كيفية تنظيم نظام ملفات Office

اجعل مستنداتك الورقية متاحة في 5 خطوات سهلة

يعد تعلم كيفية تنظيم أنظمة حفظ الملفات المكتبية أمرًا بالغ الأهمية لأي عمل يتعامل مع الكثير من الفواتير والإيصالات والمستندات الأخرى. تبدو المكاتب الخالية من الأوراق رائعة ، ولكن الحقيقة هي أن العديد من الشركات الصغيرة لا تزال بحاجة إلى تخزين المستندات الورقية التي يمكن استردادها بسهولة.

من المهم معرفة الملفات الأكثر أهمية ، ومن يحتاج للوصول إليها ، وكيف يمكن استرجاعها بسهولة وكفاءة.

الإيصالات والفواتير

يعد تقديم الإيصالات والفواتير بشكل صحيح أحد أهم الأشياء التي يجب على الشركات الصغيرة القيام بها. يمكن أن يضيف نظام التسجيل غير الموجود أو الفوضوي أيامًا من الجهد الإضافي في وقت ضريبة الدخل لأنك لا تريد أن تفوتك الخصومات الضريبية بسبب الإيصالات المفقودة. إذا كان عملك خاضعًا للتدقيق ولم تتمكن من تقديم المستندات المطلوبة لدعم نفقاتك ، فمن المرجح أن يتم رفض مطالباتك وإعادة تقييم إقرارك الضريبي.

بصفتك صاحب شركة صغيرة ، يجب أن تكون قادرًا على العمل في مكتبك بسرعة وسهولة. على الرغم من أن إعداد نظام لحفظ الملفات الورقية يبدو أمرًا صعبًا ، إلا أنها مهمة سهلة نسبيًا يمكن تسهيلها من خلال بعض النصائح والحيل الخاصة بالحفظ.

الخطوات الخمس لتنظيم نظام الملفات

لتضع نفسك وعملك على المسار الصحيح ، اتبع خمس خطوات للتأكد من سهولة الوصول إلى الأوراق والتعرف عليها بسهولة.

• تقييم العادات الشخصية والمكتبية: فكر في الموظفين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى الملفات ، ومكان عملهم ، وما سيكون أكثر منطقية بناءً على محطات عملهم. إذا كنت الشخص الأكثر احتياجًا للوصول إلى الأوراق ، ففكر في كيفية استخدام محطة العمل الخاصة بك. إذا كانت خزانة الملفات على يمينك منطقية بشكل غريزي ، فمن المحتمل أن تكون هذه نقطة انطلاق جيدة. إذا كان شخصًا آخر ، فاحصل على مدخلاته ، ولن تعمل دائمًا مع شخص آخر.

• حدد نظام الملفات: سيحدد ما تفعله كشركة ، إلى حد ما ، ما إذا كنت ستختار الملف رقميًا أو أبجديًا أو بطريقة أخرى. على سبيل المثال ، هل تبحث عن معلومات العميل بالاسم أو رقم الحساب؟ هل تقدم الأوراق حسب الفئة ، مثل النفقات ، والمالية ، والتسويق ، وما إلى ذلك؟ هذه خطوة حاسمة ، لأنها ستحدد كيف ستضع نظام الملفات الخاص بك. افعل ذلك قبل أن تشتري أي شيء لنظام الملفات الخاص بك.

• احسب احتياجات التخزين: إذا كان لديك عدد كبير من الملفات التي تصل إليها يوميًا ، فيجب أن تكون في متناول يدك. إذا كنت تقوم بالوصول إليها بشكل أقل تكرارًا ، فقد لا تحتاج إليها في مكان عملك ، ولكنك قد تحتاج إليها بالقرب منك. قد يكون هناك مزيج. قد تكون هناك حاجة لبعض الملفات يوميًا بينما يمكن حفظ الملفات الأخرى في مساحة تخزين طويلة المدى بعيدًا. اسمح بالنمو عند النظر إلى خزانات الملفات ، اشترِ شيئًا لاستيعاب ضعف الملفات التي تعتقد أنه سيكون لديك الآن سيحد هذا من عدد المرات التي سيتعين عليك فيها إعادة تنظيم نظام الملفات الخاص بك.

• استثمر في نظام جيد لوضع العلامات: تبدو القدرة على قراءة ملصقات الملفات أمرًا واضحًا ، لكن الوضوح في وضع العلامات سيوفر لك وقتًا أطول مما تتخيله. توفر معظم الشركات التي تصنع الملصقات قوالب تتكامل مع أكثر برامج معالجة الكلمات شيوعًا. قد ترغب في التفكير في أحد أنظمة صنع الملصقات الصغيرة التي يمكنها أيضًا طباعة ملصقات بريدية فردية. عادة ما تكون العناصر التي تؤدي واجبًا مزدوجًا استثمارًا حكيمًا.

• شراء مجلدات الملفات: أفضل استثمار هو شراء مجلدات معلقة ملونة مع علامات تبويب بلاستيكية ومجلدات ملفات مانيلا عادية. تتوفر المجلدات المعلقة الملونة بسهولة ويمكن التعرف عليها بسهولة. على سبيل المثال ، إذا وضعت جميع ملفات العميل في مجلدات معلقة صفراء ، ومعلومات مالية في مجلدات زرقاء ، وأي شيء متعلق بالتسويق في مجلدات حمراء ، يمكنك بسهولة معرفة المكان الذي يجب أن تبحث فيه عن ملف معين.

البساطة هي الافضل

ينطبق مبدأ KISS Keep It Simple ، حبيبتي! على إعداد نظام حفظ ملفات سهل الاستخدام وسهل النمو معه. ستتيح لك فئات الموضوعات العريضة إضافة ملفات جديدة بسهولة أثناء نموك وستلغي الحاجة إلى ترقية نظام الملفات الخاص بك أو إعادة تنظيمه بانتظام.

سيجعل الحفاظ على بساطة الأمر أيضًا من السهل دمج الورق والملفات الرقمية كجزء من نظام إدارة المستندات العام.

الذهاب بلا أوراق

إذا كنت تحاول جعل عملك صديقًا للبيئة والانتقال إلى "مكتب بلا أوراق" ، فيمكنك مسح إيصالات النفقات وتخزينها مع معلومات المحاسبة الرقمية الأخرى. تسهل بعض تطبيقات برامج المحاسبة المستندة إلى مجموعة النظراء ذلك من خلال وجود تطبيقات للأجهزة المحمولة تتيح لك التقاط إيصال مصروف من الهاتف المحمول وتسجيله على الفور.

مراجعة قوانين الضرائب

تقبل كل من مصلحة الضرائب الأمريكية ووكالة الإيرادات الكندية (CRA) الصور الرقمية أو النسخ الورقية للعناصر الممسوحة ضوئيًا بما في ذلك:

• المقبوضات النقدية

• البيانات المصرفية

• الشيكات الملغاة

• وصل الدفع

• كشوفات حساب بطاقة الائتمان

يجب أن تكون النسخ واضحة ومقروءة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد تطلب IRS أو CRA الاطلاع على المستندات الورقية الأصلية أثناء التدقيق أو طلب التوثيق الروتيني ، لذا احتفظ بالنسخ الأصلية للفترة الزمنية المحددة.

• يشارك

• سقسقة

• يشارك

• بريد إلكتروني