
- Die 21:30 Uhr bis 22 Uhr Abendritual
Dies ist natürlich ein sehr einfacher Bauplan und wäre nicht für jeden geeignet. Der Schlüssel ist, dass Sie eine Blaupause für Ihren typischen Tag mit Zeitblöcken entwickeln, in denen Sie sich auf Ihre wichtigen Aufgaben oder Projekte konzentrieren können.
Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das Teambesprechungen, regelmäßige Schulungen oder wöchentliche Telefonkonferenzen veranstaltet, müssen Sie dies ebenfalls berücksichtigen. Und vergessen Sie nicht, die Reisezeit einzuplanen, wenn Sie Meetings oder Termine unter der Woche haben. Möglicherweise müssen Sie auch eine andere Blaupause für das Wochenende entwickeln.
Manche Leute müssen jede Woche neue Blaupausen entwickeln. Andere Menschen haben ein sehr strukturiertes Arbeitsumfeld und können Woche für Woche dieselbe Blaupause verwenden. Tun Sie, was Ihnen gut tut. Sie haben die Kontrolle über Ihren Zeitplan und können ihn an Ihre Bedürfnisse und Prioritäten anpassen und ändern.
Blockieren Sie Ihren ganzen Tag
Im Idealfall können Sie nach Fertigstellung Ihres Entwurfs jeden Tag der Woche blockieren. Beginnen Sie mit Ihren obersten Prioritäten und gehen Sie von dort aus. Wenn Ihre oberste Priorität für die Woche beispielsweise darin besteht, bis Freitag einen ausführlichen Aktivitätsbericht zu schreiben, überlegen Sie, wie lange Sie für die Erstellung benötigen.
Wenn Sie also glauben, dass Sie vier Stunden brauchen, um den Bericht fertigzustellen, können Sie am Montag zwei Stunden und am Dienstag zwei Stunden für die Bearbeitung des Berichts einplanen. Planen Sie dann am Mittwoch eine weitere Stunde ein, um es zu prüfen, Änderungen vorzunehmen und es abzuschließen. Indem Sie zu Beginn der Woche festgelegte Zeitblöcke für die Erstellung des Berichts einplanen, vermeiden Sie nicht nur das Aufschieben, sondern nehmen sich auch die Zeit, die Sie für die Entwicklung des Berichts benötigen.
Schützen Sie Ihre Zeit
Sobald Sie Ihren Zeitplan abgeschlossen haben, schützen Sie Ihre Zeit so gut Sie können. Natürlich kommen unerwartete Dinge und Sie müssen flexibel sein. Aber widerstehen Sie dem Drang, Ihre vorrangige Projektzeit für etwas aufzugeben, das warten kann.
Informieren Sie Kollegen und Familienmitglieder, wenn Sie nicht erreichbar sind. Behandeln Sie diese Zeitblöcke dann so, als ob Sie sich mit einem sehr wichtigen Kunden treffen würden. Niemand würde auf die Idee kommen, Sie während eines Meetings zu unterbrechen. Ebenso ist das Ziel, dass Sie während Ihrer geschützten vorrangigen Projektzeit nicht unterbrochen werden.
Ein Wort von Verywell
Die effektive Nutzung von Zeitblockaden kann Ihnen helfen, die Kontrolle über Ihren Tag zu übernehmen, Ihre Aufmerksamkeit zu fokussieren und Prokrastination abzuwehren. Anfangs kann es einige Versuche und Irrtümer erfordern, um eine Blaupause zu erstellen, die für Sie funktioniert, aber mit ein wenig Übung und einer kleinen Portion Geduld werden Sie in kürzester Zeit ein Profi.