كيفية إنشاء نظام إدارة الوثائق

إدارة المستندات هي عملية معالجة المستندات بطريقة يمكن من خلالها إنشاء المعلومات ومشاركتها وتنظيمها وتخزينها بكفاءة وبشكل مناسب. على هذا النحو ، فإن تعلم كيفية إنشاء نظام إدارة المستندات أمر بالغ الأهمية للشركات.

بالنسبة للعديد من الشركات ، ينصب تركيز نظام إدارة المستندات على تنظيم المستندات وتخزينها. إنهم يريدون أن يكونوا قادرين على تخزين المستندات بطريقة منظمة وآمنة لا تزال تسمح بالعثور على المستندات بسهولة. ستوضح لك هذه المقالة كيفية إنشاء نظام إدارة مستندات يقوم بذلك بالضبط.

التحدي: مزج القديم والجديد

إذا قمت بكتابة نظام إدارة المستندات في أي محرك بحث ، فستحصل على قوائم طويلة من حلول إدارة المستندات ، والعديد منها يتميز ببرامج أو تطبيقات تعلن عن مزايا وجود مكتب بلا أوراق.

ومع ذلك ، تم تصميم برامج أو تطبيقات إدارة المستندات لتحسين معالجة أعمالك للملفات الإلكترونية. تكمن المشكلة في أنه يتعين على العديد من الشركات الصغيرة التعامل مع مزيج من البيانات القديمة على الورق والملفات الإلكترونية ، وفي بعض الحالات تكون نسبة البيانات الورقية أكبر بكثير.

يتمثل أحد الحلول لمشكلة بيئة البيانات المختلطة في استخدام نظام تصوير المستندات لتحويل جميع مستندات عملك إلى نموذج إلكتروني. لكن هذا مكلف للغاية ويستغرق وقتًا طويلاً للعديد من الشركات الصغيرة.

والخبر السار هو أنه يمكنك وضع أساسيات نظام إدارة المستندات في مكانها دون شراء أي برنامج خاص أو المرور بتصوير المستندات بالجملة. لا يجب أن يكون النظام معقدًا ؛ عليك فقط استثمار بعض الوقت في التخطيط لها وتنفيذها.

3 خطوات لنظام إدارة المستندات

يتضمن إعداد نظام إدارة المستندات ثلاث خطوات:

• قم بإنشاء خطة إدارة المستندات

• تنفيذ خطة إدارة الوثائق

• اتبع من خلال

الخطوة الأولى هي الأكثر تفصيلاً ، لذا دعنا نستكشفها أكثر.

إنشاء خطة إدارة المستندات

تتضمن الخطوة الأولى الإجابة على هذه الأسئلة الأربعة:

1. ما هي قواعد إنشاء المستندات؟

الفواتير ، رسائل تذكير الدفع ، كتيبات المبيعات ، البريد الإلكتروني ، الميزانيات العمومية ، جداول البيانات ، التقارير ، تقوم جميع الشركات بإنشاء مجموعة متنوعة من المستندات أثناء القيام بالأعمال التجارية وتتبعها. وللحفاظ على الأشياء منظمة ، تحتاج جميع الشركات إلى وضع قواعد لإنشاء المستندات.

• هل توجد قوالب داخلية لبعض مستندات العمل القياسية الخاصة بك ، مثل الرسائل والفواتير ، وأين توجد؟

• هل يوجد دليل أسلوب داخلي يجب اتباعه؟

• هل يجب أن تكون المستندات الجديدة مؤرخة أم مختومة بالوقت؟

• ما هي الإجراءات التي يجب اتباعها لمشاركة المستندات أو مراجعتها؟

بالنسبة لبعض الشركات الصغيرة ، ستكون النقطة الوحيدة المهمة هي مكان وجود قوالب مستندات العمل المختلفة وكيفية استخدامها. ولكن إذا كان إنشاء المستندات داخل عملك يتضمن أشخاصًا مختلفين يتعاونون في المستندات أو يراجعونها أو يحدّثوها ، فستحتاج إلى قضاء بعض الوقت في تحديد كيفية القيام بهذه الأشياء لضمان الكفاءة والاتساق.

2. كيف سنخزن المستندات؟

هناك تكاليف مرتبطة بالتخزين ، ومن المحتمل أن يكون أكبرها ، بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة ، هو تكلفة الوقت الضائع عندما يبحث الأشخاص عن المستندات. إذن فالسؤال هو: كيف سيتم إيداع المستندات؟ مفتاح حفظ المستندات هو اتباع ممارسات إدارة الملفات الجيدة. من الضروري وجود نظام واضح وسهل المتابعة.

تحتاج أيضًا إلى معرفة كيفية أرشفة المستندات. كيف ستتعامل مع الملفات القديمة أو الجاهزة لنقلها إلى الناسخ الخلفي في نظام إدارة المستندات الخاص بك؟

بالقرب من بداية كل عام ، على سبيل المثال ، يجب أن تتصفح الملفات المختلفة المتعلقة بالعمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، والتخلص من تلك التي لم تعد حالية ، وإنشاء مجلدات جديدة مصنفة حسب السنة والموضوع ، ونقل الملفات حسب الحاجة. يمكنك أن تفعل الشيء نفسه مع الملفات الورقية ؛ ليس من الصعب إزالة المستندات القديمة من مجلد الملفات وإنشاء مجلد جديد مع "قديم" في العنوان. تقدم بعض البرامج خيارات الأرشفة التلقائية.

3. كيف يمكن تبسيط استرجاع الوثائق؟

هذا السؤال هو قلب نظام إدارة المستندات الخاص بك. في استطلاع أجرته شركة Leger Marketing لشركة Xerox Canada ، قال أصحاب الأعمال الصغيرة والمتوسطة والمديرون الكنديون في المتوسط إن إدارة المستندات وتخزينها تبلغ تكلفتها 2152 دولارًا سنويًا وحوالي ساعة واحدة يوميًا للبحث عن هذه المستندات.

مرة أخرى ، يمكن لممارسات التسجيل الجيدة أن تقطع شوطًا طويلاً نحو حل المشكلة. إذا قمت بأشياء مثل اتباع اصطلاحات التسمية الصارمة باستمرار ، على سبيل المثال ، فسيكون العثور على المستندات أسهل بكثير.

وسواء كنت مالكًا وحيدًا أو صاحب عمل مع موظفين ، يجب عليك إنشاء قائمة بمواقع الملفات ، والتي ستذكر المستخدمين أين تذهب أنواع معينة من الملفات وأين يمكن العثور عليها. تذكر أن تقوم بتضمين ما إذا كان الملف سيكون على نظام الكمبيوتر الخاص بك ، أو خادم داخلي ، أو في السحابة ، أو في مكان مادي مثل خزانة الملفات. على سبيل المثال ، افترض أنك تستخدم صورًا أو مقاطع فيديو أو حتى صورًا ورقية في عملك. قد يكون الإدخال في قائمة مواقع الملفات:

• الصور الرقمية / الفيديو: جهاز الكمبيوتر (أو الخادم) محرك الأقراص E: / ملف الصور في مجلد الموضوع المناسب الصور الورقية: خزانة الملفات 3 صور ألفا حسب الموضوع

يجب أن يتم تصنيف الشبكة المشتركة أو محركات الأقراص السحابية وفقًا للمحتويات ، كما هو الحال مع أدراج خزانة الملفات.

4. كيف يمكننا تأمين مستنداتنا والحفاظ عليها؟

يتمثل خط الدفاع الأول لأمن المستندات في تأمين المباني التجارية نفسها فعليًا. تحتاج جميع الشركات ، حتى تلك التي تعمل في المنزل ، إلى تثبيت أنظمة أمان.

قد تحتاج الشركات أيضًا أو ترغب في الاستثمار في أجهزة أمان أخرى ، مثل قضبان النوافذ أو الكاميرات الأمنية أو خدمات الدوريات. يمكنك قضاء كل الوقت الذي تريده لإنشاء كلمات مرور وتشفير الملفات في محاولة لحماية ملفاتك الإلكترونية ، ولكن لا يهم كثيرًا إذا كان بإمكان شخص ما التجول وسرقة جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

تشمل إجراءات أمان المستندات الإضافية ما يلي:

• قفل جميع خزانات الملفات بعد ساعات العمل (وأثناء الغداء إذا لم يكن هناك شخص موثوق به)

• النسخ الاحتياطي للوثائق الإلكترونية بانتظام ، ويفضل أن يكون ذلك خارج الموقع للحماية من محو بيانات عملك بسبب الكوارث الطبيعية

• تقييد وصول المستخدم إلى مستندات وتطبيقات ومجلدات معينة على أي أجهزة كمبيوتر مشتركة

• منع سرقة الموظفين عن طريق إجراء فحوصات الخلفية والمراجع كجزء من عملية التوظيف الخاصة بك

التنفيذ والمتابعة من خلال

بمجرد إنشاء خطة إدارة المستندات الخاصة بك عن طريق الإجابة على الأسئلة أعلاه ، فأنت على استعداد لتنفيذها. تأكد من أن جميع موظفيك يعرفون تفاصيل نظام إدارة مستندات أعمالك وأن الجميع يتبع الإجراءات المناسبة عند إنشاء المستندات وتخزينها واسترجاعها.

سيتعين عليك أيضًا التأكد من أن كل شخص يصل إلى المستندات ويستخدمها داخل مؤسستك يتبع ذلك من خلال تسمية المستندات وتخزينها بشكل مناسب باستمرار. تحقق من الموقع على أساس منتظم لاختبار ما إذا كان يمكن العثور على ملفات معينة بسهولة وللحماية من سوء التوافق. حتى الإهمال العرضي يمكن أن يلقي بالنظام بأكمله.

يمكنك إعداد نظام إدارة المستندات في يوم واحد ، ولكن تنفيذه باستمرار بمرور الوقت سيكون مفتاح نجاحه. المكافآت ضخمة ستوفر الكثير من الوقت وتنال راحة البال.

مصادر المقالة

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني