نموذج جدول أعمال الاجتماع الأول للمجلس الاستشاري الخاص بك

كيفية إنشاء جدول أعمال ، والحفاظ على التنظيم ، والمزيد

بعد العثور على أشخاص للعمل في مجلسك الاستشاري ، وإرسال خطابات الدعوة ، وحجز مكان ، حان الوقت لبدء التخطيط لجدول الأعمال لأول اجتماع للمجلس الاستشاري. إن مفتاح بدء مجلسك الاستشاري في البداية الصحيحة هو تنظيم الاجتماع الأولي لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

لقد فكرت كثيرًا بالفعل في ما تأمل في اكتسابه من وجود مجلس استشاري وتتطلع إلى المشورة والخبرة التي يمكن لأعضاء مجلس الإدارة توفيرها في مختلف جوانب عملك ، بما في ذلك الإدارة والتسويق والمحاسبة والتوظيف وخدمة العملاء والتكنولوجيا وما إلى ذلك.

وبالتالي ، فأنت تريد أن تتأكد من أن اجتماعك الأول يظل في مساره ويوفر الكثير من الفرص لأعضاء مجلس الإدارة للمساهمة.

خطط لجدول الأعمال حول مشكلة أو موضوع مناقشة

يجب التخطيط لاجتماعك الأول ، مثل كل اجتماعات المجلس الاستشاري المستقبلية ، حول سؤال أو مشكلة. قد تجد أنه من الأسهل تحديد المشكلة كهدف. على سبيل المثال ، "نريد زيادة مبيعاتنا بنسبة 25 بالمائة في الربع القادم. كيف يمكننا القيام بذلك؟" أو يمكنك صياغة الموضوع للمناقشة بشكل عام: "كيف يمكننا خفض تكاليف أعمالنا؟" أو "كيف يمكننا زيادة الإنتاجية؟" أو "كيف يمكننا تحسين خدمة العملاء؟"

اجمع مواد الخلفية ذات الصلة

بمجرد أن تقرر موضوع المناقشة ، حان الوقت لجمع المواد التي سيحتاجها أعضاء مجلسك الاستشاري.

نظرًا لأن هذا هو الاجتماع الأول ، قم بتضمين خطة عمل وأي مستندات أخرى ذات صلة ، مثل المخططات والرسوم البيانية وأوراق الحقائق التي تضيء خلفية موضوع المناقشة. إذا أمكن ، أرسل نسخة من هذه الوثائق إلى جميع أعضاء المجلس الاستشاري قبل أسبوعين على الأقل ، مع نسخة من جدول أعمال الاجتماع.

قم بإنشاء جدول أعمال الاجتماع

جدول أعمال الاجتماع ليس أكثر من مخطط تفصيلي يسرد ، بالترتيب ، العناصر التي ستتم مناقشتها في الاجتماع ومقدار الوقت المتوقع تخصيصه لكل منها. يضمن بناء جدول زمني في جدول أعمالك والالتزام به عدم تعثر اجتماعك ويحفز المناقشة حول الموضوع.

خطة لتسجيل محضر الاجتماع

ستحتاج أيضًا إلى اتخاذ الترتيبات اللازمة لتسجيل محضر الاجتماع. لا تحاول أن تفعل هذا بنفسك لأنك تحتاج إلى أن تكون قادرًا على المشاركة الكاملة من خلال الاستماع والمساهمة. إذا لم يكن لديك شخص يمكنه الحضور والعمل كسكرتير ، فاطلب من أعضاء مجلسك الاستشاري الإذن بتسجيل الاجتماع.

اجعل المرطبات متاحة

تقديم المرطبات فكرة جيدة. تعتبر القهوة والشاي والماء والعصائر والوجبات الخفيفة الصحية ، مثل الفاكهة والكعك ، لمسة لطيفة يُرحب بها دائمًا في الاجتماعات. بعد اجتماعك الأول ، سيكون لديك شعور بتفضيلات الحاضرين للمشروبات والوجبات الخفيفة ويمكنك التخطيط وفقًا لذلك للاجتماع التالي.

حاول أن تسترخي

قبل كل شيء ، لا تقلق بشأن عرضك التقديمي. أنت هناك لمشاركة رؤيتك وآمالك لشركتك ولطلب المشورة ، وليس لإبهار أي شخص بتأثيرات عرض الوسائط المتعددة وما شابه.

يتمثل هدفك بعيد المدى في إقامة علاقة عمل قائمة على الثقة مع أعضاء مجلسك الاستشاري ، لذا ركز على التأكد من أنهم يبتعدون عن الاجتماع ويشعرون أنه قد تم الاستماع إليهم وأنهم ساهموا بشكل هادف في إدارة شركتك وأنهم " إعادة التطلع إلى اجتماع مجلس الإدارة المقبل.

جدول نموذجي

راجع نموذج جدول الأعمال ، والذي يتضمن الأنشطة المقترحة مع الملاحظات لمساعدتك في إدارة الاجتماع بكفاءة. ثم اطبعها وقم بتكييفها حسب احتياجاتك. يمكنك نسخه مباشرة إلى Word أو Excel أو مستند مشابه عن طريق تحديد النص ونسخه ولصقه.

[اسم شركتك]

جدول أعمال

[تاريخ]

[موقع]

[تاريخ الاجتماع القادم]

إذا كنت تخطط لعقد اجتماع صباحي ، فبعد رفع الجلسة مباشرة هو الوقت المثالي لاصطحاب أعضاء مجلسك الاستشاري لتناول الغداء (خاصةً إذا لم يتم تقديم الوجبات الخفيفة أثناء الاجتماع). تذكر ، مع ذلك ، أن الاجتماع انتهى وأن الغداء يجب أن يكون في الأساس مناسبة اجتماعية.

اجعل الاجتماعات قصيرة

لا يجب أبدًا جدولة اجتماع مجلس الإدارة لمدة تزيد عن ساعتين ، وهي مدة كافية لمعظم الأشخاص لإعطاء اهتمامهم الكامل للمهمة المطروحة.

راجع موضوع المناقشة السابق

في الاجتماعات المستقبلية ، ابدأ بمراجعة ما قمت به بشأن الموضوع الذي تمت مناقشته في الاجتماع الأخير ، وادع أعضاء المجلس الاستشاري لتعليقاتهم حول إجراءات شركتك.

نظرًا لأن اللقاء والترحيب بعيدًا عن الطريق ، فقد ترغب في مناقشة موضوعين في الاجتماعات المستقبلية. يمكنك حتى الحصول على ثلاثة إذا كنت تعتقد أنها ستتناسب بشكل مريح مع تنسيق ساعتين ، لكن لا يجب أن تحاول الضغط في أكثر من ثلاث ساعات.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني