10 نصائح لإدارة الملفات للحفاظ على ملفاتك الإلكترونية منظمة

الصورة عن طريق Jo Zixuan Zhou The Balance 2020

يمكن أن يكون الاحتفاظ بمستنداتك الإلكترونية منظمة أمرًا روتينيًا في عالم اليوم "السلكي".

بالإضافة إلى تخزين المستندات محليًا على أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو المحمولة أو الأجهزة المحمولة ، تستخدم المزيد والمزيد من الشركات السحابة لتطبيقات الأعمال الأساسية وتخزين الملفات.

ومما يزيد من تعقيد مشكلة التخزين حاجة العديد من الشركات إلى مشاركة المستندات بين الموظفين. داخل المكتب ، يتم تحقيق ذلك عادةً باستخدام خادم ملفات أو جهاز تخزين متصل بالشبكة (NAS).

إذا كان الوصول المشترك عبر الأجهزة المحمولة مطلوبًا ، فيمكن تخزين المستندات في السحابة ومشاركتها عن طريق تعيين أذونات الوصول.

يمكن أن تكون نتيجة كل هذا كابوسًا لإدارة الملفات مع بعض مستندات الشخص المخزنة في السحابة وبعضها محليًا ، وحتى المستندات الفردية المخزنة فقط في مكان واحد أو آخر.

المنظمة هي مفتاح إدارة الملفات الإلكترونية

أينما يتم تخزين المستندات ، من المهم إبقائها منظمة ومحدثة. الهدف من إدارة الملفات الإلكترونية هو التأكد من أنه يمكنك العثور على ما تبحث عنه ، حتى إذا كنت تبحث عنه بعد سنوات من إنشائه.

كان معظم رجال الأعمال في وقت أو آخر في موقف محرج من إجراء مكالمة مع العملاء وعدم قدرتهم على تحديد الفاتورة ذات الصلة أو مستندات العميل المهمة الأخرى بسرعة. مزعج بنفس القدر هو التدافع في نهاية العام في محاولة للعثور على وثائق تتعلق بحسابات الشركة للمحاسب أو حتى أسوأ ، ضرائب.

يعد التنظيم السليم للمستندات الرقمية أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص في بيئة مشتركة - إذا كان أحد موظفيك غائبًا (بشكل مؤقت أو دائم!) ، فيجب أن تكون قادرًا على تحديد موقع أي مستندات تم إنشاؤها أو إدارتها بواسطة هذا الشخص بسهولة.

يعد الفقد المحتمل لمشكلات البيانات مع الموظفين الساخطين والمغادرين سببًا إضافيًا لحماية بيانات عملك.

ستساعدك نصائح إدارة الملفات هذه في الحفاظ على إمكانية الوصول إلى ملفاتك:

1. استخدم مجلدات التثبيت الافتراضية لملفات البرنامج

استخدم مواقع الملفات الافتراضية عند تثبيت برامج التطبيق. تحت Windows ، توجد ملفات برنامج التطبيق وفقًا للاتفاقية تحت (Drive Letter:) -> دليل ملفات البرنامج. يعد تثبيت التطبيقات في مكان آخر أمرًا مربكًا وغير ضروري.

2. مكان واحد لجميع المستندات

ضع جميع المستندات تحت مجلد "جذر" واحد. بالنسبة لمستخدم واحد في بيئة Windows ، يكون الموقع الافتراضي هو مجلد "المستندات".

في بيئة مشاركة الملفات ، حاول أن تفعل الشيء نفسه. قم بإنشاء مجلد جذر واحد (يسمى "المستندات المشتركة" على سبيل المثال) وتخزين كافة المستندات في مجلدات فرعية داخل المجلد الجذر. إن وجود موقع واحد لجميع المستندات الإلكترونية يجعل من السهل العثور على الأشياء وتشغيل النسخ الاحتياطية والمحفوظات.

3. إنشاء مجلدات في تسلسل هرمي منطقي

هذه هي أدراج خزانة ملفات أجهزة الكمبيوتر الخاصة بك ، إذا جاز التعبير. استخدم لغة بسيطة لتسمية مجلداتك ؛ أنت لا تريد أن تنظر إلى قائمة المجلدات هذه في المستقبل وتتساءل عن معنى TFK أو أي اختصار آخر مثير للاهتمام اخترعته.

4. مجلدات Nest داخل المجلدات

قم بإنشاء مجلدات أخرى داخل هذه المجلدات الرئيسية حسب الحاجة. على سبيل المثال ، قد يحتوي مجلد يسمى الفواتير على مجلدات تسمى 2018 و 2017 و 2016. قد يتضمن المجلد المسمى للعميل المجلدات "بيانات العميل" و "المراسلات". الهدف هو وضع كل ملف في مجلد بدلاً من إدراج مجموعة من الملفات المعزولة.

لا تقم بإنشاء هياكل مجلد معقدة ذات طبقات عميقة. حيثما أمكن ، استخدم أسماء ملفات وصفية بدلاً من ذلك.

5. اتبع اصطلاحات تسمية الملف

لا تسمح بعض أنظمة التشغيل (مثل Unix) بمسافات في أسماء الملفات أو المجلدات ، لذا تجنب ذلك إذا كانت بيئة الحوسبة لديك مختلطة. بدلاً من ذلك ، استخدم الشرطات السفلية كمحدد (مثل Doe_John_Proposal.doc.) أحرف أخرى مثل /؟ <> \: * | "^ محظور أيضًا في أسماء الملفات أو المجلدات ضمن Windows.

استخدم أسماء ملفات وصفية لسهولة التعرف عليها واسترجاعها ولكن لا تسرف - أسماء الملفات / المسار لها حدود طول تختلف بين أنظمة التشغيل.

تحت Windows ، يبلغ الحد الأقصى لطول المسار الكامل لملف (مثل حرف محرك الأقراص + أسماء المجلدات + اسم الملف) 260 حرفًا. استخدم الاختصارات الشائعة كلما أمكن ذلك ، مثل Jan for January أو Corp for Corporation.

6. كن محددًا

امنح الملفات الإلكترونية أسماء منطقية ومحددة وقم بتضمين التواريخ في أسماء الملفات إن أمكن. الهدف عند تسمية الملفات هو أن تكون قادرًا على معرفة ما يدور حوله الملف دون الحاجة إلى فتحه والبحث. لذا ، إذا كانت الوثيقة عبارة عن خطاب إلى عميل يذكِّره بأن السداد متأخر ، فسمِّه شيئًا مثل "overdue_20180115" ؛ بدلا من شيء مثل الرسالة. كيف ستعرف من هو الخطاب دون فتحه؟

إذا كنت تشارك الملفات عبر البريد الإلكتروني أو الأجهزة المحمولة ، فقد ترغب في تضمين اسم الملف معلومات أكثر تحديدًا ، نظرًا لأن معلومات المجلد لن يتم تضمينها مع الملف المشترك.

على سبيل المثال ، إذا كان المستند الخاص بك موجودًا في My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc والملف تمت مشاركته أو إرساله عبر البريد الإلكتروني ، فسترى أن كل المستلم هو Doe_John_20170416.doc وقد لا يكون قادرًا على معرفة أن الملف عميل فاتورة بدون فتحها.

7. ملف كما تذهب

أفضل وقت لتقديم مستند هو عندما تقوم بإنشائه لأول مرة. لذا اعتد على استخدام مربع الحوار "حفظ باسم" لحفظ المستند الخاص بك بالإضافة إلى تسميته ، ووضعه في المكان المناسب في المقام الأول.

8. اطلب ملفاتك من أجل راحتك

إذا كانت هناك مجلدات أو ملفات تستخدمها كثيرًا ، فقم بإجبارها على الظهور في أعلى قائمة الملفات عن طريق إعادة تسميتها بملحق! أو AA في بداية اسم الملف.

9. انتزع الملفات بانتظام

أحيانًا يكون ما هو قديم واضحًا كما في مثال المجلد المسمى "الفواتير" أعلاه. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاحتفظ بمجلداتك مرتبة عن طريق مسح الملفات القديمة.

لا تحذف الملفات المتعلقة بالأعمال إلا إذا كنت متأكدًا تمامًا من أنك لن تحتاج إلى الملف مرة أخرى أبدًا. بدلاً من ذلك ، في مجموعتك الرئيسية من المجلدات الموجودة ضمن المجلد الجذر ، أنشئ مجلدًا يسمى "قديم" أو "غير نشط" وانقل الملفات القديمة إليه عندما تصادفها.

10. نسخ الملفات احتياطيًا بشكل منتظم

سواء كنت تقوم بنسخ ملفاتك على محرك أقراص آخر أو على شريط ، فمن المهم إعداد نظام نسخ احتياطي منتظم ومتابعته.

تجعل الإدارة الجيدة للملفات العثور على ما تريد أمرًا سهلاً

يجب أن تكون إدارة المستندات الإلكترونية جزءًا من استراتيجية شاملة لإدارة المستندات لعملك. يجب أن تتضمن خطة إدارة المستندات المناسبة جميع جوانب التعامل مع المستندات ، بما في ذلك التخزين والاسترجاع والنسخ الاحتياطي والأمن.

تعد وظيفة البحث شيئًا رائعًا ولكنها لن تضاهي أبدًا سهولة القدرة على الانتقال مباشرة إلى مجلد أو ملف. إذا اتبعت نصائح إدارة الملفات هذه باستمرار ، حتى إذا كنت لا تعرف مكان شيء ما ، فأنت تعرف مكانه - وهي ميزة كبيرة عندما يتعلق الأمر بالعثور على ما تبحث عنه. ستوفر الممارسات الجيدة لإدارة الملفات وقت عملك وأموالك.

مصادر المقالة

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني