كيفية الرد على الهاتف مهنيا في عملك

نصائح حول كيفية الرد على الهاتف مهنيا

صورة Jiaqi Zhou The Balance 2019

يحتاج كل شخص في عملك إلى معرفة كيفية الرد على الهاتف بشكل احترافي ، وليس فقط موظف الاستقبال أو مندوب العميل. لا تعرف أبدًا متى لن يتمكن الشخص الذي من المفترض أن يرد على الهاتف من القيام بذلك وسيقوم شخص آخر بالتدخل والتقاطه (خاصة إذا كنت تدير مشروعًا منزليًا). حتى في أيام الرسائل النصية والبريد الإلكتروني هذه ، لا يزال الهاتف هو نقطة الاتصال الأساسية في معظم الأعمال مع العملاء ، وستشكل الطريقة التي يتم بها الرد على هاتف شركتك الانطباع الأول لعميلك عن عملك. إذا كان الشخص الذي يرد على المكالمة غير محترف ، فقد يكون هذا هو آخر انطباع لدى العميل أيضًا! إليك كيفية الرد على الهاتف بشكل صحيح وكسب العمل بدلاً من خسارته.

كيفية الرد على نصائح الهاتف

• الرد على جميع المكالمات الهاتفية الواردة قبل الرنة الثالثة.

• عندما ترد على الهاتف ، كن دافئًا ومتحمسًا ومهنيًا. أحيانًا يكون صوتك على الهاتف هو الانطباع الوحيد لشركتك الذي سيحصل عليه المتصل.

• عند الرد على الهاتف ، رحب بالمتصلين بلطف وحدد هويتك ومنظمتك على الفور. قل ، على سبيل المثال ، "صباح الخير. Cypress Technologies. سوزان تتحدث. كيف يمكنني مساعدتك؟" لا تقل "مرحبًا" فقط. لا ينبغي لأحد أن يسأل أبدًا عما إذا كانوا قد وصلوا إلى مثل هذا العمل التجاري.

• تحدث بوضوح ، وحافظ على مستوى صوتك معتدلًا ، وتحدث ببطء ووضوح عند الرد على الهاتف حتى يتمكن المتصل من فهمك بسهولة.

• تحكم في لغتك عند الرد على الهاتف. لا تستخدم الكلمات العامية أو الطنانة. بدلاً من قول "حسنًا" أو "لا مشكلة" ، على سبيل المثال ، قل "بالتأكيد" أو "جيد جدًا" أو "حسنًا". إذا كنت شخصًا يستخدم مواد مالئة عند التحدث ، مثل "آه هوه" أو "أم" أو عبارات مثل "أعجبني" أو "أنت تعرف" ، فدرّب نفسك جيدًا على عدم استخدامها عند التحدث على الهاتف . (تعرف على المزيد حول مشكلة الكلام لاستخدام مواد الحشو وكيفية حل المشكلة.)

• تدريب صوتك ومفرداتك على أن تكون إيجابيًا عند الرد على الهاتف ، حتى في يوم "منخفض". المفردات الإيجابية هي تلك التي تركز على مساعدة العميل. على سبيل المثال ، بدلاً من قول "لا أعرف" ، قل ، "دعني اكتشف ذلك من أجلك."

• عندما ترد على الهاتف ، خذ رسائل الهاتف بشكل كامل ودقيق. إذا كان هناك شيء لا تفهمه أو لا يمكنك تهجئته ، مثل لقب شخص ما ، فاطلب من المتصل تكراره أو تهجئته لك. ثم تأكد من وصول الرسالة إلى المستلم المقصود.

• إذا اضطر الأشخاص إلى ترك رسائل لك ، فقم بالرد على جميع مكالماتك الهاتفية في غضون يوم عمل واحد. لا يمكنني التأكيد على هذا بما فيه الكفاية. تذكر الطيور المبكرة؟ يمكن للمتصل المبكر الحصول على العقد ، والبيع ، وحل المشكلة ... وتعزيز الانطباع الإيجابي لعملك الذي تريد تعميمه. هناك أشياء قليلة تزعج المتصلين الذين يحاولون الوصول إلى عملك أكثر من المكالمات التي لم يتم الرد عليها.

• اسأل المتصل دائمًا عما إذا كان من الجيد وضعها في الانتظار عند الرد على الهاتف ، ولا تترك الأشخاص قيد الانتظار. تزويد المتصلين في الانتظار بتقارير التقدم كل 30 إلى 45 ثانية. اعرض عليهم خيارات إن أمكن ، مثل "هذا الخط لا يزال مشغولاً. هل ستستمر في الانتظار أم ينبغي عليّ ________ معاودة الاتصال بك؟"

• لا تستخدم سماعة الهاتف إلا إذا لزم الأمر. تعطي الهواتف ذات السماعات انطباعًا بأنك لا تركز بشكل كامل على مكالمته ، وتجعله يعتقد أن مكالمته ليست خاصة. الوقت الوحيد لاستخدام مكبر الصوت هو عندما تحتاج إلى وجود أكثر من شخص في المحادثة من جانبك. اسأل المتصل إذا كان بإمكانك وضعها على مكبر الصوت قبل القيام بذلك.

• إذا كنت تستخدم البريد الصوتي أو جهاز الرد على المكالمات للرد على المكالمات عندما لا تستطيع ذلك ، فتأكد من أن لديك رسالة احترافية مسجلة ، تقوم بنفس الشيء مثل النصيحة رقم 3 ، وتعطي المتصلين أي معلومات أخرى ذات صلة قبل أن تسجل رسائلهم . قم بتحديث رسالة البريد الصوتي الخاصة بك حسب الحاجة. على سبيل المثال ، إذا كان عملك سيغلق لقضاء عطلة ، فقم بتحديث رسالة البريد الصوتي الخاصة بك لتقول ذلك وتوضح متى سيتم إعادة فتح عملك.

• درب أي شخص آخر قد يرد على الهاتف للإجابة بنفس الطريقة ، بما في ذلك أفراد الأسرة الآخرين إذا كنت تدير عملاً من المنزل. تحقق من كيفية الرد على هاتف عملك من خلال الاتصال ومعرفة ما إذا كان يتم الرد على الهاتف بطريقة احترافية. إذا لم يجتازوا الاختبار ، فانتقل إلى قائمة "كيفية الرد على الهاتف" معهم للتأكد من أن كل فرد في عملك يعرف كيفية الرد على المكالمات الهاتفية بشكل صحيح.

أنظر أيضا:

نصائح لإدارة الوقت للمكالمات الهاتفية الواردة

القواعد الثمانية لخدمة العملاء الجيدة

10 طرق للحصول على كلام إيجابي لعملك

10 طرق منخفضة التكلفة للترويج لعملك

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني