كيفية زيادة الإنتاجية في العمل

تخيل أن تغلق كل يوم عمل بتنهيدة راضية ، مع العلم أنك كنت مثمرًا لدرجة أنك أنجزت كل شيء في قائمتك. ومعرفة أيضًا أنك كنت في قمة الإبداع في أداء مهامك بكفاءة وبشكل جيد. هل ترى نفسك صفيرًا وأنت تبتعد عن العمل؟

يمكنك أن تكون النجم في هذا الفيلم فيما يتعلق بالإنتاجية ، بدلاً من الإصدار البديل حيث تنهي اليوم متعبًا ومنخفضًا خلف مكتب مكدس بمشروعات غير مكتملة. إذا لم تعجبك الطريقة التي يسير بها يوم عملك المعتاد ، فهناك طريقة لتغييره.

معظمنا ليسوا منتجين كما نرغب لسببين: لدينا عادات سيئة تتداخل مع إنتاجيتنا في مكان العمل وكانت تفاعلية وليست استباقية ، وإطفاء الحرائق بدلاً من إحراز تقدم نحو أهدافنا.

الحل بسيط ، وإن لم يكن سهلاً دائمًا. يمكننا استبدال عاداتنا السيئة وأنماطنا التفاعلية بعادات جيدة تجعلنا استباقيين ، ونتولى مسؤولية أيام العمل الخاصة بنا. اتبع هذه النصائح حول كيفية زيادة الإنتاجية لتصبح نفسك الأفضل والأكثر إنتاجية في العمل.

قم برفع الأشياء الثقيلة عندما تكون في أفضل حالاتك

هناك نصائح لا حصر لها للناس بعدم القيام بمهام الرواسب الذهنية مثل الرد على البريد الإلكتروني أو الأعمال الروتينية في الصباح ، ولكن البدء بدلاً من ذلك في القيام بأي مهام تتطلب الكثير من الإبداع وهو أمر رائع إذا كنت شخصًا صباحيًا. إذا كنت أكثر من بومة ليلية ، مثلي ، فمن الواضح أن هذا لن يعمل بشكل جيد بالنسبة لك.

ينصح خبير الإنتاجية توني وونغ ، استغل صباحك للتركيز على نفسك ابدأ يومك بشكل صحيح من خلال تجاهل رسائل البريد الإلكتروني في الصباح والحصول على وجبة فطور جيدة أو قراءة الأخبار أو التأمل أو التمرين. سيضمن ذلك حصولك على الوقود اللازم ليوم مثمر. النقطة المهمة هي ، القيام بالمهام الأكثر تطلبًا في وقت ذروة الإنتاجية الشخصية ، متى كان ذلك.

توقف عن تعدد المهام

إنه قاتل للإنتاجية. تظهر الأبحاث أنه يمكن تقليل الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40٪ بسبب العوائق الذهنية التي تنشأ عند تبديل الأشخاص للمهام. والأمر الأكثر إثارة للدهشة ، في دراسة أجرتها جامعة لندن ، أن معدل الذكاء انخفض بمقدار 15 نقطة لبعض الرجال متعددي المهام.

هل تحتاج إلى مزيد من الأدلة؟ تشير دراسة من جامعة ساسكس في المملكة المتحدة إلى أن تعدد المهام قد يؤذي عقلك فعليًا. وجدت الدراسة أن المشاركين المدمنين على استخدام أجهزة متعددة في وقت واحد لديهم كثافة أقل للمادة الرمادية في منطقة دماغية تسمى القشرة الحزامية الأمامية ، والتي ترتبط بالتحكم العاطفي واتخاذ القرار والتعاطف واستجابة الدماغ للمكافآت.

لذا توقف عن محاولة القيام بكل شيء مرة واحدة. بدلاً من ذلك ، قم بزيادة الإنتاجية بشكل كبير من خلال منح اهتمامك الكامل لمهمة واحدة في كل مرة. عندما تبدأ عيناك ويديك في الانجراف نحو شيء آخر ، فكر في مدى أهمية الاحتفاظ بكل خلاياك الرمادية الصغيرة.

قم بإعداد قائمة مهام كل ليلة

قوائم المهام هي مساعدات إنتاجية لا تقدر بثمن. إنهم يجعلونك منظمًا ، ويزودونك بالتركيز ، ويكافئونك بمشاعر الرضا عندما تكون قادرًا على التحقق من الأشياء التي أنجزتها.

إن إعداد (أو تحديث) قائمة مهام كل ليلة يعني أنك لن تضيع الوقت في بداية يوم العمل في البحث عن مهمتك. قد تحاول حتى التحدث من خلال قائمتك مع شخص ما. يشرح ليو ويلدريتش ، المؤسس المشارك لـ Buffer ، قوة هذه التقنية في "ما يفعله تعدد المهام لأدمغتنا":

قطع قائمة المهام الخاصة بك

كم عدد العناصر الموجودة في قائمة مهامك النموذجية؟ ثمانية؟ ثمانية وعشرون؟ ومع ذلك ، ستشعر بالرضا عند الانتهاء من كل منها وشطبها. لكنك لن تنضم أبدًا إلى صفوف النجوم البارزين في الإنتاجية إلا إذا شطب بعضها قبل أن تهتم بفعلها لأن الإنتاجية الأعلى تتطلب التركيز.

في "دروس القيادة الحقيقية لستيف جوبز" ، يروي والتر إيزاكسون ، مؤلف كتاب ستيف جوبز ، كيف أن إصرار جوبز على أن تنتج شركة آبل أربعة أجهزة كمبيوتر فقط أنقذ الشركة. كما يربط كيف استخدم جوبز قوائم المهام لتوليد التركيز:

التركيز يعني تضييق خياراتك. لذلك كل ليلة عندما تراجع قائمة المهام الخاصة بك ، اسأل نفسك سؤالين ؛

• ما هي المهام الهامة في هذه القائمة؟

• كم عدد هذه المهام المهمة التي يمكنني تحقيقها بشكل واقعي أو إحراز تقدم كبير غدًا؟

مندوب بشكل صحيح

التفويض هو الإنتاجية حيث أن مسدس الأظافر هو لقيادة الأظافر. بمجرد أن تبدأ في استخدامه ، ستندهش من مدى سرعة وأسهل عملك. إذا فعلت ذلك بشكل صحيح ، فهذا هو. بالنسبة للعديد من المديرين ورجال الأعمال ، فإن التفويض يشبه السباحة الدب القطبي ؛ يغرقون في حماس ولكن يقفزون بنفس السرعة.

لماذا ا؟ الشكوى الأكثر شيوعًا هي أن تفويض العمل يمنح المدير أو القائد المزيد من العمل ؛ الآن عليهم الإشراف على عمل شخص آخر بالإضافة إلى القيام بعملهم الخاص. ولكن إذا قمت بتعيين مهمة إلى شخص ما ثم قمت بالإشراف عليه عن كثب أثناء قيامه بها ، فأنت تديره بالتفصيل ، وليس تفويضه.

عندما تفوض بشكل صحيح ، يكون لديك المزيد من الوقت لقضائه على عملك الخاص. المفتاح هو إسناد المهمة الصحيحة إلى الشخص المناسب الذي تعرف أن لديه المهارات اللازمة للقيام بهذه المهمة ويمكنك الوثوق في الحصول عليها ثم تركها لها. يستغرق الأمر بعض الوقت لتعتاد على ذلك ، لكنك ستندهش من مدى إنتاجيتك عندما تتخلى عنك حقًا.

تخلص من المشتتات

تشارك نيلوفر ميرشانت ، كاتبة HBR ومؤسسة Rubicon Consulting ، بعض النصائح القيمة التي قدمها لها رئيسها في بداية حياتها المهنية:

لقد نظرنا بالفعل في أهمية التركيز. لكن الجانب الآخر هو أنك بحاجة إلى تحديد تلك الديوك الرومية وتجاهلها أيضًا. وبالنسبة للكثيرين منا ، فإن تلك الديوك الرومية التي تتطلب الاهتمام هي وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني.

لكي تكون منتجًا ، تحتاج إلى إيقاف الضوضاء وإبعادها. قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني والهاتف إذا كنت بحاجة إلى التركيز الكامل. هل أنت مدمن على Facebook أو Twitter؟ استخدم وسائل التواصل الاجتماعي كجزرة. امنح نفسك X عددًا من الدقائق في التصفح بعد أن تنجز مهمة كبيرة. ثم أغلقها وارجع إلى العمل.

خطة المكالمات الهاتفية

ألن يكون من الجيد أن يكون لديك سكرتير شخصي خاص بك حتى تتمكن من القول ، أوقف مكالماتي! بينما كنت تعمل على شيء ما؟ حسنا خمن ماذا؟ يمكنك إدارة مكالماتك الهاتفية بنفسك وسيكون المردود مكاسب ضخمة في الإنتاجية.

أولاً ، ما لم تكن تتوقع مكالمة حرجة ، قم بإيقاف تشغيل هاتفك عندما تكون على وشك العمل في مشروع يحتاج إلى انتباهك الكامل. بعد ذلك ، خصص وقتًا منظمًا لإجراء جميع مكالماتك الصادرة حتى تقضي وقتًا أقل في محاولة الوصول إلى الأشخاص والمزيد من الوقت في المحادثات المثمرة.

إذا كنت تعمل على شيء لا يحتاج إلى اهتمامك الكامل ، فلا تتردد في ترك هاتفك قيد التشغيل والرد على المكالمات ؛ إنه يوفر عليك من الحصول على مجموعة من المكالمات الهاتفية للعودة في وقت ما خلال يومك. لكن اعرف متى سيكون الهاتف مصدر إلهاء ، وابتعد عن الطريق.

فصل فترات العمل عن طريق التمرين

أظهرت الدراسات أن النشاط البدني يعزز وظائف المخ. وبينما قد تفترض (بحق) أن تلك القوة الذهنية المعززة ستمنحك تركيزًا محسنًا وإبداعًا أكثر وتعلمًا أسرع ، فقد لا تدرك أن التمرين يزيد من مهاراتك العاطفية أيضًا ، مما يعني أنك ستجد أنه من الأسهل التعامل مع الآخرين. .

إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من المال ، فتمرن خلال ساعات العمل. وجدت دراسة أجرتها جامعة ليدز متروبوليتان أن 65٪ من العمال الذين استخدموا صالة الألعاب الرياضية في الشركة في وقت الغداء كانوا أكثر إنتاجية وكان لديهم تفاعل شخصي أفضل مع زملائهم من أولئك الذين لم يستخدموا الصالة الرياضية في الغداء.

باختصار ، حان الوقت لأخذ هذه الكلمات من رون فريدمان إلى القلب والدخول في ممارسة روتينية منتظمة:

كن متفائل

الناس السعداء أكثر إنتاجية.

في دراسة أجرتها جامعة ماستريخت حول التفاؤل والأداء في مراكز الاتصال ، أظهرت النتائج أن المتفائلين في المجموعة التي تم اختبارها حققوا المزيد من المبيعات وحققوا المزيد من المكافآت. وبشكل أكثر تحديدًا ، كان المتفائلون ذوو النزعة فقط هم الذين أظهروا نجاحًا أكبر. يعرّف مؤلفو الدراسة التفاؤل الميول بأنه توقع نتائج جيدة بشكل عام على النتائج السيئة في الحياة.

إذا لم تكن شخصًا متفائلًا بطبيعتك ، فهذه هي النزعة التي تريد صقلها والخبر السار هو أنه يمكنك ذلك. في دراساته ، طلب الباحث والمؤلف في السعادة Shawn Achor من مديري الضرائب في KMPG أداء أحد الأنشطة الخمسة يوميًا لمدة ثلاثة أسابيع. ووجد أن المجموعة التجريبية التي حصلت على أعلى الدرجات في التفاؤل والرضا عن الحياة بعد انتهاء التجربة مباشرة وبعد أربعة أشهر كانت المجموعة المكلفة بالتفاعل بشكل إيجابي مع الأشخاص في شبكة الدعم الاجتماعي الخاصة بهم.

وجد Achor في بحثه أن الطريق الأكثر مباشرة إلى السعادة هو تقديم الدعم الاجتماعي للآخرين:

الحصول على قسط كاف من النوم

اعترف سبعون بالمائة من الأمريكيين بالنوم أثناء العمل في استطلاع أجراه ويليام أ. أنتوني ، دكتوراه ، طبيب نفساني إكلينيكي ومدير مركز جامعة بوسطن لإعادة التأهيل النفسي. لماذا ا؟ يقول أنتوني ، لأنهم بحاجة إلى ذلك. التنقل في الصباح الباكر ، وساعات العمل الطويلة ، والكثير من المسؤوليات في المنزل تعني أن أعدادًا متزايدة من الأشخاص لا يحصلون على الراحة التي يحتاجون إليها.

نعلم جميعًا أن الحرمان من النوم له آثار سلبية على أدائنا. قلة النوم تقلل من تركيزنا وذاكرتنا العاملة وقدرتنا الرياضية والتفكير المنطقي. ولأن قشرة الفص الجبهي معرضة بشكل خاص لقلة النوم ، فإن المهام التي تتطلب تفكيرًا منطقيًا أو تفكيرًا معقدًا ستكون الأكثر ضعفًا. والمثير للدهشة أن الحرمان من النوم ليلة واحدة فقط لخلق عجز كبير في قدراتنا.

إذن ما هو مقدار النوم الذي تحتاجه؟ من سبع إلى تسع ساعات في الليلة إذا كنت بالغًا تتراوح أعمارهم بين 26 و 64 عامًا ، وفقًا لمؤسسة النوم الوطنية. إذا كنت لا تحصل على الكثير ، فإن أخذ قيلولة أثناء النهار قد يكون مفيدًا لإنتاجيتك.

نصيحة أخيرة

لكن بالتأكيد ليس آخراً: اعتني بنفسك.

الحصول على قسط كافٍ من النوم وجعل التمارين جزءًا من روتينك هما شيئان فقط من الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها كل يوم لتكون في أفضل حالاتك وأكثر إنتاجية.

ربما تعرف الباقي:

• اتبع نظامًا غذائيًا صحيًا.

• اشرب الكثير من الماء.

• تخلص من عاداتك السيئة ، سواء كانوا يدخنون أو يتسكعون حول الأشخاص السامين.

• وكن لطيفًا مع نفسك ومع الآخرين. خذ وقتًا لنفسك وافعل أي شيء (صحي) يعيد شحنك وينعشك.

كلما كنت أكثر صحة ، كلما كنت أكثر إنتاجية. وكلما كنت أكثر إنتاجية في عملك ، زاد الوقت الذي ستقضيه كيفما تشاء.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني