تقديم نصائح للأشخاص الذين يكرهون الايداع

5 طرق لتقليل الوقت الذي تقضيه في التسجيل

هناك شيء ما حول التسجيل يجعل عيني تتألق وتضعني في وضع التسجيل لأي فترة من الوقت في خطر الوقوع في غيبوبة.

لكن لسوء الحظ ، أكرهها أم لا ، عندما تدير شركة صغيرة ، يجب أن يتم التسجيل ، أو ستجد مكتبك ينهار تحت وطأة كل الأوراق التي تتراكم باستمرار. ما الذي يكره التسجيل؟

هناك طريقتان لحل المشكلة قد تساعد. يمكنك محاولة جعل وقتك في التسجيل قصيرًا قدر الإمكان (طريقة أتقنتها تقريبًا على مدار سنوات من إدارة مكتب) أو اجعل وقتك في تقديم أكبر قدر ممكن من المرح (شيء أحاول تحقيقه باستمرار). دعنا نلقي نظرة على نصائح لتقليل مقدار الوقت الذي تقضيه بالفعل في الإيداع أولاً.

تمزيقه وإعادة التدوير عندما يكون ذلك ممكنًا

السؤال الأول حول أي قطعة ورق تحدق في وجهك وتنتظر تقديمها هو ، هل يلزم حفظ هذا المستند؟

يمكن أن تذهب الكثير من المستندات الواردة في البريد مباشرة إلى آلة التقطيع. ما الهدف من تقديم إعلانات أو رسائل إعلامية من شركات أخرى ، على سبيل المثال؟ عندما تتعامل مع البريد ، اقرأ قطعة من البريد مرة واحدة ، وقرر ما إذا كنت ستحتاج إليها بعد عام من الآن وحفظها أو تمزيقها وفقًا لذلك.

هناك احتمالات جيدة لأنك تقوم أيضًا بإيداع الكثير من النسخ المطبوعة من المستندات التي لا تحتاج إلى حفظها ولا ينبغي حتى طباعتها في المقام الأول. ليست هناك حاجة لتقديم نسخ ورقية من الفواتير أو الرسائل ، على سبيل المثال ، إذا كانت ملفاتك الإلكترونية منظمة وتتبع إجراءات النسخ الاحتياطي المناسبة.

لذلك عندما تتعامل مع كومة الملفات هذه ، قم بتمزيق الورق الذي يمكنك العيش بدونه.

استخدم نظام حفظ الملفات الذي يجعل الأعمال المكتبية الأخرى أسهل ، وليس أصعب.

ترتبط معظم الأوراق التي أحتاج إلى حفظها بعملية ممارسة الأعمال التجارية ويجب إدخال هذه المستندات في نظام المحاسبة قبل القيام بأي شيء آخر معهم. لذا فبدلاً من أخذ هذا الإيصال لخرطوشة حبر الطابعة وحفظه تحت P في نظام الملفات الرئيسي الخاص بي ، قمت بإيداعه في نظام الملفات الأول الخاص بي ، وهو عبارة عن سلسلة من المجلدات المصنفة حسب الشهر والسنة.

على سبيل المثال ، إذا اشتريت خرطوشة الحبر في سبتمبر 2017 ، فهذا هو الملف الذي يتم إدخاله فيه ، إلى جانب جميع الفواتير والإيصالات والمستندات التجارية الأخرى التي حدثت خلال ذلك الشهر. ثم من السهل العمل من خلال المجلد في نهاية الشهر وإجراء جميع الإدخالات المحاسبية التي يجب إجراؤها (أو إذا كنت لا تفعل ذلك بنفسك ، فقم بتسليم المجلد الشهري إلى محاسبك أو محاسبك).

لاحظ أننا ندير نشاطًا تجاريًا خدميًا ، وليس تجارة تجزئة ، لذا فإن الجلوس والعمل على الحسابات مرة واحدة في الشهر يناسبني. ستحتاج إلى تعديل فكرة المجلد الشهرية وفقًا لذلك إذا كنت بحاجة إلى تحديث حساباتك بشكل متكرر.

فكر قبل التقديم

ماذا يحدث بعد أن استخدمت المجلدات الشهرية للقيام بالمحاسبة؟ يجب نقل المستندات إلى نظام الملفات الرئيسي. ولكن بدلاً من مجرد حفظ كل مستند على حدة بناءً على عنوانه ، أقوم بتقديم ملف منطقيًا وفقًا للمجموعة ، وهو إجراء حفظ أجده أسرع بكثير.

دعنا نلقي نظرة أخرى على مثال خرطوشة مسحوق الحبر للطابعة. بدلاً من إيداع هذا الإيصال تحت P لخرطوشة حبر الطابعة ، أود حفظ هذا الإيصال ضمن إيصالات اللوازم المكتبية ، وهو نفس المكان الذي أود تقديم المستندات فيه مثل إيصال لمجموعة من الملاحظات اللاحقة أو إيصال لورق الطابعة. هذا لا يجعل عملية التسجيل أسرع فحسب ، بل يسهل أيضًا العثور على المستندات بعد ذلك.

استخدم كلمات وعبارات كاملة في ملصقات مجلد الملفات ، وليس الحروف فقط

لا توجد قاعدة تنص على أنك مقيد فقط بأحرف واحدة عند إنشاء أقسام نظام الملفات الخاص بك. وإذا قمت بذلك ، فأنت تجعل ملفاتك بطيئة ومعقدة بلا داعٍ. قم بتخصيص نظام الملفات الخاص بك حتى تتمكن من الاستفادة من حفظ الملفات من قبل مجموعة والعثور على الموقع الصحيح لوضع مستند بسرعة أكبر.

على سبيل المثال ، بدلاً من مجرد وجود قسم في نظام الملفات الخاص بي يسمى C ، لدي أيضًا قسم يسمى Client Files. يتم تنظيم الملفات داخل Client Files أبجديًا. يكمن جمال تخصيص نظام الملفات بهذه الطريقة في أنه يمكن دائمًا تقسيمه وتنظيمه إذا احتجت إلى ذلك. لذلك يمكن أن يكون لدى العميل الرئيسي مقسم نظام ملفات يسمى باسمه داخل قسم ملفات العميل لتسهيل العثور على المستندات المتعلقة به.

في هذا المثال ، إذن ، ستقرأ الملصقات الموجودة على نظام الملفات B و C و Client Files و D "... انظر إلى أي مدى يصبح التسجيل أسهل؟

نصيحة إيداع أخرى لتسريع عملية التسجيل: لا تنس تخصيص الأبجدية أيضًا. بدلاً من مجرد وجود قسم M ، قم بتسمية واحد Mc أيضًا.

حافظ على نظام الملفات الأول الخاص بك قريبًا ومريحًا

الشيء الآخر الرائع في استخدام نظام حفظ على مرحلتين مثل النظام الذي وصفته أعلاه هو أنه يصبح من الأسهل بكثير إبقاء المرحلة الأولى من نظام الملفات (المجلدات الشهرية) قريبة فعليًا من مساحة عملك. ستكون أكثر ميلًا إلى تقديم الأوراق على الفور بدلاً من تركها تتراكم إذا كان لديك مكان قريب ومنظم لتقديمها.

لذا ضع مجلداتك الشهرية الأخيرة والحالية والمقبلة في درج أو استخدم ملف كونسرتينا وضعه في نطاق الطول في مساحة العمل الخاصة بك. الجزء الأكبر من نظام الملفات (نظام الملفات الرئيسي ، كما أطلقنا عليه أعلاه ، يمكن أن يكون عبر الغرفة أو حتى في غرفة مختلفة تمامًا ، ولكن من أجل توفير الوقت ، يجب ألا تضطر إلى النهوض للقيام بالمرحلة الأولى. الايداع.

كيفية جعل الإيداع ممتعًا

يجب أن تساعدك نصائح التقديم التي قدمتها لك حتى الآن في تقليل الوقت الذي تقضيه في التسجيل ومنع تجميد الدماغ. ولكن ماذا عن جعل وقتك في التسجيل أكثر متعة؟

في الحقيقة ، الإستراتيجية الوحيدة التي توصلت إليها هنا هي الرشوة المباشرة ، ومكافأة نفسي بملف تعريف الارتباط إذا قدمت طلبًا لفترة معينة من الوقت. سيعمل هذا ولكن يمكن أن يؤدي إلى زيادة الوزن إذا كان لديك الكثير من الملفات للقيام به.

أو يمكنك اتباع نهج فني أكثر ، باستخدام جميع الألوان المختلفة لمجلدات الملفات الخاصة بك واستخدام الخطوط أو الخط غير المعتاد للتسميات. سواء كان هذا يجعل ملفاتك أكثر متعة أم لا ، فمن المؤكد أنها ستجعل القيام بذلك أكثر جاذبية.

و من يعلم؟ ربما مجرد حقيقة أن ملفك أصبح أسرع بكثير الآن بعد أن أصبح منظمًا للغاية سيجعل القيام به أكثر متعة.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني