كيف تحافظ على إيصالات عملك منظمة

اجعل الوقت الضريبي أسهل بكثير من خلال هذه النصائح

عند بدء عمل تجاري لأول مرة ، قد ترغب في الاحتفاظ بالإيصالات المجمعة لخصم نفقات العمل من ضريبة الدخل الخاصة بك والمزيد. مطلوب نظام أفضل عندما يحين وقت إمساك الدفاتر بدلاً من حشو جميع إيصالات عملك في درج مكتب. بالطبع ، يمكن أن يؤدي اكتشاف كتلة غير منظمة من الإيصالات إلى حدوث فوضى في المتاعب.

يمكن أن يساعد الاحتفاظ بإيصالات العمل المنظمة أصحاب الأعمال على مراقبة تقدم أعمالهم ، إلى جانب إعدادها للبيانات المالية. كما أنه يساعد في تحديد مصادر الدخل ، وتتبع النفقات ، وإعداد العناصر للإقرارات الضريبية.

نظام أفضل

على مر السنين ، من المهم تطوير نظام جيد لحفظ الإيصالات. على سبيل المثال ، قد يشمل ذلك نظام حفظ الملفات الذي يجعل إدخال البيانات سهلاً ويسمح لك باسترداد إيصال معين إذا كنت بحاجة إلى البحث عن إيصال معين حسب التاريخ أو الفئة.

أحد الأمثلة على تنظيم إيصالات الأعمال هو الاحتفاظ بسلسلة من مجلدات الملفات مصنفة حسب الشهر والسنة ، مثل "إيصالات نوفمبر 2017". يمكن وضع أحدث مجلدين للملفات أعلى مكتبك بحيث يكون من السهل إدخالها في المجلد الشهري الصحيح عند جمع الإيصالات في جولاتك المختلفة.

بعد ذلك ، عندما تقوم بإدخالات البيانات الشهرية ، يمكنك أخذ مجلد الملف الشهري المناسب وفرز إيصالات الأعمال في أكوام بناءً على تصنيفات ضريبة الدخل الخاصة بهم. على سبيل المثال ، يمكنك تثبيت جميع إيصالات البرامج معًا ، وجميع إيصالات نفقات الطعام والترفيه معًا ، وجميع إيصالات النفقات المتعلقة بالسيارات معًا. عندما تنتهي من إدخال البيانات ، يمكنك وضع مجلد إيصالات الشهر في المكان المناسب في درج بإحدى خزانات الملفات الخاصة بك.

إذا كنت رجل أعمال ولديك الكثير من إيصالات النفقات ، فمن السهل تعديل نفس النظام الموضح أعلاه ، إلى جانب المزيد من الإدخالات المتكررة.

عمل نسخ أو صور رقمية

إذا كنت تحاول الانتقال إلى "مكتب بلا أوراق" مثل معظم العالم الحديث هذه الأيام ، يمكنك مسح إيصالات النفقات وتخزينها مع معلومات المحاسبة الرقمية الأخرى. تحتوي بعض تطبيقات برامج المحاسبة الأحدث المستندة إلى مجموعة النظراء على تطبيقات للأجهزة المحمولة تتيح لك التقاط إيصال مصروف من الهاتف المحمول وتسجيله على الفور.

بالنسبة لأولئك الذين يمارسون الأعمال التجارية في كندا ، فإن النسخ الورقية أو الصور الرقمية لإيصالات النفقات مقبولة بشكل عام من قبل وكالة الإيرادات الكندية (CRA) ، بشرط أن تكون مقروءة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد تطلب CRA الاطلاع على المستندات الورقية الأصلية أثناء التدقيق أو طلب التوثيق الروتيني. وبالتالي ، يجب دائمًا الاحتفاظ بالنسخ الأصلية للوقت المحدد ، وهو في المتوسط لمدة ست سنوات مقترحة.

تخفيف العبء الضريبي

إن المردود مقابل قضاء الوقت في تنظيم إيصالات النفقات قبل تقديمها هو القيام بإقرار ضريبة الدخل لشركتك. لسبب واحد ، ستحصل على جميع الإيصالات التي ستستخدم كدليل لخصومات ضريبة الدخل المتعلقة بأعمالك. من ناحية أخرى ، بعد أن قمت بالفعل بفرز الإيصالات الخاصة بك حسب فئات نفقات الأعمال ، فإن جميع الإيصالات ذات الصلة لكل فئة جاهزة للإجمالي وستجعل ملء إقرار ضريبة الدخل الخاص بك سريعًا وسهلاً.

ملاحظة: في كندا ، إذا كنت تدير مؤسسة فردية أو شراكة ، فسيتم إدخال نفقات عملك في نموذج T2125 الذي يعد جزءًا من إقرار ضريبة الدخل الشخصي T1. إذا كنت تدير عملك كشركة في كندا ، فسوف تطالب بنفقات عملك على إقرارك الضريبي على دخل الشركة T2.

عندما يتم تقديم ضريبة الدخل الخاصة بك

نظرًا لأن العديد من إقرارات ضريبة الدخل يتم تقديمها الآن عبر الإنترنت ، لم يعد من الشائع أو من الضروري إرسال إيصالات النفقات عند تقديم ضريبة الدخل الخاصة بك. بدلاً من ذلك ، ضع جميع الإيصالات ذات الصلة بالسنة الضريبية في مجلد واحد مُصنَّف حسب السنة ، مثل "إيصالات الضرائب 2019" ، وأضف المجلد إلى خزانة الملفات ، سواء أكان رقميًا أم ماديًا.

إذا كان لديك أي نزاع مع وكالة الإيرادات الكندية أو مصلحة الضرائب الأمريكية أو خضعت للتدقيق ، فستكون إيصالاتك دليلاً هامًا.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني