كيفية إدارة سجلات نفقات الأعمال

تعني الإدارة الجيدة لسجلات الأعمال تقليل ضغوط الوقت الضريبي

إذا كنت قد استغرقت وقتًا لإعداد قائمة بجميع المهام التي تحتاج إلى القيام بها لإدارة عملك ثم طلبتها من حيث مدى رغبتك في القيام بها ، فأين تأتي إدارة سجل النفقات؟ مائتان وسبعون؟ أو حتى أقل؟

ولكن بينما يعتبر معظمنا بالتأكيد أن إدارة سجلات الأعمال عمل دقيق ويميل إلى إعطائها أولوية منخفضة ، فإن إدارة السجلات الجيدة لا تجعل حياتنا العملية أسهل فحسب ، بل يمكن أن تعطينا تخفيفًا حقيقيًا للضغط في الوقت الضريبي. إليك ما يمكنك القيام به لتسهيل إدارة السجلات:

ابق عملك منفصلاً عن المصاريف الشخصية

يبدو سهلا ، أليس كذلك؟ لكن هذا هو جزء من إدارة السجلات الذي يزعج معظم الناس. إذا كنت تأخذ عميلاً محتملاً في جولة جولف ، على سبيل المثال ، فهل هذه نفقات شخصية أم نفقة تجارية؟ (الإجابة شخصية لأن الرسوم الخضراء ليست مصروفات تجارية قابلة للخصم). المركبات التي تستخدمها لأسباب شخصية وتجارية هي مشكلة دائمة أخرى. أنت بحاجة إلى معرفة ما هو مؤهل كمصروفات تجارية مشروعة وما هو غير مؤهل وتأكد من أن سجلات عملك تعكس هذا بدقة

احصل على وثائق كافية لجميع نفقات الأعمال

يخطئ العديد من رجال الأعمال في التفكير في أن "القوائم" جيدة بما يكفي لأغراض إدارة السجلات. على سبيل المثال ، لديهم قائمة بالمشتريات في بيانات بطاقة الائتمان الخاصة بهم ويعتقدون أن هذا جيد بما يكفي من حيث المطالبة بهذه المشتريات كمصروفات تجارية.

لسوء الحظ ، فإن وكالة الإيرادات الكندية (CRA) أكثر تطلبًا. إنهم لا يقبلون كشوفات بطاقات الائتمان أو الشيكات الملغاة كمستندات كافية للنفقات عندما يتم إصدار الفاتورة أو الإيصال في العادة. مصلحة الضرائب أكثر تسامحًا وفي حالة عدم وجود إيصال ، ستقبل عمومًا بيانات بطاقة الائتمان والشيكات الملغاة كدليل على مطالبات النفقات.

فيما يتعلق بحفظ السجلات ، هناك نقطتان يجب مراعاتهما:

احصل دائمًا على إيصال. اعتد على طلب إيصال عند إجراء عملية شراء - مهما كانت صغيرة. تتراكم المصاريف القليلة أيضًا ، وتحتاج إلى وثائق لسجلات عملك.

قم بتسمية الإيصالات الخاصة بك ، إذا لزم الأمر. لا تزال هناك أعمال حول هذه الإيصالات التي لا تحتوي على أي شيء باستثناء تاريخ شراء العنصر ومقدار التكلفة التي لا تكون مفيدة للغاية عندما تحدق في إيصال تحاول معرفة العنصر المعني كانت وأي فئة مصاريف تجارية تناسبها.

عندما تحصل على إيصال ، انظر إليه واكتب المعلومات ذات الصلة به ، مثل الغرض من الإيصال وفئة المصاريف.

احصل على حساب مصرفي منفصل لعملك

في حين أن رسوم الحسابات المصرفية للأعمال مرتفعة بشكل ملحوظ مقارنة بالحسابات الشخصية ، فإن الحساب المصرفي التجاري ضروري للغاية لإدارة سجلات الأعمال بشكل جيد. يساعدك الحساب المصرفي التجاري على فصل نفقات عملك عن نفقاتك الشخصية. ستقوم بإيداع جميع إيرادات عملك في الحساب التجاري ، وتسحب أي نفقات أو مدفوعات متعلقة بالعمل من حساب الأعمال فقط.

ما نوع الحساب المصرفي التجاري الذي يجب أن تحصل عليه؟ حساب جاري يفضل أن يسلم كشوف حسابات شهرية ويعيد لك الشيكات الملغاة.

تساعد عمليات التحقق من الأعمال في تسهيل إدارة السجلات الخاصة بك لأنه يمكنك استخدام سطر المذكرة الموجود في مقدمة كل شيك لتوثيق الغرض التجاري من المصروفات.

امتلاك واستخدام بطاقة ائتمان منفصلة لمصاريف العمل

سيؤدي استخدام بطاقات الائتمان الشخصية الخاصة بك لأغراض تجارية إلى دفعك بسرعة إلى مستنقع إدارة السجلات. تعمل بطاقة ائتمان الأعمال على تبسيط إدارة سجل عملك بشكل كبير من خلال المساعدة في الفصل بين نفقاتك الشخصية ونفقات العمل (كما أنها تساعد في جعل عملك يبدو أكثر احترافية).

احتفظ بسجل الأميال لسفر عملك

إذا كنت تستخدم أيًا من مركباتك لأغراض تجارية ، فسيكون سجل الأميال بمثابة مساعدة كبيرة في إدارة السجلات. لاحظ قراءة الأميال (أو الكيلومتر) على عداد المسافات في بداية العام ثم أدخل المسافة المقطوعة حسب التاريخ في كل مرة تستخدم فيها السيارة لغرض تجاري. سيسهل عليك الاحتفاظ بسجل الأميال في صندوق القفازات في سيارتك. إذا كان لديك أكثر من مركبة تستخدمها لأغراض تجارية ، فاحتفظ بسجل الأميال في كل منها.

احتفظوا معًا بجميع سجلات أعمالك لسنة ضريبية معينة

يعد تناثر سجلات عملك في جميع أنحاء المكان بمثابة إهدار حقيقي للوقت عندما يتعلق الأمر بالمحاسبة أو إعداد الضرائب الخاصة بك ، كما أن تنظيم نظام إدارة سجل عملك حسب السنة المالية سيجعل من السهل العثور على سجلات الأعمال التي تحتاجها عندما تحتاج إليها معهم.

احتفظ بسجلات عملك للمدة الزمنية الصحيحة

لسبب ما ، يبدو أن هناك الكثير من الالتباس حول المدة التي يجب أن تحتفظ فيها بسجلات عملك. لأغراض ضريبية ، "إذا قدمت إقرارك في الوقت المحدد ، احتفظ بسجلاتك لمدة لا تقل عن ست سنوات بعد نهاية السنة الضريبية التي تتعلق بها". تبدأ فترة الست سنوات هذه من آخر مرة استخدمت فيها سجلات العمل ، وليس من وقت حدوث المعاملة.

بالنسبة إلى الإقرارات الضريبية في الولايات المتحدة ، "احتفظ بالسجلات لمدة ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الأصلي أو عامين من تاريخ دفع الضريبة ، أيهما يأتي لاحقًا إذا قدمت مطالبة للحصول على ائتمان أو استرداد بعد تقديم الإقرار. احتفظ بالسجلات لمدة سبع سنوات إذا رفعت دعوى بالتعويض عن خسارة من أوراق مالية عديمة القيمة أو خصم ديون معدومة ".

برنامج محاسبة يجعل الأمر سهلاً

بفضل سهولة الاستخدام ، وإمكانية الوصول من الأجهزة المحمولة ، والتكلفة المنخفضة ، يمكن لحزم برامج محاسبة الأعمال الصغيرة القائمة على السحابة اليوم أن تبسط إدارة السجلات بشكل كبير. مقابل حوالي 10 دولارات أمريكية شهريًا ، يقدم بائعو البرامج مثل FreshBooks و Zoho حزم بداية أساسية مناسبة للعاملين لحسابهم الخاص والشركات الفردية ، بما في ذلك إعداد الفواتير وتتبع النفقات وإعداد التقارير البسيطة. فكر في مزايا القدرة ، على سبيل المثال ، على إرسال فاتورة مباشرة من هاتفك الذكي ، أو التقاط صورة لإيصال غداء مع عميل وتسجيله كمصروف ، أو تتبع الوقت القابل للفوترة باستخدام جهاز توقيت مدمج.

هذه الأشياء الثمانية التي يمكنك القيام بها لتسهيل إدارة السجلات الخاصة بك ليست صعبة. مثل الكثير من الأعمال الإدارية المتعلقة بإدارة الأعمال التجارية ، فهي تتطلب فقط إنشاء عادات جيدة ومثابرة. ولكن إذا قمت بتطبيق هذه القواعد الآن ومتابعتها ، فسترى فرقًا كبيرًا في وقت الضريبة القادم وستكون محاسبتك أسهل طوال العام.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني