مفاتيح نجاح تحية هاتف العمل

تحدث عن الانطباعات الأولى: التحيات الهاتفية مهمة. تقرر الآفاق ما إذا كنت تريد التعامل معك أم لا. يقرر العملاء الغاضبون مدى مساعدتك وكفاءتك. ومع ذلك ، فإن العديد من الشركات تفسد التحية الهاتفية لدرجة أن الموظفين يكرهونها ، ويخشى العملاء والمتوقعون الاستماع إليها.

عندما يتعلق الأمر بالترحيب بالهاتف ، هناك قوة في البساطة. للحصول على أفضل النتائج ، قم بدمج ثلاثة عناصر سهلة في تحيات هاتف العمل: اللطف ، والإيجاز ، والإخلاص.

تذكر أن تكون لطيفا

التحية الهاتفية اللطيفة ضرورية لنجاح المكالمة لأنها تمهد الطريق عاطفيًا. بشكل عام ، يميل المستمعون إلى عكس أو "التقاط" الحالات العاطفية للمتحدثين. إنه مبدأ اتصال صحيح سواء كان الشخص يتحدث إلى مجموعة من 1000 ، أو اجتماع صغير من 10 ، أو عميل واحد عبر الهاتف.

بعبارة أخرى ، يستجيب الناس بالمثل. إذا قمنا بالرد على الهاتف بفظاظة ، فمن المحتمل أن يصبح المتصل فظًا. إذا قمنا بالرد على الهاتف بلطف ، فمن المحتمل أن يكون المتصل ممتعًا ، ونعلم جميعًا أي المتصل يسهل التعامل معه.

التسبب في أو زيادة انزعاج العميل

تخيل أنك عميل يتصل بمكان عمل. إذا بدا الشخص على الطرف الآخر من الهاتف غاضبًا ، فقد يجعلك تشعر أن مكالمتك ليست مهمة أو تؤدي إلى تفاقم مشكلة بالفعل.

عندما يكون المتصل أحد العملاء ، فإن استجابته تميل إلى أن تكون مزعجة. حتى لو لم يكونوا غاضبين عندما اتصلوا ، فقد يكون تلقي السلبية من الطرف الآخر للهاتف كافياً لدفعهم نحو جانب الغضب من الميزان.

قتلهم بلطف

كان الكثير على الطرف الآخر من الخط كعميل غاضب من تجربة عملائهم. ربما يتصلون للشكوى بشأن طلب أو خدمة. نحن نطلق على الشركة التي تتوقع "السماح لشخص ما بالحصول عليها". ومع ذلك ، فإن الشخص الذي يجيب على الهاتف لطيف للغاية ومهني ولا يمكننا أن نجعل أنفسنا نصرخ عليه. نحن نكره عندما يحدث ذلك. هذه المرة اكتشفنا احترافهم.

لغة الجسد

واحدة من أسهل الطرق للوصول إلى حالة عاطفية بسرعة ، مثل أن تكون لطيفًا ، هي استخدام لغة الجسد. تشير الأبحاث التي أجراها جون غريندر وريتشارد باندلر إلى أن لغة الجسد تساعد في خلق حالات عاطفية. إذا حملنا أنفسنا بأكتاف مرتخية ، ووجه عابس منحني الرأس ، وأعين متجنبة ، وتنفسًا ضحلًا ، فربما نشعر بالاكتئاب. إذا ابتسمنا ، وتنفسنا بعمق ، وسحبنا أكتافنا للخلف ونظرنا للأمام ، فربما نشعر بالراحة.

سيفعل المحترفون جيدًا لإنشاء طقوس قبل الرد على الهاتف. لكي تبدو لطيفًا ، عليك أن تحمل نفسك وفقًا لذلك. يمكن أن تشمل طقوس التحية الهاتفية الجلوس على حافة المقعد مع ظهر الكتفين. خذ نفسًا عميقًا وابتسم واترك الهاتف يرن مرتين قبل الرد. قد تتضمن طقوس أخرى الوقوف قبل الرد على الهاتف. يمكن أن يساعدك ذلك إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الطاقة.

قف على رأسك. هل قفز الرافعات. افعل كل ما هو ضروري للوصول إلى حالة جيدة قبل الرد على الهاتف. (ضمن حدود بالطبع.)

كن صادقا مع تحيات الهاتف

لا تستخدم نصوص الرد على الهاتف. إنهم يبدون غير صادقين ويثيرون غضب المتصلين ويثبطون عزيمة الموظفين. عادةً ما تتضمن التحيات المكتوبة نوعًا من الشعارات. "مرحبًا. إنه يوم جميل هنا في شركة XYZ."

في مرحلة ما ، فإن القول ، "إنه يوم جميل ..." سيكون مفرطًا أو غير صادق. الخطر الآخر هو أن المتصل غاضب.

تريد أن تكون التحية طبيعية ، مما يجعل من السهل أيضًا أن تبدو لطيفًا باستمرار. تتمثل العناصر الأساسية للتحية الهاتفية في اسم القسم أو الشركة واسمك وعرض المساعدة ، كما هو الحال في نماذج التحيات الهاتفية الخاصة بالعمل.

• مثال على تحية هاتف العمل بلوحة المفاتيح قد يبدو مثل "شركة XYZ. هذا هو بوب. كيف يمكنني توجيه مكالمتك؟"

• قد تبدو التحية من شخص ما في قسم المحاسبة مثل ، "محاسبة. هذا بوب. كيف يمكنني مساعدتك؟"

اذكر اسم الشركة أو القسم حتى يعرف العملاء والمتوقعون أنهم في المكان المناسب. اذكر دائمًا اسمك لأنه علامة على السلطة. ذكر اسمك يعني أنك مسؤول. كما أنه يخلق لمسة شخصية. أخيرًا ، أنهِ التحية الهاتفية الخاصة بالعمل بسؤال يعبر عن رغبتك في خدمة المتصل.

حافظ على موجز تحيات هاتف العمل

اجعل تحياتك الهاتفية قصيرة. التحيات الطويلة بشكل مفرط غير مهنية لأسباب عديدة. لا تبدو ممتعة أو صادقة لأنها من الناحية الفنية ، من المستحيل تنفيذها. الموظفون يكرهونهم ، وهذه المشاعر تظهر. المتصلون يكرهونهم لأنهم يضيعون وقتهم. لحسن الحظ ، باتباع الإرشادات المذكورة أعلاه ، يكون الإيجاز مضمونًا.

التحيات الهاتفية هي جزء قوي من ممارسة الأعمال التجارية. لتكون ناجحًا ، اجعل التحيات الهاتفية بسيطة. مارس طقوسًا لتكون لطيفًا. لا تزال غير مكتوبة. كن موجز.

Translation

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني