ما هي خطة طوارئ الأعمال؟

شرح خطط طوارئ الأعمال الصغيرة

خطة طوارئ العمل هي مسار عمل يتم اتخاذه في حالة وقوع حدث غير متوقع قد يؤدي إلى تعطيل العمل. إنها خطة احتياطية تضمن استمرار العمل على الرغم من وقوع حدث سلبي.

ما هي خطة طوارئ الأعمال؟

خطة طوارئ العمل هي خطة B أو مخطط لكيفية الحفاظ على استمرار عملك في حالة حدوث كارثة طبيعية أو مشكلة فنية كبيرة أو أي اضطراب آخر غير متوقع. تحدد خطة الطوارئ المخاطر المحتملة لعملك وتحدد الخطوات التي يمكن لفريق الإدارة والموظفين اتخاذها في حالة مواجهة أحد هذه المخاطر. فهي تساعد في حماية صحة العاملين لديك وسلامتهم بعد وقوع الحدث ، مع تقليل الانقطاعات في العمل التي يمكن أن تؤدي إلى خسائر مالية. يمكن أن تعني الخطة المدروسة جيدًا الفرق بين البقاء في العمل والإغلاق.

• مصطلح بديل: خطة الاستمرارية

هل تحتاج إلى خطة طوارئ عمل؟

يجب أن يكون لكل عمل خطة طوارئ حتى يتمكن من استئناف عملياته في أقرب وقت ممكن بعد وقوع حدث معطّل.

ستوفر لك الخطة الوقت والمال نظرًا لأنك قررت بالفعل الموارد التي تحتاجها والإجراءات التي يجب اتخاذها للحفاظ على استمرار عملك. يمكن أن يخفف أيضًا من بعض التوتر الذي من المحتمل أن تشعر به عند وقوع الكارثة.

بدلاً من القلق بشأن ما يجب عليك فعله ، يمكنك ببساطة اتباع الخطوات التي وضعتها مسبقًا.

كيفية إنشاء خطة طوارئ الأعمال

تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء خطة للطوارئ في تحديد المخاطر التي من المرجح أن تؤثر على عملك والوظائف التي ستؤثر عليها. فكر في كيفية عمل عملك بشكل طبيعي وأنواع الأحداث التي قد تعطل أنشطته الرئيسية. تعتمد مخاطرك على طبيعة عملك وموقعك الجغرافي. على سبيل المثال ، تعتبر الأعاصير والزلازل مخاطر في بعض المناطق دون غيرها. فيما يلي أمثلة على الأحداث التي قد تسبب اضطرابات:

• الأضرار المادية الناجمة عن حريق أو عاصفة رياح أو أي خطر آخر لمبنى تحتله شركتك

• تلف الآلات أو تعطل المعدات

• انقطاع ممتد في المرافق (كهرباء ، ماء ، غاز ، أو اتصالات)

• الاستقالة أو الغياب الطويل للموظفين الرئيسيين

• تلف نظام الكمبيوتر الخاص بك أو خرق البيانات

• انقطاع سلسلة التوريد الخاصة بك

• وصول محظور إلى موقع عملك

قد يكون لبعض هذه الأحداث آثار قانونية. على سبيل المثال ، جميع الولايات الخمسين ، إلى جانب العاصمة وأقاليم الولايات المتحدة ، لديها قوانين تطالب الشركات بإخطار الأفراد الذين سُرقت معلوماتهم الشخصية أو تم الكشف عنها في خرق للبيانات.

قم بإجراء تحليل الأثر

تتمثل الخطوة التالية في إجراء تحليل تأثير الأعمال حتى تتمكن من التنبؤ بالنتائج المحتملة لتعطل إحدى وظائف أو عمليات عملك. يمكن أن يساعدك التحليل في تقدير الآثار التشغيلية والمالية للاضطراب. يمكن أن يساعدك أيضًا في جمع المعلومات التي ستحتاجها لتطوير استراتيجيات التعافي. فيما يلي أمثلة على التأثير التشغيلي والمالي المحتمل من تعطل وظائف وعمليات العمل:

• المبيعات أو الدخل المفقود أو المتأخر

• زيادة النفقات ، مثل العمل الإضافي ، والاستعانة بمصادر خارجية ، وتكاليف التعجيل

• الغرامات التنظيمية

• العقوبات التعاقدية أو فقدان المكافآت التعاقدية

• استياء العميل أو انشقاقه

• تأخير خطط العمل الجديدة

عند تقدير تأثير الأحداث ، تأكد من مراعاة التوقيت والمدة.

قد يكون للإعصار ، أو حريق الهيكل ، أو خرق البيانات تأثير أكبر على دخلك أو تكاليفك إذا حدث خلال موسمك المزدحم أكثر مما يحدث عندما يكون العمل بطيئًا في العادة. وبالمثل ، فإن الاضطراب الذي يستمر لمدة يوم سيكون له تأثير أقل من الاضطراب الذي يمتد لمدة أسبوع أو شهر.

يمكنك استخدام نتائج تحليل التأثير الخاص بك لترتيب المخاطر الخاصة بك حسب الأولوية. يجب إدراج المخاطر ذات التأثير المحتمل الأكبر أولاً.

تتمثل إحدى أسهل الطرق لكتابة خطة الطوارئ في استخدام نموذج يتم توفيره بواسطة العديد من المواقع الحكومية والمحلية بما في ذلك ، على سبيل المثال ، موقع كامبريدج ، ماساتشوستس.

خطة الاستمرارية

بمجرد قيامك بتحليل المخاطر الخاصة بك وتقدير تأثيراتها ، يمكنك البدء في كتابة خطة الطوارئ الخاصة بك. ستحتاج إلى خطة لكل من المخاطر التي حددتها. على سبيل المثال ، افترض أن عملك التصنيعي يعتمد بشكل كبير على آلة الطحن. إذا أصبح الجهاز غير قابل للتشغيل بسبب تلف مادي أو عطل ما ، فقد تضطر شركتك إلى الإغلاق مؤقتًا. تقوم بصياغة خطة طوارئ تحدد الخطوات التي ستتبعها إذا أصبح جهازك غير قابل للاستخدام. قد تتضمن خطتك ، بدورها ، معلومات الاتصال لشركتين تستأجران آلات مماثلة لما تملكه.

عند كتابة خطة الطوارئ الخاصة بك ، تأكد من تحديد أشخاص محددين سيحتاجون إلى اتخاذ إجراء. على سبيل المثال ، افترض أن شركتك توظف مندوب مبيعات من ذوي المهارات العالية يُدعى سوزان ، والذي يولد 50٪ من مبيعات شركتك. إذا تركت سوزان شركتك أو كانت غير قادرة على العمل لفترة طويلة ، فسوف تنخفض مبيعاتك. أنت تعرف مندوب مبيعات متقاعد (جيم) يمكنه أن يتدخل لسوزان مؤقتًا. ومع ذلك ، قبل تضمين جيم في خطتك ، يجب عليك شرح الأدوار والمسؤوليات التي تتوقع منه الوفاء بها والحصول على موافقته.

بمجرد الانتهاء من خطة الطوارئ الخاصة بك ، تأكد من مشاركتها مع المديرين والموظفين الذين سيكونون مسؤولين عن تنفيذها. اسألهم عن ملاحظاتهم ، حيث قد يفكرون في خطر أو تأثير محتمل لم تفكر فيه.

مثال على خطة الطوارئ

فيما يلي مثال على كيفية استخدام الشركة لخطة الطوارئ.

يمتلك توم شركة Tasty Treats ، وهي شركة مصنعة للوجبات الجاهزة المجمدة. تحقق الشركة 60٪ من إيراداتها من مبيعات البيتزا المجمدة ، وكلها مصنوعة في موقع مركزي. يخشى توم من أن يتأثر عمله بشدة في حالة وقوع كارثة في منشأة تصنيع البيتزا ويضطر لإغلاقه. يعتقد توم أن أكبر مخاطره هي الحرائق ، والعواصف الهوائية ، وانهيار المعدات ، وانقطاع التيار الكهربائي الممتد ، وكلها تنطوي على احتمال كبير بحدوثها. يضع خطة طوارئ مفصلة. ها هي النقاط البارزة.

مصادر المقالة

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني