سبع طرق لزيادة التواصل في مشروعك الصغير

التواصل هو أساس كل علاقة في حياتك. بدون التواصل الفعال ، يمكن أن يكون هناك سوء تفاهم ومشاكل وصراعات بين موظفيك وعملائك وأي شخص آخر تتعامل معه. يمكن أن يجعل التواصل الضعيف بيئة العمل محبطة ، ويخلق قدرًا كبيرًا من معدل دوران الموظفين.

يمكن أن تساعدك هذه النصائح على تحسين مهارات الاتصال الخاصة بك حتى تتمكن من توفير الوقت وتقليل التوتر وتصبح أكثر إنتاجية من خلال التواصل الفعال في تفاعلات عملك.

حد من مصادر الإلهاء واستمع

معظمنا ليس بارعًا جدًا في الاستماع إلى الآخرين. يتشتت انتباه الجميع ، ويقال إن فترات الانتباه المتوسطة بدأت في التقلص. هناك بعض الإجراءات التي يمكنك اتخاذها للحد من عوامل التشتيت بحيث يمكنك التركيز على ما يقوله الآخرون.

يمكنك محاولة إغلاق عميل البريد الإلكتروني الخاص بك ، وإيقاف تشغيل جرس الهاتف ، وإغلاق باب مكتبك. لا تقلل هذه الإجراءات البسيطة من مصادر تشتيت انتباهك فحسب ، بل إنها تفعل الشيء نفسه أيضًا للشخص الذي تستمع إليه وتتيح له معرفة أنك تركز عليه.

خذ الوقت الكافي للتركيز على الشخص الذي أمامك. من المحتمل أن يكون لديك العديد من القضايا الهامة للتعامل معها والتي تدور في ذهنك. ومع ذلك ، يمكنك استخدام هذا الوقت لعدم التفكير فيها.

يعتقد الشخص الذي تستمع إليه أن ما يقوله مهم. تمهل وأسس أسلوب الأخذ والعطاء الذي يسمح للطرفين بالتحدث والاستماع. حاول ألا تصدر أحكامًا سريعة ، وانتظر بصبر حتى ينتهي الحديث. هذه هي الخطوات الأولى التي يمكنك اتخاذها لتصبح مستمعًا نشطًا.

الاستماع الفعال هو فن الاستماع إلى الفهم. هناك العديد من الأساليب التي يمكنك استخدامها لزيادة مهارات الاستماع والاستبقاء لديك. أثناء الاستماع ، استخدم المطالبات اللفظية للحفاظ على تدفق المعلومات. موجهات مثل "Really؟ ماذا فعلت بعد ذلك؟" يمنحهم فرصة لمزيد من الشرح.

أعد صياغة ما يخبرك به الشخص وتحدث معه. تتيح لهم هذه التعليقات معرفة أنك تستمع وتفهم. على سبيل المثال ، "إذن كانت الآلة تعمل بشكل جيد ، وقد أخبرك بوب أنك إذا فعلت ذلك بهذه الطريقة ، ستعمل الآلة بشكل أفضل. ثم توقفت عن العمل؟" يوضح فهمًا للظروف التي يقول الموظف إنها أدت إلى تعطل قطعة من المعدات.

عادة ، للحصول على مزيد من المعلومات من شخص ما ، يجب أن تكون قادرًا على طرح الأسئلة المصممة للحصول على المعلومات الصحيحة. قد يكون الشخص الذي تتحدث معه متحمسًا جدًا للاستماع إليك أثناء محاولتك معرفة ما يجري ، لذلك يجب أن تكون أسئلتك عادةً واضحة ومختصرة.

لغة الجسد هي مؤشر آخر على الاستماع. يجب أن تتأكد من أن لغة جسدك لا توحي بأي شيء سوى الانفتاح والاهتمام. يمكنك القيام بذلك عن طريق عكس مواقف الشخص الآخر ، أو الميل للتركيز.

اطرح الأسئلة الصحيحة

للحصول على المعلومات التي تحتاجها لفهم شخص ما ، يجب أن تكون قادرًا على طرح الأسئلة الصحيحة أثناء تقديم عقل متفتح. أرخِ جسمك ، وافتح ذراعيك ، واستمع لفرص طرح الأسئلة.

عادة ، هناك أدلة يقدمها الأشخاص يجب أن تنبهك للأسئلة التي يجب أن تطرحها. استمع إلى الكلمات الرئيسية والعبارات لمساعدتك في معرفة الأسئلة التي ستكشف عن المعلومات التي تحتاجها.

ضع في اعتبارك حالة الموظف الذي لم يحقق الأهداف وغير سعيد بشكل عام في العمل. إذا لم تطرح الأسئلة الصحيحة ، فقد لا تصل أبدًا إلى جذر المشكلة ، والتي قد لا يمكن التعرف عليها بسهولة.

إذا كان الشخص متحمسًا للتوظيف وأداؤه جيدًا حتى أسابيع قليلة مضت ، فربما يكون قد طور بعض المشكلات الشخصية ، ولم يعد يواجه تحديًا في العمل بعد الآن ، أو يواجه مشاكل مع زميل في العمل.

لا تعتمد على الاجتماعات للحصول على معلومات

الاجتماعات هي واحدة من أسوأ الأماكن للتواصل بين الأطراف. لن يتحدث الناس عن آرائهم ولن تكون قادرًا على كشف الحقيقة في معظم المواقف. يدخل معظم الناس في اجتماعات مع دفاعاتهم تلقائيًا.

يمكن أن تكون الاجتماعات مفيدة للإيجازات السريعة أو الاتصالات الإعلامية المباشرة التي يهتم بها كل شخص حاضر. ومع ذلك ، ليست هناك حاجة لجمع الجميع معًا إذا لم يكن للجميع مصلحة في الموضوعات ، أو إذا لم يكن التخطيط والتنظيم جيدًا.

لمزيد من الاتصالات الفعالة ، اختر إعدادًا من المرجح أن يمنع الأشخاص من وضع حاجز شخصي. تميل الإعدادات الفردية أو الاجتماع المخطط جيدًا مع الأشخاص المعنيين فقط إلى العمل بشكل جيد ، لأن هذا يحافظ على التركيز على المشكلات التي يتعاملون معها فقط.

اجمع بين طرق الاتصال

يعد التواصل وجهًا لوجه أو صوتًا أمرًا رائعًا للقضاء على الارتباك الذي غالبًا ما يأتي مع البريد الإلكتروني. القيادة عن طريق البريد الإلكتروني ليست ممارسة جيدة أبدًا لأنها تقضي على النهج الأنيق الذي يمكنك اتباعه من خلال التحدث إلى شخص ما ، ونادرًا ما تكون رسائل البريد الإلكتروني واضحة للجمهور كما هي للمرسل.

تعد مكالمات الفيديو طريقة رائعة للتواصل لأنه يمكنك رؤية الشخص الذي تتحدث معه ومشاركة المستندات أثناء العمل على فهم بعضكما البعض. التفاعلات المرئية مهمة لأننا نعطي إشارات عندما نتحدث يمكن أن تساعد الناس على فهم النقطة التي يتم طرحها.

إذا كانت معظم اتصالاتك تتم في مواقف أخرى غير وجهًا لوجه ، فيمكنك إنشاء مقاطع فيديو موجزة أو عروض تقديمية توضح ما تمت مناقشته وما هي الخطوات التالية ومن المسؤول عن ماذا.

كن متجاوبًا

التواصل هو أحد أفضل الطرق لحل النزاعات أو الخلافات. بصفتك صاحب عمل ، فإن أحد أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها عند مواجهة نزاع أو نزاع أو شكوى هو تجاهلها. يجب أن يتم إصدار رد على الفور ، حتى لو كان مجرد بيان موجز بأنك ستنظر في المشكلة.

عندما يشعر الأشخاص الذين يتواصلون معك أن مشكلتهم مهمة بالنسبة لك ، ويتلقون تعليقات حول مخاوفهم ، فمن المرجح أن تجعل العملاء والموظفين سعداء.

استخدم الملاحظات التي تتلقاها

إذا كنت تتواصل بالفعل مع عملائك وموظفيك وزملائك في العمل ، فمن المحتمل أن تتلقى تعليقات بانتظام. قد لا تطلبها ، لكن المستمع النشط يمكنه العثور على المعلومات في كل مكان.

يعد الاستماع إلى كل شخص تتواصل معه بمثابة منجم ذهب من المعلومات المفيدة حول الطريقة التي ينظر بها العملاء والعملاء المحتملون إلى أعمالك ومنتجاتك وخدماتك.

لإجراء تغييرات تواصل إيجابية ، يجب عليك استخدام المعلومات التي تجمعها لتحسين عملياتك. قم بإنشاء عملية لجمع الملاحظات التي تتلقاها في مكان واحد ، ثم خصص وقتًا على فترات منتظمة لتحليلها وإنشاء خطة لتنفيذ التحسينات وتتبعها.

في النهاية ، يمكن أن يكون الاتصال الفعال أحد أهم المهارات التي تستخدمها في عملك. إذا كانت مهارات الاتصال لديك تستفيد من بعض التحسينات ، فاخذ وقتًا لتحليل كيفية تواصلك. ثم حاول التركيز على الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين مهاراتك بمرور الوقت. قد تتفاجأ كيف أن مجرد الاستماع يمكن أن يغير علاقاتك مع الموظفين والعملاء والزملاء والعائلة.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني